Najczęściej popełniane błędy, przez które firma ma problemy finansowe - case study

Brak spłaty należności, tolerowanie spóźnień w zapłacie zobowiązań, akceptowanie i szukanie usprawiedliwień dla złej sytuacji firmy oraz tłumaczenie, że tak po prosu musi być – to główne przyczyny bankructwa. Co robić, aby nie dopuścić do takiej sytuacji?

W literaturze można znaleźć liczne modele, które wskazują symptomy zwiastujące bankructwo przedsiębiorstwa. Bardzo często firmy wykorzystują te rozwiązania do oceny kondycji swoich odbiorców. Modele te w łatwy sposób oceniają, jaka jest kondycja finansowa odbiorcy i czy np. można go kredytować. Oprócz tych modeli warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych błędów popełnianych przez firmy.

Nie ma ucieczki od problemów

Okazuje się, że – analizując wyniki finansowe firm, które zbankrutowały – można wyodrębnić dla nich kilka kluczowych wskaźników i ich poziomów, wspólnych dla wszystkich organizacji. Każda z tych firm po otrzymaniu fatalnej diagnozy oczywiście twierdziła, że jej to nie dotyczy – może inni, faktycznie mogą mieć problemy, ale w naszym przypadku nie ma podstaw do obaw. Wyniki są faktycznie słabsze, ale to wina konkurencji, dużych firm zagranicznych, kryzysu, który minie, czy też chwilowego pogorszenia koniunktury.

Taka sytuacja przypomina pacjenta, któremu lekarz zaleca zdrową dietę, odstawienie używek i wdrożenie codziennej dawki ruchu. Dla wielu osób pierwsza myśl o zmianie trybu życia jest nie do zaakceptowania. Przecież od lat nic ich nie boli, nie zmienili swoich nawyków i jakoś żyją. Po co więc teraz robić rewolucję, jeśli będą problemy, na pewno w szpitalu coś wymyślą. Podobnie jest z firmami. Problem w tym, że tak jak lekarz nie potrafi powiedzieć, kiedy dokładnie pacjent może trafić do szpitala w ciężkim stanie, tak i my nie możemy określić dokładnie, kiedy firma ogłosi bankructwo. Pewne jest tylko to, że jeśli nic się nie zmieni w dotychczasowej polityce zarządzania, firma będzie miała poważne problemy finansowe.

Poniżej opisuję pięć czynników, które w największym stopniu miały negatywny wpływ na zdolność do przetrwania firm, które ogłosiły bankructwo. Nie oznacza to, że muszą one wystąpić wszystkie na raz, aby firma miała problemy. Natomiast są one ze sobą ściśle skorelowane i jeden prędzej czy później powodował pojawienie się kolejnego.

Szansa na przetrwanie kryzysu

Pozytywne jest to, że firmy, które potrafiły szybko zdiagnozować te sygnały i pracować nad odwróceniem negatywnego trendu, przetrwały na rynku, a nawet wyciągnęły wnioski umożliwiające lepsze funkcjonowanie po działaniach restrukturyzacyjnych. Oznacza to, że przy pewnej determinacji i pomyśle na dalsze funkcjonowanie, można wyjść z problemów. Potrzebna jest do tego jednak wola zarządzających. Często są oni jednocześnie właścicielami i wtedy trudniej jest im przyjąć do wiadomości, że firma, którą budowali przez lata, ma problemy finansowe. Szukają usprawiedliwienia na zewnątrz, w działaniach konkurencji itp. Prawda jest taka, że wszyscy działają w takich samych warunkach, a kryzys dotyczy wszystkich firm. JIstnieją jednak organizacje, które potrafią dobrze sobie radzić w tej sytuacji. Z pewnością większość z nich ma słabsze wyniki niż w czasie dobrej koniunktury, ale potrafią one na tyle zmienić swój model biznesowy, że nadal zachowują rentowność.

Firmy, który nie akceptują konieczności wprowadzania zmian, znikają z rynku. Inwestorzy są zainteresowani zdrowymi firmami. Przedsiębiorstwo mające problemy finansowe nie jest pożądaną inwestycją. Dlatego warto sprawdzić, czy ma się trudności i opracować plan naprawczy.

Zadbajmy o zyski

Firma FOODRETAIL zajmowała się dystrybucją produktów spożywczych. Do niedawna była uznawana za pretendenta do bycia liderem w branży w swoim regionie geograficznym. Postanowiła zdobyć jak największą liczbę klientów detalicznych, oferując niskie ceny. Po wyeliminowaniu konkurentów chciała wprowadzić działania poprawiające jej efektywność zarówno po stronie cen, jak i kosztów operacyjnych. Firma zwiększała udziały rynkowe, dzięki czemu stała się kluczowym klientem dla producentów dóbr spożywczych.

