Sztuka bezstresowej efektywności, czyli Getting Things Done
Wyobraźmy sobie plecak wypełniony przedmiotami jako analogię do życia, przez które człowiek idzie, dokładając do swojego życiowego plecaka coraz więcej i więcej zobowiązań. W pewnej chwili plecak staje się tak ciężki, że człowiek ugina się pod jego ciężarem.
Życie zawodowe również przypomina plecak wypełniony sprawami do załatwienia oraz projektami, których – czy tego chcemy, czy nie – raczej przybywa, niż ubywa. Czy istnieje sposób na ulżenie naszemu zawodowemu kręgosłupowi? Są ich dziesiątki, a może i setki. Metoda GTD należy do tych dających nadzieję na rzeczywiste i pozytywne efekty.
GTD jest skrótem od angielskich słów Getting Things Done, co na język polski przetłumaczono jako „sztuka bezstresowej efektywności”. Twórcą GTD jest Amerykanin – David Allen – specjalista od spraw produktywności w biznesie oraz zarządzania czasem i zadaniami osób na stanowiskach kierowniczych. Zastosowanie tej metody ma pomóc w zrealizowaniu dwóch celów: zidentyfikowaniu wszystkich zadań, które wymagają zrealizowania (w podziale na zadania do zrobienia teraz, później lub kiedyś w przyszłości), oraz wykształceniu w nas nawyku podejmowania wstępnych decyzji w ramach każdego zadania – aby zawsze wiedzieć, jaki jest „następny krok” przed nami.
W skondensowanej formie metodę GTD przedstawiono na rys. 1.
Obecnie rzeczywistość wielu pracowników firm, w tym również kierowników i menedżerów, wygląda zapewne mniej więcej tak: skrzynka e-mailowa z dziesiątkami wiadomości czekających na odpowiedź (aby odpowiedzieć na niektóre z nich, trzeba wykonać wielostopniowe czynności, więc nie można udzielić odpowiedzi od razu), kalendarz bądź terminarz z zapisanymi spotkaniami i kolejnymi zadaniami do wykonania. W dalszej kolejności – żółte karteczki lub luźne kartki, tzw. notatki, walające się na biurku, przykrywane kolejnymi warstwami papierów, przy czym dolne warstwy zaczynają powoli zmieniać się w węgiel lub ropę naftową. Oczywiście last but not least – sprawy, które mamy w głowie, ponieważ z jakichś powodów uznaliśmy, że nie warto ich zapisywać.
Przedstawione powyżej „kręgi piekielne” zdają się żyć własnym życiem i nasze rozpaczliwe próby ich okiełznania dają mierne efekty lub są skuteczne tylko na kilka dni, po czym pojawia się znany wszystkim efekt jo-jo. Nasz umysł jest zapchany rzeczami, które musimy zrobić, niczym pamięć RAM komputera, na którym uruchomiono jednocześnie zbyt wiele aplikacji. Nie zostaje wówczas wystarczająco dużo wolnej pamięci, aby realizować zadania. Cały system zwalnia. GTD oferuje nam przerzucenie wszystkich zadań do wykonania do zewnętrznego systemu zarządzania informacją. Odciąży to naszą umysłową pamięć RAM i dzięki temu zwiększy się nasza kreatywność, co umożliwi realizację tego, co chcemy rzeczywiście zrobić, lub pozbycie się zadań pozornych, których nie musimy wcale wykonywać.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 82% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
