Jak nauczyć się wybierać najważniejsze w danym momencie aktywności?

Mówi się, że w natłoku obowiązków to nie brak czasu jest problemem, a nieumiejętność określania priorytetów. Jeśli by tak było to, co zrobić, żeby listę spraw do załatwienia ułożyć w taki sposób, aby ją zrealizować i nie denerwować się niepotrzebnie? W poniższym artykule znajdziesz sprawdzone sposoby priorytetyzacji i skutecznej organizacji pracy.

Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym, są dni, tygodnie a czasem i miesiące, kiedy wszystko wydaje się ważne, a nawet najważniejsze i teoretycznie z żadnej z aktywności nie można zrezygnować, przy czym doba ma jedynie 24 godziny. Jak wobec tego wybierać działania priorytetowe, skoro tak naprawdę wszystko powinno być zrobione?

Wybór nie jest łatwy, bo listę aktywności należy rozpatrywać pod kilkoma względami. Co mam zrobić najpierw? Co jest najważniejsze? Co mogę odwlec w czasie, a co odrzucić definitywnie? Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania pojawić się może niepewność. Czy podjąłem dobre decyzje? Czy ta lista wygląda teraz odpowiednio? Czy powinienem coś zmienić?

Jak wobec tego ustalać priorytety i nie czuć wszechogarniającej niepewności? Istnieje szereg narzędzi, które ułatwiają te decyzje. Poniżej znajdziesz wybrane metody, po które warto sięgnąć, gdy intuicja to za mało.

Macierz APM – Action Priority Matrix

Usprawnia ona twoją skuteczność i efektywność. Ułatwia podjęcie decyzji oraz jednoznaczne określenie priorytetów: zadań, które muszą być ukończone na czas, tych, które mogą zostać pominięte, i tych, które mogą zostać zakończone później.

Kryteria analizy zadań są dwa:

1. wysiłek, który należy włożyć, by wykonać zadanie. Odpowiedz sobie na pytanie: Ile pracy i jakiego zaangażowania wymaga ode mnie to zadanie?
2. korzyści, jakie można osiągnąć, realizując zadanie. Tu powinno paść pytanie: Co zyskam?

Po zobrazowaniu odpowiedzi na powyższe pytania, kształtuje się 4-ćwiartkowa macierz.

Pionowa oś wyznacza wpływ danego zadania na osiągane wyniki i dzieli je na dwie grupy: wysokie/niskie korzyści. Pozioma oś natomiast uwzględnia nakład pracy.

• Ćwiartka pierwsza: szybkie wygrane, czyli małym nakładem pracy osiąga się duże korzyści. W tej ćwiartce umieszczane są projekty i zadania, które powinny być realizowane w pierwszej kolejności, ponieważ przynoszą korzyści i nie wymagają wysiłku. To zadania najbardziej pożądane, choć ilościowo nie najliczniejsze.
• Ćwiartka druga: główne projekty, czyli dużym nakładem pracy osiągane są duże korzyści. W tej ćwiartce umieszczane są projekty wymagające dużego nakładu pracy, niejednokrotnie trudne, ale przynoszące duże zwroty i mające wysoki wpływ na dalszą pracę oraz efektywność. Tych działań z reguły jest najwięcej, to na nich należy się skupić i dobrze rozplanować czas na ich realizację. Bywają męczące. To jednak nie powinno wpływać na unikanie realizacji tych zadań i zwlekanie.
• Ćwiartka trzecia: wypełniacze, przy nich zarówno nakład pracy, jak i osiągany zysk są niewielkie. To grupa zadań, przy których zwrot z poniesionych wysiłków jest na tyle niezauważalny, że nie zasługują na poświęcenie większej ilości czasu. Istnieją jednak takie zadania znajdujące się w tej ćwiartce, które wykonać trzeba. Gdybyśmy jednak mieli wybór, nie zajmowalibyśmy się nimi wcale, skreślając je z listy „to do”.
• Ćwiartka czwarta: niewdzięczne zadania, przy dużym nakładzie pracy osiągane są niskie korzyści. Zadania z tej ćwiartki są niewdzięczne, pochłaniają dużo czasu, są trudne do zrealizowania, wymagają sporych nakładów pracy i włożonego wysiłku, a finalnie niewiele wnoszą. Jeśli tylko pojawia się opcja, by ich nie wykonywać, to te zadania należy pomijać. Należy je skreślać z listy, gdyż poświęcony na nie czas zaprocentowałby w dużo większym stopniu, gdyby przeznaczyć go na zadania z innych ćwiartek. Należy szukać w tej ćwiartce oszczędności czasu, który można spożytkować na coś, co będzie miało realny wpływ na pracę oraz nas samych. Wniosek: jeśli coś trafia do ćwiartki czwartej, dążymy do tego, aby skreślić to zdanie z listy.

W jaki sposób wobec tego pracować i wyznaczać priorytety metodą APM? Pozostaje pewna dowolność w uzupełnianiu tej matrycy. Niewątpliwie sprawdza się:

1. w kroku pierwszym wypisanie wszystkich zadań na jednej długiej liście. Tę listę najlepiej tworzyć na bieżąco, każdego dnia w jednym i tym samym notesie, kalendarzu lub aplikacji mobilnej;
2. w kroku drugim powinna nastąpić analiza sporządzonych zadań pod kątem nakładu pracy oraz wpływu, który wywierają na realizowane cele zawodowe. Wprowadzenie swoich oznaczeń będzie ułatwiało ten krok, np.: dw/mw (duży wpływ/mały wpływ), by za każdym razem nie musieć się rozpisywać. Innym sposobem może być oznaczanie kolorystyczne każdego z wypisanych zadań pod kątem wspominanych kryteriów. To rekomendacja dla wzrokowców i estetów. Ten krok można wykonywać w dwóch momentach – każdorazowo przy wpisywaniu nowego zadania od razu dobrze jest zanalizować je z perspektywy włożonego wysiłku i uzyskanych korzyści. Drugim takim momentem jest finalna analiza po wypisaniu wszystkiego, co czeka mnie danego dnia bądź tygodnia;
3. w kroku trzecim następuje przeniesienie każdego z zadań do odpowiedniej ćwiartki. Dopiero ten krok wizualizuje, jak mocno są obciążone wszystkie ćwiartki oraz którymi zadaniami można odpowiednio zarządzić (ile pozycji można wyeliminować z czwartej ćwiartki ). Na tym etapie również powinno nastąpić doprecyzowanie, jaki przedział czasu jest dostępny i/lub pożądany na wykonanie poszczególnych zadań. Finalnie tak rozmieszczone zadania należy ułożyć wedle realizowanej kolejności, mając na uwadze ich priorytety.

Wyznaczanie priorytetów poprawia efektywność oraz produktywność w osiąganiu stawianych sobie celów. Jakie wobec tego są inne narzędzia lub metody, które ułatwiają ten proces?