Od konsultacji do oferty handlowej. Jak przejść proces zakupu oprogramowania

W każdym przedsiębiorstwie optymalny proces zakupowy bez wątpienia powinien być jednym z kluczowych elementów rozwoju firmy. Odpowiednie zarządzanie tą przestrzenią ma ogromny wpływ na koszty, oszczędności i w efekcie zyski przedsiębiorstwa. Od wielu lat procesy zakupowe ewoluują, rozwijają się i zyskują standardy, często indywidualne dla danej marki. Jednak niezależnie od wielkości firmy – czy jest to korporacja, międzynarodowy gracz, czy MŚP – nadal ogromne wyzwanie stanowi zakup nowych technologii. Dlaczego tak jest? Czemu sprawdzone narzędzia i wytarta latami ścieżka zakupu – jeśli rzecz w rozwiązaniach IT – jedynie psuje krew zarówno klienta, jak i dostawcy?

Nowe technologie w  polskich przedsiębiorstwach

Choć Polacy są przeważnie otwarci na nowe technologie, to na wielu płaszczyznach jest jeszcze nad czym pracować, aby osiągnąć chociażby poziom średniej unijnej. Digitalizacja nie rozwija się w szalonym tempie, a raczej ewoluuje. Według badań Eurostatu, w 2021 roku niecałe 32% przedsiębiorców nad Wisłą korzystało z systemu ERP (ang. enterprise resource planning), wspierającego zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Ponadto im mniejsza firma, tym słabsze zaangażowanie w cyfryzację. Badanie wykazało, że tylko 24% małych firm wdrożyło w Polsce system zintegrowany. Tylko, ponieważ średnia unijna wyniosła 33%, a wynik mniejszej od naszego kraju Belgii, w tym samym czasie wyniósł 52%.

Zatem można wywnioskować, że przedsiębiorstwo decydujące się na wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego, dokonuje tego po raz pierwszy lub co najwyżej drugi. Cały proces zakupu nowych technologii również jest nieopierzony i zazwyczaj po prostu skopiowany ze standardowych procedur. Warto jednak pamiętać, że nowe technologie to nie surowiec czy urządzenie. Proces zakupowy, czyli wyznaczenie pewnego rodzaju kamieni milowych, które pozwolą podjąć decyzję o zakupie rozwiązania IT będzie inny niż w przypadku produktów materialnych. Jest to niezwykle ważne, a wręcz kluczowe dla efektywności całej inwestycji. Zobrazować to można na poniższym przykładzie.

Zakup nowego systemu IT – przykład

Firma produkcyjna od pewnego czasu zmaga się z wyzwaniem. Problem jest złożony, dlatego przedsiębiorstwo podejmuje decyzję o inwestycji w nowoczesny system IT z szerokim zakresem funkcji. Firma nie dokonywała wcześniej zakupu nowych technologii, a jej procesy zakupowe przebiegają w sposób tradycyjny.

Standardowy proces zakupu

Tradycyjny proces zakupowy składa się zazwyczaj z kilku etapów, które zawsze poprzedza potrzeba – brak automatyzacji w zakresie raportowania, nieoptymalnie zaplanowany plan produkcyjny, trudność w komunikacji między pracownikami różnych działów, wysokie koszty wytworzenia. Potrzeb może być naprawdę wiele! W pierwszym kroku rozpoczętego już procesu zakupowego firma stara się zdefiniować swoje wyzwania oraz stworzyć listę oczekiwań względem systemu informatycznego, który planuje kupić. Określa również typ produktu, ilości i termin realizacji zamówienia. W kolejnym kroku samodzielnie stara się analizować rynek i stworzyć listę ewentualnych dostawców. Trzeci etap to natomiast przeprowadzenie konkursu ofert, czyli wysłanie zapytania do kilku lub kilkunastu dostawców, którzy prawdopodobnie mogą zrealizować projekt. Na kolejne czynności składają się: porównanie otrzymanych ofert, negocjacje i wybranie najlepszego dostawcy, a także zamówienie produktu, fakturowanie i rozliczanie płatności.