Niestety, wzrost sprzedaży wymagał ciągłej poprawy warunków cenowych oferowanych klientom. Takie działanie powodowało spadek marży. Jednocześnie firma, zdobywając nowych klientów, musiała dokonywać inwestycji gwarantujących zachowanie odpowiedniego poziomu obsługi. Zatrudniała więc coraz więcej pracowników, inwestowała w dodatkowe samochody dostawcze, zakupiła również nowe wózki widłowe. W celu odpowiedniego przechowywania produktów powiększyła powierzchnię magazynową, z czym wiązał się wzrost kosztów utrzymania tych obiektów. Zarząd firmy był dumny ze wzrostu przychodów, a kolejne kwartały, w których odnotowywano większą sprzedaż, były postrzegane jako wielki sukces. Zupełnie jednak zapomniano o zyskach. Zarząd odkładał je na przyszłe lata, kiedy firma miała mieć już na tyle silną pozycję wobec konkurentów, że byłoby możliwe skupienie się na zarządzaniu marżą.

Przedstawiciele handlowi byli rozliczani za zrealizowany obrót, a nie marżę. Ten etap również miał się pojawić w przyszłości. W związku z tym część przedstawicieli sprzedawało produkty z tak niską ceną, że uniemożliwiała ona pokrycie kosztów sprzedaży. O ile cena sprzedaży była nadal wyższa od cen zakupu, to już po odjęciu od wartości kosztów sprzedaż była nierentowna. To jeden z najczęstszych błędów, jakie popełniają firmy. Sądzą, że sprzedają produkty, na których zarabiają. Gdyby jednak przygotowały system rozliczania oparty na minirachunku zysków i strat dla każdego z handlowców, zobaczyłyby, że sprzedaż poniżej pewnej ceny nie ma żadnego sensu.

W firmie FOODRETAIL wystąpiła negatywna sytuacja, ponieważ przedstawiciele handlowi mieli zrealizować określony obrót w danym miesiącu. Osiągnięcie tego celu gwarantowało im otrzymanie dodatkowej premii. Nic więc dziwnego, że po prostu realizowali to, za co otrzymywali pieniądze. Obok kosztów sprzedaży wzrastały również koszty innych procesów, np. za wszelką cenę starano się dowieźć towar w dane miejsce. Naturalne również było to, że wzrost skali działalności firmy powodował wzrost ubytków w magazynach, zniszczenia palet, czy wzrost liczby produktów przeterminowanych. Firma zapomniała zupełnie o tych kosztach.

Istotność marży

Tymczasem rentowność firmy na początku działalności wyniosła 0,5%, a z czasem, w pogoni za skalą, bez myślenia o marży, spadała do poziomu 0,2%. Taka sytuacja wprowadziła pewien niepokój. Jednak tłumaczono to tym, że konkurenci również sprzedają tanio, a przecież z roku na rok rośnie pozycja przedsiębiorstwa na rynku. Niestety sytuacja zmieniła się, kiedy jeden z kwartałów okazał się słabszy pod względem sprzedaży. Było to związane z agresywnymi działaniami (tylko przez kwartał) promocyjnymi jednej z sieci handlowych, w związku z czym część konsumentów zmieniła miejsce zakupów. Dotychczasowi klienci firmy FOODRETAIL wstrzymali zakupy, a firma zanotowała istotny spadek przychodów. Przedsiębiorstwo jeszcze próbowało ratować się, oferując dodatkowe promocje, jednak to tylko pogarszało i tak słaby już wynik finansowy. W kolejnych miesiącach nie udało się już odbudować przychodów. Ostatecznie firma zaczęła ponosić coraz większe straty i była zmuszona ogłosić zamknięcie działalności.

Gdy zapomnimy o rentowności

Strata lub marginalny zysk to główna przyczyna zakończenia działalności. W zależności od branży inaczej będzie wyglądać zyskowność wzbudzająca niepokój.

Rentowność już poniżej 1% powinna być sygnałem ostrzegawczym dla przedsiębiorstwa. Może bowiem świadczyć o złej kondycji finansowej.

Oczywiście firmy często to bagatelizują. Można znaleźć usprawiedliwienie takiej sytuacji w tym, że inne organizacje też znajdują się w podobnej sytuacji, a konkurencja jest na tyle silna, że nie da się nic zrobić. Nie jest to prawdą. Liderzy nie zapominają o tym, jak ważną rolę odgrywa odpowiednia rentowność. Szukają nowych rozwiązań, aby dostarczyć do firmy dodatkową wartość. Nie oznacza to, że sprzedają wszystkie produkty drogo. Czasami wręacz nawet oferują je taniej niż firmy generujące straty, ale dzięki odpowiedniemu zarządzania kosztami, asortymentem, efektywnością promocji i kosztami, są w stanie uzyskać naprawdę satysfakcjonującą rentowność. Oczywiście nie chodzi też o to, aby być małą firmą, ale z dobrą rentownością. Skala jest potrzebna, jeśli chce się konkurować z innymi podmiotami. Jednak budowanie skali kosztem marży w większości przypadków źle się kończy. Pojawia się pytanie „Kiedy?”. Tego nie wiemy, wiemy natomiast, że jest to bardzo niebezpieczna sytuacja.