Umowa z dystrybutorem

Wielu producentów i dystrybutorów powtarza, że bez formalnej umowy mają znacznie większą elastyczność w prowadzeniu biznesu. Dobrze skonstruowana umowa to jednak przede wszystkim bezpieczeństwo w przypadku trudnych sporów i nieetycznych zachowań. Prawnicy uważają, że umowy pisze się na „złe czasy”, ale z mojej praktyki wynika, że przydają się one również w dobrych okresach.

Po żmudnej selekcji dystrybutorów, przy określonej strategii pokrycia rynku i sporządzeniu listy z potencjalnymi kandydatami do współpracy następuje krótszy lub dłuższy proces rozpoczynania współdziałania, który ma zwieńczyć podpisanie umowy. Pierwsze spotkanie z potencjalnym kandydatem na dystrybutora powinno być dość krótkie (30-60 min). Pamiętajmy, że dystrybutor codziennie odbiera dziesiątki telefonów od dyrektorów handlowych producentów chcących namówić go na kooperację. Cel takiego spotkania jest więc jednoznaczny – wyjść z podpisaną umową lub wiążącymi ustaleniami oraz wysokim inicjującym zamówieniem na nasze linie produktowe. Agenda spotkania powinna zawierać trzy główne fazy: zaprezentowanie pakietu zachęt, przedstawienie polityki biznesowej naszej współpracy i omówienie draftu umowy.

Zmotywowany dystrybutor

Pakiet zachęt to zestaw naszych aktywności, ułatwień i bodźców finansowych, mających na celu uatrakcyjnienie wspólnego biznesu. Podstawowe zachęty to te, które pozwalają nam wejść we współpracę z wybranymi kanałami dystrybucji. Zawierają fundamentalne wymogi dla zyskowności dystrybutora, jakości produktów i usług oraz fizycznej dystrybucji linii produktowych. Dodatkowe zachęty (poza standardowymi) wzmacniają naszą pozycję i dają przewagę nad konkurencją. Dobrymi przykładami mogą być tutaj długie terminy płatności, wydłużone gwarancje, wyjątkowe wsparcie techniczne i serwisowe. Grupując zachęty w podany sposób, możemy naświetlić czynniki krytyczne dla naszego kandydata na dystrybutora i dać mu dobrą motywację do dalszej rozmowy.

Po takim przedstawieniu pakietu zachęt od razu widzimy, na co zwraca uwagę dystrybutor i które punkty mają dla niego największe znaczenie. Daje to nam ważną informację: co umieścić w umowie i czym ewentualnie zastąpić nieznaczące kwestie.

Business Policy Statement

Przed okazaniem finalnego szkicu umowy należy zaprezentować dystrybutorowi najważniejsze punkty polityki biznesowej producenta. Taki dokument ma pokazać potencjalnemu partnerowi, że współpraca z naszą firmą będzie bezproblemowa. Jasne i zwięzłe wyszczególnienie założeń – uświadamiające, czego dystrybutor może oczekiwać od producenta, producent od dystrybutora – uchroni nas od typowych nieporozumień i wyprzedzi powstanie większości niepotrzebnych konfliktów. Polityka biznesowa organizuje nasze procedury w zrozumiałe hasła, a gdy są one dodatkowo komunikowane wewnątrz firmy, pomagają każdemu pracownikowi konsekwentnie egzekwować te założenia w pracy wobec partnerów handlowych. Dokument powinien przyjąć formę dwu-czterostronicowego folderu, który jest łatwy do przeczytania i używania w terenie oraz może być poprawiany bezkosztowo, kiedy polityka firmy się zmienia. Zanim stworzymy taki dokument, powinniśmy upewnić się, czy proponowane przez nas rozwiązania są akceptowane na naszym rynkach. Najłatwiej to zrobić, przeglądając polityki biznesowe innych firm działających w tych samych lub podobnych kanałach dystrybucji. Nasze propozycje nie mogą sprawiać dodatkowych trudności partnerom, którzy są środkowym ogniwem w drodze do klienta końcowego: producent – dystrybutor – użytkownik.