Jak definiować i priorytetyzować projekty?

Dzisiejszy świat biznesu prowadzi do paradoksu – to trudność pogodzenia nadmiaru informacji z koniecznością szybkiego podejmowania najlepszych decyzji. Przetrwanie przedsiębiorstwa zależy od umiejętności jego liderów do elastycznego reagowania na wyzwania rynku. W środowisku gwałtownych, turbulentnych zmian oraz konkurencji, lider, który potrafi czerpać informacje z wielu źródeł, odniesie największy sukces.

Obecnie kluczową determinantą sukcesu jest biegłość oraz mądrość biznesowa. Na sukces składa się dobrze zorganizowany strukturalnie i organizacyjnie sposób wykonywania pracy i rejestrowania zdarzeń. To realizacja zamierzonych celów, osiąganie dokonań, poprzez planowanie, koordynowanie i rozliczanie pojedynczych projektów.

Biznes, zarządzanie i projekt to obszary kompatybilne. Każda organizacja może zadawać sobie szereg operacyjnych pytań, aby lepiej realizować cele i zaspokajać oczekiwania interesariuszy. Te pytania to na przykład¹:

1. Jak definiować bieżące i strategiczne projekty oraz które uznawać za priorytetowe?
2. Czy istnieją wspólne etapy dla wszystkich rodzajów projektów?
3. Jakie czynniki należy uwzględnić przy realizacji projektu?

Jeśli przyjąć, że projekt to zadanie lub pewien zbiór określonych zadań możliwy do zrealizowania w ramach czasowych, kosztowych i budżetowych – mający na celu osiągnięcie pewnych korzyści finansowych lub niefinansowych, do wspólnych etapów projektów zalicza się między innymi planowane osiąganie korzyści, rozpoczęcie realizacji danego projektu (zabudżetowanie), po zakończeniu realizacji projektu – korzystanie z niego, w tym jego ostateczne rozliczenie oraz określenie rezultatów, jakie przyniósł. Przy realizacji projektów zwykle zwraca się uwagę na trzy podstawowe determinanty: czas, koszt, jakość. Zwykle wymaga się wysokiej jakości danego projektu, zrealizowanego w bardzo krótkim czasie przy minimalnych kosztach.

Definiując projekt, należy zwrócić uwagę na pewne jego cechy, co zaprezentowano na rysunku 1.

Każdym projektem należy odpowiednio zarządzać. Główne obszary zarządzania projektami obejmują:

• biznes,
• ludzi,
• kontrolę.

Te główne obszary zaprezentowano na rysunku 2.

Należy zwrócić szczególną uwagę na rolę i znaczenie ludzi w zarządzaniu, w tym projektami oraz na ich umiejętności merytoryczne i interpersonalne. Do tego nie bez znaczenia jest osobowość każdego człowieka oraz wrodzone predyspozycje.