"Znów idziesz na L4?" - zarządzanie absencją w organizacji

Ilu pracowników, tyle powodów zwolnień lekarskich. Dział zarządzania zasobami ludzkimi czy menedżer nie są w stanie ani przewidzieć, ani przygotować się na każdą ewentualność. Są jednak zasady, które mogą w znacznym stopniu pomóc w pracy szefa oraz usprawnić działanie całej organizacji.

Transparentne przedstawienie reguł to moim zdaniem jedna z podstaw dobrze funkcjonującej organizacji. Dlatego też warto utworzyć politykę wyjaśniającą zarządzanie nieobecnościami pracowników w firmie. Ważne, aby zawierała ona aktualne przepisy wynikające z Kodeksu pracy, kolejne kroki postępowania oraz porady związane z zapewnieniem ciągłości działań w firmie i zespole w sytuacji nieobecności pracownika, w tym jego powtarzających się lub przedłużających zwolnień lekarskich. Będzie ona stanowić zbiór spójnych i jasnych wytycznych dla wszystkich osób na szczeblu kierowniczym w organizacji.

Informacje, które powinny znaleźć się w polityce zarządzania nieobecnościami w organizacji:

1. Twarde dane;
2. Analiza;
3. Podział obowiązków;
4. Sugestia rozwiązań trudnych sytuacji (case study, q&a, formularze).

Polityka powinna być dostępna wyłącznie dla osób zarządzających, które mogą borykać się z poruszanymi w niej problemami.

Na potrzeby niniejszego artykułu skupię się na nieobecnościach spowodowanych zwolnieniami lekarskimi.

1. Kodeks pracy i rozporządzenia

W razie powstania niezdolności do pracy wskutek choroby pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o tym fakcie i o przewidywanym okresie jej trwania. Absencję musi zaraportować nie później niż do drugiego dnia od jej rozpoczęcia. Oczywiście od każdej reguły są odstępstwa. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy obłożnie chory pracownik nie jest w stanie sam poinformować pracodawcy oraz nie ma członków rodziny, którzy mogliby skontaktować się z jego przełożonym. Jednak informacja o nieobecności musi zostać przekazana organizacji najszybciej jak to możliwe.

Warto podkreślić, że pomimo wprowadzenia elektronicznej formy zwolnień lekarskich (e-zwolnienia) na pracowniku nadal ciąży obowiązek nakazujący informowanie o swojej nieobecności i jej okresie!

Pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy czy osobnej polityce, lub w ramach polecenia służbowego może wskazać przyjęty sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W przepisach może jasno określić, kogo i w jaki sposób należy w pierwszej kolejności poinformować o L4. Zakładając, że to na kierowniku projektu lub menedżerze zespołu leży największy obowiązek dbałości o ciągłość pracy w organizacji, to ich należy wskazać jako bezpośrednie osoby do kontaktu. Pracodawca ma też prawo narzucić sposób przekazania takiej informacji. Może to być np. e-mail, SMS, rozmowa telefoniczna, wiadomość na używanym w organizacji komunikatorze czy narzędziu do raportowania planu pracy.

Może się zdarzyć, że pracownik ulegnie wypadkowi podczas wakacji zagranicznych. W takiej sytuacji ma on również obowiązek niezwłocznie poinformować pracodawcę o zaistniałej sytuacji oraz dostarczyć dowód nieobecności.

Jeśli menedżer nie jest pewny, czy dostarczone zwolnienie lekarskie odzwierciedla faktyczną sytuację pracownika, ma prawo dokonać kontroli. Może ją przeprowadzić sam pracodawca. Zazwyczaj jednak jest to inny oddelegowany pracownik, posiadający stosowne upoważnienie.