Trudne negocjacje - jak wyjść z nich obronną ręką

Negocjacje zazwyczaj są trudne, a niepewny wynik, wysoka stawka czy brak przygotowania jeszcze potęgują emocje. Wielu kłopotliwych sytuacji można uniknąć, na część nie mamy wpływu, ale warto wiedzieć, jak sobie radzić, by nie oddać „przeciwnikowi” więcej niż powinniśmy.

Łatwo powiedzieć? Przyjrzyjmy się procesowi negocjacji i przejdźmy przez możliwe trudne sytuacje, krytyczne akcje w trakcie rozmów i momenty, które wydają się bez wyjścia, bo każdy plan jest lepszy od jego braku.

1] Profilaktyka jest zawsze lepsza niż leczenie – jak unikać trudnych sytuacji negocjacyjnych
 

Przygotuj się na najgorsze

Nie ma „spontanicznych wygranych”. Analiza sytuacji i przygotowanie są kluczowe, a najlepszym pytaniem, jakie możesz sobie zadać jest „Czego nie wiem?”. Jak w szkole, kiedy liczysz, że jakiś temat cię ominie, a dostajesz właśnie takie zadanie. Zapisz pytania, które masz nadzieję, że nie padną i przygotuj odpowiedzi na nie. Prócz merytoryki poprawiasz przy okazji swój wizerunek. Negocjator, który się nie przygotował, robi złe wrażenie. „Nie zależy mu, skoro przyszedł, a nawet nie poświęcił czasu na zastanowienie, jak mi pomóc” – może pomyśleć klient.
 

BATNA – tarcza przed twardymi negocjacjami

Wielu wierzy, że trzeba negocjować twardo i wygrana jednej strony to przegrana drugiej. Takie osoby często opierają rozmowy na krótkiej liście zmiennych, a założenie, że negocjujemy tylko warunki nakręca myślenie "wygrana–przegrana". Przykładem są handlowcy przekonani, że jedyną zmienną jest cena. W ten sposób sami proszą się o trudne sytuacje. Bo jeśli cena zdominuje rozmowę, to oczywiste, że interesy klienta i dostawcy będą sprzeczne i ryzyko impasu rośnie. Dlatego na początek przygotuj listę zmiennych, z którymi możesz pracować podczas negocjacji, znając wartość i punkt odejścia od każdej z nich.

Drugi poziom przygotowania to obrona przed zgodą na coś, na co cię nie stać. BATNA, czyli najlepsza alternatywa dla wynegocjowanej umowy. Opcję B musisz mieć gotową zanim zaczniesz negocjować, żeby nie szukać gorączkowo alternatywy, kiedy jesteś już przy ścianie.

Zastanów się, co zrobisz, jeśli nie dogadasz się z tym konkretnym klientem. Jaka jest wartość i prawdopodobieństwo innej opcji. Kiedy alternatywa staje się bardziej korzystna niż negocjowana umowa, odejdź od stołu.

Trzeci poziom to wzmocnienie BATNY. Zwiększenie wartości twojej alternatywy – „inny klient zapłaci 100 zł, ale jeśli towar wjedzie w 24 godz. to 120 zł” lub osłabienie BATNY przeciwnika – „jeśli nie kupi od ciebie, kupi od konkurencji, ale jeśli wydłużysz termin płatności, propozycja konkurencji staje się mniej atrakcyjna”.

BATNĘ musisz mieć, zanim zaczniesz negocjacje i musisz pracować z nią na każdym etapie negocjacji aż do końca.
 

Negocjowanie procesu, zanim rozpoczniesz negocjacje

Negocjujesz już kilka miesięcy. Macie już ustalone warunki i szereg ustępstw po obu stronach. Jesteś już blisko twojego minimum, ale kontrakt jest tak ważny, że zdecydowałeś się na kosztowne ostatnie ustępstwo. Wtedy słyszysz: „Dziękuję za zrozumienie i otwartość. Prześlę to do szefa, żeby sprawdzić co on o tym myśli”. To z kim ja właściwie negocjuję? Niby każdy ma jakiegoś szefa, ale byłeś pewien, że twój partner ma moc decyzyjną. Teraz jesteś już na minimum, a negocjacje wchodzą w kolejną fazę z nowym negocjatorem, który na pewno o coś poprosi (inaczej po co by wchodził).

To konsekwencja braku ustalenia procesu. Na przyszłość – miej jasność co do wszystkich czynników, które wpływają na wynik transakcji, zanim zaczniesz rozmowy: Ile czasu potrzeba na sfinalizowanie transakcji? Kto musi zaakceptować wszystkie etapy? Co spowolni lub przyspieszy negocjacje? Czy istnieją kluczowe daty, o których powinniśmy wiedzieć?