Jak nie marnować firmowych pieniędzy

Organizacje w związku z nabywaniem produktów i usług mogą marnować pieniądze na wiele różnych sposobów. Zacznijmy od jednego z najczęściej spotykanych powodów marnowania pieniędzy w organizacjach. Ujmując rzecz najprościej, chodzi o kupowanie lub wydawanie pieniędzy na niewłaściwe rzeczy. Czy to produkt, czy usługę można kupić w sposób genialny, przeprowadzić znakomite negocjacje i podpisać dopracowaną umowę na korzystnych warunkach. Jeżeli jednak to nie jest to, czego organizacja chce lub potrzebuje, to wydane na ten cel pieniądze i tak są zmarnowane.

Niewłaściwa specyfikacja

Problem ten dotyczy zatem specyfikacji tego, co jest nabywane: sporządzonej przez nabywcę charakterystyki produktu lub usługi, na podstawie której pozyskuje się oferty od dostawców zainteresowanych zaspokojeniem tych potrzeb.

W historii każdej większej organizacji z pewnością nie brakuje przykładów marnowania pieniędzy z powodu posługiwania się niewłaściwą specyfikacją. Oczywiście, nie zawsze takie informacje są podawane do wiadomości publicznej. Organizacje działające w sektorze prywatnym nie mają obowiązku informowania akcjonariuszy ani świata zewnętrznego o każdym popełnianym błędzie, nawet jeżeli błąd wygenerował duże koszty. Nie zmienia to jednak faktu, że marnotrawstwo występuje.

Czasami strata sięga stu procent wydanych środków, co oznacza, że zakupione produkty lub usługi w ogóle nie były potrzebne, jednak w większości przypadków całość wydatków nie idzie na marne.

Najczęściej kupowane jest coś nieoptymalnego, gdy dostępna jest lepsza alternatywa. Zdarza się również, że organizacja płaci za dużo, ponieważ produkt lub usługa zostały zbyt ambitnie określone w specyfikacji – kupowany jest na przykład drogi sprzęt, gdy równie dobrze sprawdziłaby się tańsza alternatywa. Wówczas nie cała wydana kwota idzie na marne, ale jakaś jej część na pewno. (...)

Z niewłaściwego posługiwania się specyfikacjami słyną jednostki administracji publicznej. W 2018 r. „Washington Times” doniósł, że amerykańskie powietrzne siły zbrojne wydały 330 tys. dolarów na kubki do kawy, które były wyposażone w funkcję podgrzewania napoju podczas lotu. Możemy się zastanawiać, czy gorące napoje w trakcie lotu są aż tak istotne, ale ważniejsze wydaje się to, że ostatecznie zakupione kubki – w cenie 1280 dolarów za sztukę – nie działały tak, jak powinny. Okazało się, że ich uchwyty były bardzo kruche i często łamały się w powietrzu. Amerykańskie wojsko powinno dopracować specyfikację i jednoznacznie określić wytrzymałość materiałów użytych do produkcji kubków, ale wojskowi zaopatrzeniowcy po prostu dalej kupowali wadliwy produkt. Analizowali możliwości wykorzystania technologii druku 3D do tańszego produkowania zamiennych uchwytów, ale aż strach myśleć o tym, ile kosztowałyby drukarki 3D i związana z tym dodatkowa praca. Zdecydowanie najlepiej jest porządnie napisać specyfikację za pierwszym podejściem.

JUST WHAT I NEEDED, czyli dokładnie to, co jest potrzebne

To bardzo ważne, aby dokładnie wiedzieć, co chce się kupić. Następnie musi to zostać jasno zakomunikowane potencjalnym dostawcom. Służy do tego specyfikacja napisana w taki sposób, aby dawać największe szanse podjęcia najlepszej decyzji o zakupie. Trzeba ująć w niej wszystkie kluczowe aspekty. Firma zainteresowana zakupem laptopów dla swoich pracowników platform wiertniczych albo ludzi na placach budowy nie może ograniczyć się do podania parametrów karty graficznej czy pamięci operacyjnej. Potrzebna będzie również specyfikacja wytrzymałości sprzętu, żeby taki laptop mógł czasem upaść na ziemię oraz znosił inne trudne przypadki. Jeśli w specyfikacji tego elementu zabraknie, firma kupi drogi sprzęt, który nie spełnia jej faktycznych potrzeb.

Zdarza się i tak, że gdy organizacja decyduje o tym, co kupić, nie bierze pod uwagę nawet najbardziej podstawowych szczegółów. Rząd Irlandii w 2018 r. kupił najnowocześniejszą drukarkę Komori w cenie 808 tys. euro. Można się zastanawiać, do czego potrzebna była maszyna z absolutnie górnej półki, ale nie to jest największym problemem specyfikacji tego zamówienia. Największy problem pojawił się w grudniu, gdy urządzenie zostało dostarczone. Okazało się, że mierzący 2,1 metra na 1,9 metra przedmiot fizycznie nie wchodzi do budynku, w którym miał być używany. Umowa nie przewidywała możliwości zwrotu maszyny do producenta, więc na dziesięć miesięcy trafiła ona do zewnętrznego magazynu. W tym czasie pracownicy budowlani wyburzyli kilka ścian i dodatkowo wzmocnili konstrukcję budynku, by drukarka mogła zostać umieszczona w swoim nowym domu. Dodatkowy koszt tych działań wyniósł 236 tys. euro.

Potem również drukarka stała bezczynnie, ponieważ pracownicy zażądali przeszkolenia i podwyżek, zanim zaczną z niej korzystać, a ludzie z działu IT nie bardzo chcieli przyznać jej uprawnienia serwerowe. David Culliname, irlandzki parlamentarzysta, tak oto podsumował to fiasko: „Zdecydowanie zbyt często zdarza się, że brak planowania i przewidywania po stronie jednostek administracji publicznej generuje dodatkowe koszty ponoszone przez podatników”. W tym konkretnym przypadku ewidentnie zabrakło przemyślanego planowania i zastanowienia się nad tym, co jest naprawdę potrzebne.

Porządna specyfikacja obejmuje wszystkie kluczowe wymagania nabywcy na odpowiednim poziomie uszczegółowienia. Potrzeby te można definiować na różne sposoby, a jedne opcje są lepsze od innych, w szczególności w przypadku bardziej skomplikowanych zakupów.

Najważniejsze to umieć orientować się w różnych rodzajach specyfikacji, a następnie w możliwie jasny i precyzyjny sposób zakomunikować swoje potrzeby rynkowi. Przyjrzyjmy się zatem kilku potencjalnym specyfikacjom.