Umysł jest od generowania pomysłów, a nie od ich przetrzymywania

Propagujesz w Polsce metodę GTD (Getting Things Done) autorstwa Davida Allena, autora książki o takim właśnie tytule. Do jej drugiego polskiego wydania napisałeś nawet przedmowę. Jesteś więc prawdopodobnie najlepszą osobą, do której możemy się zwrócić z pytaniami o produktywność i odpowiednią organizację czasu. No właśnie – czym właściwie jest owa mityczna „dobra organizacja czasu”, która często pojawia się nawet wśród wymagań dla kandydatów do pracy?

Dobra organizacja czasu to skrót myślowy, bo przecież czasem nie da się zarządzać. Z mojego doświadczenia wynika, że pod tym zwrotem kryje się oczekiwanie bycia osobą godną zaufania. Panowania nad tematami, które do nas trafiają, odpowiadania w terminach, a jeżeli to nie jest możliwe, to ich renegocjowanie odpowiednio wcześnie. Produktywność z kolei to zdolność do tworzenia, osiągania pożądanych (najważniejszych z naszego punktu widzenia) rezultatów. Produktywność bardzo często mylona jest z wydajnością, czyli wykonywaniem danej czynności jak najszybciej lub wykonaniem jak najwięcej w danej jednostce czasu.

Czy w dzisiejszej rzeczywistości zawodowej – nieustannie się zmieniającej, wymagającej niesamowitej uważności i koncentracji na wciąż wydłużającej się liście zadań – możliwe jest zapanowanie nad czasem? Przecież w każdej chwili może zadzwonić ktoś, z kim będziemy musieli porozmawiać bez przekładania tego na później, a tym samym nasz plan działania na dany dzień momentalnie się zmieni…

Niewątpliwie jest to wyzwanie. Jeżeli będziemy koncentrowali się wyłącznie na tym, żeby pracować coraz szybciej i dłużej, to prędzej czy później odbije się to na naszym życiu rodzinnym albo zdrowiu. Większość z nas ma więcej spraw do załatwienia niż czasu na ich wykonanie. Kluczowe zatem staje się nie tyle zapanowanie nad czasem, co stworzenie sobie przestrzeni i komfortowego stanu umysłu, które pozwolą nam się skupić na tym, co najważniejsze w danej chwili. Nie ma tu znaczenia, czy chodzi o przygotowanie się do negocjacji sprzedażowych, rozmowę z klientem czy bycie „tu i teraz” z najbliższymi.

Taka przestrzeń nie pojawia się samoistnie. W jej uzyskaniu pomaga właśnie GTD.

Na czym konkretnie polega metoda GTD?

Getting Things Done to systematyczne podejście do spraw z naszego życia zawodowego oraz prywatnego.

Myśl przewodnia, która kryje się za metodą GTD, brzmi: „Umysł jest od generowania pomysłów, a nie od ich przetrzymywania”. Metoda ta to zbiór najlepszych praktyk, które w pewnym uproszczeniu można opisać w pięciu krokach. Zaczyna się od gromadzenia – wyrzucenia z głowy wszystkiego, co w jakikolwiek sposób zaprząta naszą uwagę, i uchwycenia tego w osobnych pojemnikach — tak zwanych inboxach. Następnie każdą sprawę z osobna analizujemy i decydujemy, czy coś należy w związku z nią zrobić, a jeżeli tak, to określamy pożądany rezultat i precyzujemy najbliższe działanie, które przybliży nas do niego. Kolejnym krokiem jest porządkowanie, czyli umieszczenie notatek przypominających o tych rezultatach i działaniach w zewnętrznym, godnym zaufania systemie, który zagwarantuje nam do nich łatwy dostęp. Regularny przegląd systemu polegający na weryfikacji i aktualizacji jego zawartości sprawi, że będziemy mogli podjąć najlepsze możliwe w danym momencie działanie. Stosowanie tych praktyk zwalnia nas z konieczności pamiętania o rzeczach do załatwienia i pozwala w pełni skupić się na faktycznym posuwaniu tych spraw do przodu bez stresu, że coś nam umknie.