Jak skutecznie komunikować się z pracownikami w trudnych sytuacjach?

Komunikacja, rozumiana jako wymiana informacji między jej uczestnikami w organizacji, jest powiązana z podstawowymi funkcjami zarządzania, czyli: planowaniem, organizowaniem, motywowaniem i kontrolą. Menedżerowie i pracownicy realizują swoje zadania właśnie poprzez proces komunikacji. Jego efektywność z kolei wpływa nie tylko na skuteczność ich pracy, ale również na kulturę organizacyjną, zadowolenie i motywację pracowników. Powyższe elementy są natomiast podłożem do zorganizowanego działania firmy w sytuacjach kryzysowych.

W każdej organizacji informacje przekazywane są w różnych kierunkach i obszarach. W każdym przedsiębiorstwie komunikacja ma dwa podstawowe wymiary – pionowy i poziomy. Komunikacja pionowa może odbywać się zarówno z góry na dół, jak i odwrotnie. W pierwszym przypadku nadawcą jest przełożony, np. kierownik działu, a odbiorcami podlegający mu pracownicy. Do głównych obszarów, które komunikuje zwierzchnik swoim podwładnym, należą:

• misja, cele, zasady funkcjonowania organizacji,
• przekazywanie poleceń,
• ocena i informacja zwrotna do pracownika.

Również podwładni informują szefa o postępach w zakresie realizowanych zadań, pytają o wytyczne lub dodatkowe dane. Wtedy komunikacja pionowa odbywa się w kierunku od dołu do góry.

Jak już zostało wspomniane wcześniej, przekazywanie informacji może mieć również miejsce w formie poziomej. Przykładem może być wymiana informacji między współpracownikami w zakresie prowadzonych projektów oraz opinii na temat atmosfery bądź samej firmy.

5 GŁÓWNYCH FUNKCJI KOMUNIKACJI W ORGANIZACJI

[1] informacyjna – odgrywająca rolę drogowskazu dla pracowników, dająca poczucie bezpieczeństwa,

[2] edukacyjna – wspierająca wiedzę oraz rozwijająca kompetencje,

[3] motywująca – budująca zaufanie, zaangażowanie oraz zadowolenie pracownika,

[4] integrująca – dająca poczucie społeczności oraz wspólnego celu,

[5] wizerunkowa – dotycząca postrzegania firmy zarówno na zewnątrz (np. przez klientów), jak i wewnątrz przez pracowników.

Gdy komunikacja nie działa...

Dysfunkcje w komunikacji najczęściej objawiają się w formie braku realizacji zadań i niskiej jakości dostarczanej pracy, braku zaangażowania pracowników oraz ich zwiększonej rotacji. Nietrudno sobie wyobrazić, że pracownik, który nie zna swoich celów oraz nie otrzymał od szefa jasnych wytycznych do realizacji powierzonego zadania, może nie być w stanie go dobrze zrealizować, nawet jeśli się stara i ciężko pracuje.

Idąc dalej, jeśli przełożony nie rozmawia z podwładnym o sposobie i jakości wykonywanej przez niego pracy, nie jest w stanie jej skorygować, co może prowadzić do obustronnej frustracji. Ponadto brak rozmów może tworzyć rozbieżność między oczekiwaniami i rzeczywistością – zarówno po stronie szefa, jak i pracownika. Brak otwartej komunikacji często w konsekwencji powoduje spadek jakości pracy podwładnego i może przełożyć się na wzrost rotacji – zdemotywowany pracownik bowiem albo sam odejdzie, albo szef – na skutek niezrozumienia prawdziwych powodów, dla których zadania nie są wykonane w oczekiwany sposób – uzna, że nie nadaje się on do wykonywania powierzonych mu obowiązków.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na fakt, że jeśli proces otwartej komunikacji w organizacji – przekazywania wytycznych przez szefa, możliwości zadania pytań przez podwładnego i bieżącej informacji zwrotnej w obie strony – jest ustawiony prawidłowo, takich sytuacji jak opisane powyżej w wielu przypadkach można uniknąć. Dlatego warto kształtować w organizacji kulturę feedbacku i otwartej komunikacji.