Proces zakupowy oczami klienta B2B: Maciej Stępski – New Media Ventures

Jak wygląda proces zakupowy w Pana firmie?

Zakupy w New Media Ventures są procesem, który łączy nasz zespół – Stability MAM – z pozostałymi komórkami organizacji. Nie pełnimy bowiem tylko roli klasycznych zamawiających, ale jesteśmy również pewnego rodzaju filtrem, który weryfikuje zasadność poszczególnych zakupów. To również od nas zależy, czy wydatki ponoszone w spółce znajdują odpowiednie uzasadnienie, co ułatwia zachowanie dyscypliny budżetowej, która ma ogromne znaczenie dla całości funkcjonowania organizacji.

Każdy proces zakupowy w naszej organizacji jest podzielony na trzy etapy. Stability MAM otrzymuje zamówienie wraz z merytoryczną akceptacją lidera danego zespołu. Następnie dokonujemy weryfikacji. Jeśli zamawiający (jeden z zespołów organizacji) zgłosił konkretnego dostawcę, narzędzie lub usługę, to sprawdzamy jego ofertę oraz bazę klientów, z którymi współpracuje. Doświadczenie oraz wiedza dotycząca klientów, którzy już zaufali konkretnemu dostawcy jest bowiem bardzo istotna przy przedstawieniu naszej rekomendacji oraz przy finalnym wyborze dostawcy. Przed przystąpieniem do negocjacji, staramy się przedstawić osobie zgłaszającej zapotrzebowanie inne oferty dostawców oferujących podobne rozwiązania, które spełniają nasze oczekiwania w zakresie jakości i ceny. Finalnie to przecież właśnie osoba zamawiająca będzie korzystała z zakupu i to właśnie jej komfort pracy jest najważniejszy. Takimi założeniami kierujemy się przy każdym, nawet najmniejszym, zakupie.

Proces samych negocjacji polega na tym, że spośród minimum trzech dostawców wyłaniamy tego najlepszego, gwarantującego nam nie tylko najkorzystniejszą ofertę cenową i jakość, ale również opiekę posprzedażową. Negocjacje są procesem, w którym spotykają się dwie strony – dostawcy, którzy chcą sprzedać jak najwięcej za możliwie najwyższą cenę oraz kupujący, którzy chcą kupić to, czego realnie potrzebują, korzystając z jak najlepszej oferty. Dlatego z naszego punktu widzenia bardzo ważne jest, aby trafić na kompetentnego dostawcę, z którym proces negocjacji odbywa się w pełnym zrozumieniu naszych potrzeb i oczekiwań.

Ostatnim etapem jest akceptacja finansowa zarządu spółki. Cieszymy się dużym zaufaniem poszczególnych członków zarządu i otrzymujemy dużą samodzielność w tych działaniach, więc o ile wydatek nie przekracza zakładanych budżetów, proces ten przebiega bardzo sprawnie. W przypadku dużych kontraktów wymagających m.in. wypracowania odpowiednich zapisów w umowie, zakładany czas potrafi się znacznie wydłużyć. Kluczowy jest wówczas pośrednik między nami a dostawcą, który odpowiada za całość tego procesu. Dzięki sprawnemu domknięciu kwestii formalnych może otworzyć sobie szeroko drzwi do dalszej współpracy z nami.

W samym procesie zakupu zazwyczaj bierze udział jedna osoba – to pozwala uniknąć chaosu informacyjnego i komunikacyjnego. Moją rolą, poza prowadzeniem samych zakupów, jest również rozdzielenie odpowiednich zadań pomiędzy współpracowników zespołu, którzy mają największą wiedzę i umiejętności w danym obszarze zakupowym.

Jakimi kryteriami kierują się Państwo przy wyborze dostawców?

W przypadku wyboru dostawców kierujemy się przede wszystkim jakością oferowanych produktów i/lub usług oraz ceną. Decyzję zakupową dostosowujemy do każdej konkretnej potrzeby i oceniamy właściwą proporcję tych dwóch czynników. Zdarzają się sytuacje, w których poszukując rozwiązania przejściowego, decydujemy się na skorzystanie z tańszej oferty, której jakość nie budzi naszych wątpliwości, ale z drugiej strony nie jest rozpatrywana w kategoriach długofalowej inwestycji.

Wybierając dostawców, zwracamy uwagę także na ich doświadczenie – profesjonalna wiedza i znajomość danego produktu czy oferty jest dla nas kluczowa. Zależy nam, aby dostawca był dla nas również partnerem w dyskusji, stroną, która może zarekomendować najbardziej optymalne rozwiązania dostosowane do naszych potrzeb. Drugim czynnikiem wpływającym na wybór dostawcy jest elastyczność w zakresie podejmowania decyzji dotyczących zakupu i często wiążących się z tym umów. Z dnia na dzień świat nabiera coraz większego rozpędu. Umiejętność podejmowania szybkich decyzji po stronie dostawcy jest niezbędna. Istotna jest także elastyczność w kwestii personalizacji oferty. Często zdarzają się zamówienia, które wychodzą poza standardową ofertę. Współpraca z firmą potrafiącą dostosować ją do konkretnego zapotrzebowania jest dla nas dużo bardziej atrakcyjna.