7 zasad tworzenia przejrzystego raportu dla przełożonych

  • Co i jak raportować swojemu przełożonemu?
  • Jaki powinien być dobrze sporządzony raport?
  • Czego należy unikać przy jego tworzeniu?
SS_57_10.jpg

Raportowanie to krwioobieg działu sprzedaży. To strumień informacji, od którego często zależy zarówno bieżąca polityka firmy, jak i przyszła strategia. Dobrze poinformowany decydent ma szansę podjąć dobre decyzje, a źle taką szansę traci. W artykule postaram się pokazać, jak i co raportować.

Analizując tematykę związaną z raportowaniem przełożonemu przypomniałem sobie anegdotę przypisywaną carowi Piotrowi I, który podwładnego opisał następująco: „Podwładny powinien przed obliczem przełożonego mieć wygląd lichy i durnowaty, tak, by swoim pojmowaniem sprawy nie peszyć przełożonego”. Na szczęście żyjemy w innych czasach niż imperator, zatem podwładny powinien dogłębnie znać temat, który referuje, a już na pewno nie powinien wyglądać durnowato. Powinien również wiedzieć, co i jak raportować. Najczęściej raporty, których używa się w firmach, są zestandaryzowane, co ułatwia ich wypełnianie. Są jednak sytuacje, w których podwładny musi sporządzić indywidualny raport, zupełnie inny od codziennych. Wtedy przyda się swoista instrukcja obsługi, jak taki dokument sporządzić i na co zwrócić szczególną uwagę.

[1] Przejrzysta forma

Na początek coś wydawałoby się prostego – raport musi być przejrzysty i czytelny. Można sformułować taką zasadę, że im mniej formy, tym więcej treści i odwrotnie. Jeśli jest mało danych lub raportowane wyniki nie są zadowalające, to pojawiają się dodatkowe tabele, wykresy i prezentacje. Często wykorzystuje się przy tym dużo przyciągających uwagę kolorów. W efekcie dosyć trudno skupić się na treści. Jeśli jest to zamierzone działanie, odbiorca raportu bardzo szybko się zorientuje i odeśle go autorowi do poprawy.

Ważny jest też język, którym się pisze. Sformułowania powinny być jasne, precyzyjne i pozbawione ozdobników. Treść należy tak sformułować, aby czytający łatwo mógł znaleźć te informacje, które są mu potrzebne. Niedopuszczalne są zbędne dygresje i odchodzenie od meritum zagadnienia. Raport ma pokazać, jak zostało wykonane zadanie i jakie z tego płyną wnioski.

Nie tylko prawidłowy stosunek formy do treści jest ważny, lecz także techniczne aspekty, takie jak ujednolicony typ i wielkość czcionki, akapity, numeracja stron i rozdziałów. To wszystko sprawia, że tekst jest wizualnie spójny i nie nastręcza trudności w odbiorze.

[2] Logiczna konstrukcja

Jeśli pamiętamy ze szkoły, jak powinno być zbudowane opowiadanie, to z konstrukcją raportu też sobie poradzimy. Dla przypomnienia: opowiadanie to wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Z raportem jest podobnie. Na początku powinniśmy zawrzeć opis, czego raport dotyczy, potem dane i wskaźniki, a następnie wnioski i sposoby realizacji. Wszystkie części powinny być wizualnie wyróżnione (akapit, numer, pogrubienie), natomiast treść danej części powinna wypływać z poprzedniej. Bardzo ważne są wnioski. Powinny być racjonalne, mieć potwierdzenie w wynikach i stanowić podstawę do określonych działań. Raport należy zakończyć propozycją dwóch–trzech rozwiązań oraz rekomendacją najlepszego z nich.

Co najważniejsze, raport powinien być tworzony od ogółu do szczegółu, nie na odwrót. Dzięki temu najlepiej pokażemy problem, jego analizę i sposób rozwiązania. Taka forma jest również przejrzysta w odbiorze dla czytającego. Co więcej, pokazuje znajomość rzeczy, dokładność pracy i przywiązanie do precyzyjnego opisu zarówno stanu faktycznego, jak i proponowanego rozwiązania.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 72% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 83 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.