Skuteczna komunikacja w zespole sprzedażowym w dobie rewolucji cyfrowej

Nie możemy skupić uwagi na jednej informacji dłużej niż 8 sekund. Czytamy bez zrozumienia. Reagujemy na każdy dźwięk przychodzącej wiadomości, przerzucając wzrok między ekranami naszych komputerów a telefonami. W efekcie dotyka nas ślepota informacyjna, a nasza praca staje się nieefektywna. Jak sobie z tym radzić?

Jak zbadał Microsoft, na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat czas trwania koncentracji człowieka skrócił się o jedną trzecią, plasując rasę ludzką o całą sekundę niżej od... złotej rybki. Zatem: stało się! Statystyczny pracownik korporacji ma większe trudności z koncentracją niż mieszkańcy akwariów. Średni czas koncentracji uwagi u złotej rybki wynosi 9 sekund. Codzienne korzystanie z technologii cyfrowej, śledzenie mediów, a także nasilające się zjawisko multiscreeningu, czyli korzystania z wielu ekranów jednocześnie, obniża zdolność do skupienia się na jednym tylko zadaniu i czyni użytkownika bardziej podatnym na rozproszenie uwagi przez inne komunikaty.

Co wpływa na współczesną komunikację?

Połowa z nas sięga po telefon automatycznie w czasie różnych przerw, kiedy wydaje nam się, że nic innego nie zaprząta naszej uwagi. Ludzie coraz częściej przeglądają zasoby smartfona (aplikacje, media społecznościowe, wiadomości, Internet), pijąc kawę, jadąc windą, czekając na autobus, siedząc w taksówce, stojąc w kolejce do kasy czy... odrywając wzrok od nudnego i wymagającego skupienia zadania w pracy. Z badania Human Power „Praca, moc, energia w polskich firmach” wynika, że 85% pracowników polskich organizacji wielokrotnie przerywa wykonywanie swoich zadań przez maile i telefony. Co gorsza, aż 93% menedżerów przyznaje, że nie jest w stanie wykonywać swoich zadań bez rozproszeń tego typu. Dodatkowo, zdolność koncentracji zmienia się w ciągu doby – nasze uwarunkowania biologiczne powodują, że po godzinie 15.00 jesteśmy zdecydowanie mniej wydajni.

Wszystkie bodźce docierające do nas z otoczenia sprawiają, że nie potrafimy zbyt długo koncentrować się na przekazywanej nam informacji. To oznacza, że komunikując się z siecią sprzedaży, musimy tak budować komunikaty i wykorzystywać takie narzędzia, żeby nie ryzykować przeoczenia ważnych kwestii.

Zalew informacji powoduje ślepotę

Miesięcznik „Focus” podaje, że przeciętny Amerykanin „wchłania” dziennie 34 gigabajty danych – w tradycyjnych mediach byłby to odpowiednik 100 tysięcy słów. To tak, jakby ktoś przez 12 godzin mówił do nas bez przerwy. Jakie są tego skutki?

Chociaż jesteśmy zalewani przez informacje, w rzeczywistości cierpimy na swego rodzaju „ślepotę informacyjną”. Mamy trudności z analizą i refleksją. Problem dotyczy zarówno życia prywatnego, jak i sfery zawodowej.

Jak tworzyć angażujące treści dla pracowników sprzedaży?

W dzisiejszych czasach karierę robią media społecznościowe – nie tylko dlatego, że możemy w nich obserwować naszych znajomych i wchodzić w interakcje, ale przede wszystkim ze względu na krótkie komunikaty, uzupełnione treściami wizualnymi (zdjęcia, wideo, emotikony). Takie mikroporcje informacji można przyswajać szybko i nie wymagają one koncentracji uwagi.

Tworząc treści dla pracowników, warto wziąć pod uwagę powyższe uwarunkowania – sposób konsumpcji treści się zmienił i trend ten jest nieodwracalny, dlatego pozostaje nam po prostu się do niego dostosować. Skoro zmienia się sposób spędzania czasu wolnego, zmiany powinny zachodzić również w sferze zawodowej. Tylko stosując nowoczesne formy komunikacji, mamy szansę dotrzeć z przekazem do pracowników.

Skoro najlepiej przyswajamy niewielkie porcje informacji, pora skończyć z długimi mailami i artykułami na dwa ekrany w intranecie.

Krótkie i proste formy podawania informacji są dobre także dlatego, że szybko się je tworzy. Łatwiej jest napisać kilka krótkich komunikatów niż jeden długi elaborat. Oczywiście, niektórym może sprawiać trudność wybór esencji, bo to też jest sztuka, ale warto się w niej wprawiać.

Wyzwania w komunikacji wewnętrznej

Błędem jest pozostawianie komunikacji wewnętrznej tylko zespołowi HR, PR czy działowi marketingu. O skuteczną komunikację ze swoim zespołem powinien troszczyć się również szef sprzedaży. Oczywiście, inne służby komunikacyjne w organizacji pomogą mu w wyborze odpowiedniego narzędzia czy mierzeniu efektywności. Jednak to do szefa sprzedaży należy ustalenie strategii i wybór treści, to szef sprzedaży musi pamiętać, że kluczowym czynnikiem będzie zaangażowanie, czyli należy wybierać takie metody, które będą sprzyjać interakcjom i pomagać w zbieraniu feedbacku z sieci.

Głównym kanałem komunikacji wewnętrznej w organizacjach wciąż pozostaje e-mail. Wszyscy znają jego wady, ale nikt jeszcze nie wymyślił nic lepszego. Dlatego obecnie wiele firm pracuje raczej nad tym, aby usprawnić e-mail i ułatwić ludziom pracę z nim. Powstają specjalne programy, które dopuszczają maile do skrzynki tylko kilka razy dziennie, aby nie odrywać użytkownika od pracy. Generują również specjalne autorespondery informujące nadawców, kiedy ich e-mail zostanie odczytany.

Z kolei za najbardziej skuteczne, zwłaszcza w kwestiach strategicznych, uchodzą spotkania bezpośrednie.

Narzędzia komunikacji w zespołach

Z badań State of the Sector 2017 Internal Communication & Employee Engagement Census wynika, że stosunkowo najsłabiej wykorzystywanym kanałem są aplikacje mobilne. Nawet te firmy, które umożliwiają pracownikom korzystanie z mobilnych wersji mediów społecznościowych, uważają je za nieskuteczne. Pracownicy niechętnie instalują te aplikacje na swoich telefonach albo w ogóle do nich nie zaglądają. Wielu menedżerów komunikacji wewnętrznej chciałoby przyzwyczaić pracowników do samodzielnego poszukiwania ważnych informacji o firmie oraz do angażowania się w dyskusje wewnętrzne. Na razie jednak nie bardzo potrafią to zrobić: 77% chce rozwijać wewnętrzne media społecznościowe, a 71% – firmowe aplikacje mobilne.