Ku bezpiecznym łańcuchom dostaw: feedback zakupowy

Co jest gorsze? Znaleźć w skrzynce wiadomość związaną z naszym udziałem w przetargu, zaczynającą się od słów: „z przykrością informujemy’” czy konieczność napisania takiej wiadomości? Niestety wiele firm i działów zakupów nie traktuje wystarczająco poważnie kwestii przekazywania informacji zwrotnej lub nie poświęca jej wystarczająco dużo uwagi. Szczególnie w czasach, gdy relacje z dostawcami mogą zadecydować o przetrwaniu przedsiębiorstwa. Paradoksalnie, komunikacja – jeden z kluczy do sukcesu w łańcuchach dostaw – jest obszarem, który pozostawia wiele do życzenia.

Trudno wskazać firmę, która nigdy nie poniosła porażki, biorąc udział w przetargu. Składane wtedy oferty muszą być nie tylko atrakcyjne cenowo (jednocześnie oferując wartość ponad sam koszt finansowy), ale również spełniać szereg wymagań formalnych – wewnętrznych i narzuconych przez ustawodawcę. Z drugiej strony działy zakupów mierzą się z ograniczonymi budżetami, ramami czasowymi, niepewnością na rynkach i ryzykiem związanym z wyborem nowego dostawcy. Poświęcenie chwili na przygotowanie właściwej informacji zwrotnej do firm biorących udział w postępowaniu, a idąc dalej – opracowanie procedur informacyjnych – niesie za sobą szereg korzyści dla procesu zakupowego, firmy, samego kupca, a także... całego rynku.

Nie bez powodu internet pełen jest poradników mających pomóc dostawcy uzyskać feedback związany z wynikiem przetargu, w którym brał udział. Ostatnie zawirowania w światowych łańcuchach dostaw uświadomiły, że przyszedł czas, by wypracować nawyk przekazywania dostawcom informacji zwrotnych.

Czym właściwie jest feedback zakupowy?

Feedback zakupowy, to ogół zasobów komunikacyjnych z dostawcą w sprawie danego procesu zakupowego. Przekazanie dostawcy informacji zwrotnej to dowód na zaangażowanie zamawiającego/kupca w projekty, w których bierze udział, a jednocześnie w ciągłe doskonalenie relacji z kontrahentami. Z drugiej strony, dział zakupów poza przekazywaniem informacji dostawcom, sam może o taki feedback się starać, by optymalizować swoje działania.

Feedback może być przekazywany dowolnymi środkami komunikacji, jednak zawsze sposób przekazu powinien być uzależniony od sytuacji, kontrahenta i relacji między partnerami. Przy czym warto zauważyć, że jest to informacja, która może i powinna być przekazywana w wielu kierunkach:

• zamawiający przekazuje dostawcom informacje zwrotne na temat ich ofert po wybraniu dostawcy, w trakcie i po okresie trwania umowy,
• dostawca dostarcza zamawiającemu informacje zwrotne na temat procesu zakupowego, w trakcie i po okresie trwania umowy,
• zamawiający i wybrany dostawca przeprowadzają dwustronne podsumowanie po zawarciu i/lub zakończeniu umowy,
• wewnętrznie – uczestniczące w procesie departamenty, interesariusze oraz dział zakupów przeprowadzają dwustronne podsumowanie lub przekazują sobie informacje zwrotne odnośnie przebiegu procesu, współpracy oraz swoich oczekiwań i ich realizacji.

Różnice w podejściu do znaczenia feedbacku można pokazać na przykładzie zamówień publicznych. W polskim prawie, po zakończeniu przetargu, zamawiający jest zobowiązany do ogłoszenia wyników w Biuletynie Informacji Publicznej. Nie ma obowiązku informowania przegranych firm o powodach odrzucenia ich ofert. Skrajnie odmienne podejście prezentują np. rządy Szkocji, Wielkiej Brytanii czy Australii. Ten ostatni wprost nakazuje przekazanie interesantom powodów, dla których ich oferta nie została przyjęta, a także przedstawienie (na ich żądanie) podsumowania zwycięskim oferentom (choć przekazanie tych informacji dobrowolnie jest silnie rekomendowane)¹. Unia Europejska przekazuje w tej sprawie bardziej ogólne wskazówki, zachęcając do przekazywania informacji zwrotnej.