Jak utrzymać uwagę rozmówcy podczas prezentacji oferty?

Na początek warto sobie zdać sprawę z tego, ile słów tak naprawdę jesteśmy w stanie przekazać w trakcie rozmowy czy prezentacji, a ile z nich jest w stanie zdekodować nasz rozmówca. Otóż średnio wypowiadamy pomiędzy 250 a 300 słów na minutę. Z taką szybkością średnio też czytamy. A ile słów możemy przyjąć? Jak się okazuje – dwa razy tyle. Wielu z nas doświadczało tego na studiach. Wykład jako forma prezentacyjna jest uznawany za najmniej efektywny, choć jego plusem jest możliwość przekazania treści dużej liczbie słuchaczy w dość krótkim czasie. Co się jednak z nami działo w trakcie wykładów? Myśli odpływały, a nasz umysł szukał sobie zajęcia, aby wypełnić lukę, której nie był w stanie pokryć niezbyt absorbujący wykładowca. Na konferencjach z neurobiologii spotkałem się z danymi, które mówią, że tracimy uwagę odbiorców po około 20 minutach od rozpoczęcia wystąpienia (czy to przypadek, że słynna platforma TEDx dopuszcza wyłącznie wystąpienia o takiej długości?). Po tym czasie, jeśli nie dojdzie do zaangażowania widza, jego myśli przeniosą się do telefonu komórkowego, wspomnień albo rozmyślań o kimś z publiczności. Co więcej, w dzisiejszych czasach koncentracja nie jest naszą mocną stroną. Ma to uwarunkowania ewolucyjne, a ponadto w psychologii wyróżnia się 4 funkcje procesów skupiania uwagi:

• selektywność – umysł wybiera jeden bodziec do stymulacji kosztem innych. Dzięki temu jesteśmy w stanie funkcjonować w złożonym środowisku, gdzie np. hałas przeplata się z szeroką paletą barw;
• czujność – wyczekujemy na odpowiedni „sygnał”, a pomijamy tzw. szum, tak jak nasi przodkowie słyszeli odgłos pękającej gałęzi, który mógł oznaczać zbliżanie się drapieżnika, a nie wsłuchiwali się w śpiew ptaków;
• przeszukiwanie – wzrokiem poszukujemy głównie tych elementów, które mogą nas zainteresować. Kiedyś przeczesywaliśmy w ten sposób okolicę w poszukiwaniu jedzenia, dzisiaj przeglądamy kanały informacyjne;
• kontrola czynności jednoczesnych – nie ma problemu, gdy łączymy mało wymagające czynności (np. gdy słuchamy i piszemy). Zaczynamy natomiast tracić kontrolę, łącząc dwie wymagające koncentracji czynności (np. chcemy jednocześnie słuchać rozmówcy i odpisać na SMS-a).

Większość z nas bombarduje się bodźcami, obrazami i zbędnymi informacjami, co często zakłóca powyższe funkcje procesów skupiania uwagi. Dodajmy do tego jeszcze takie czynniki dekoncentrujące, jak: zła dieta, niewyspanie, przemęczenie, brak picia wody itp. W trakcie prezentacji oferty dokładamy do tego jeszcze kilka błędów, które mogą bardzo przeszkadzać w naszym odbiorze. Te najczęstsze to:

1. Monolog – jakże częsta przypadłość, która wiąże się z gadatliwością niektórych sprzedawców. Co więcej, niektórzy uznają ją za atrybut, bo „nikt tak jak on nie potrafi przegadać klienta”. Bardzo często efekty tego można spotkać w sprzedaży telefonicznej, gdzie czasami przez kilka minut nie możemy dojść do głosu, tylko słuchamy wywodu na temat pakietów internetowych albo ubezpieczenia. Trudno się dziwić, że tacy sprzedawcy z powodzeniem są zastępowani botem – nagranie i komputerowe odtwarzanie narracji wychodzi o wiele taniej, a skuteczność jest niemal porównywalna...
2. Nieodpowiednie narzędzia – do dzisiaj pamiętam, jak oglądaliśmy z małżonką samochód w jednym z salonów, podszedł do nas sprzedawca i chcąc z nami porozmawiać, odciągnął nas od modelu, który przykuł naszą uwagę. Zawiedzeni, usiedliśmy przy biurku, pozostając myślami przy oglądanym jeszcze przed chwilą obiekcie. Prezentacja oparta na tabelce i zdjęciach nie przyniosła niestety oczekiwanego efektu...
3. Niedopasowanie – kogo słucha nam się najlepiej? Zdecydowanie osoby o temperamencie zbliżonym do naszego. Kiedy sami mówimy raczej cicho, to głośny rozmówca jest na dłuższą metę męczący. To samo dotyczy szybkości mówienia i towarzyszącej mu komunikacji niewerbalnej. Trudno jest słuchać kogoś, kto z twarzą pokerzysty tłumaczy mi swoje rozwiązania, gdy ja nie mogę przestać kręcić się na krześle...