Jak się NIE spotykać

Spotkania z zespołem to czas, który powinniśmy wykorzystać jak najbardziej efektywnie. Każdy z nas – szefów sprzedaży – przeprowadził lub też uczestniczył w niezliczonej ilości konferencji. Uważajmy, aby w nasze poczynania nie wkradła się rutyna. Niejednokrotnie widziałem, że pierwsze spotkanie z nowym zwierzchnikiem jest maksymalnie produktywne, ale każde kolejne ma dla zespołu coraz mniejszą wartość. Ten artykuł ma pokazać najczęstsze błędy, które można popełnić, popadając w monotonię. Pamiętaj o tych punktach, a każde zebranie będzie przynosić maksymalną korzyść dla ciebie, firmy i całego zespołu sprzedażowego.

[1] Brak planu i celu spotkania

Wysoką efektywność po części zapewnia stworzenie agendy spotkania, która z odpowiednim wyprzedzeniem powinna trafić do grupy, aby jej członkowie wiedzieli, w jaki sposób przygotować się do narady oraz jakie kwestie będą na niej poruszane.

Wskazówka:

Stwórz hasłową agendę i prześlij ją swojemu zespołowi przynajmniej tydzień lub nawet dwa tygodnie przed spotkaniem.

Pamiętaj o tym, aby podać dokładną lokalizację spotkania z ewentualnymi wskazówkami dojazdu. Jeżeli zarządzasz pracownikami, którzy są rozproszeni w terenie, warto wskazać takie miejsce, które będzie dogodne dla każdego z członków twojego teamu (np. z uwagi na podobną trasę do przejechania). Warto też zaktywizować samych podwładnych i zapytać, gdzie chcieliby się spotkać. Kluczowe jest to, aby zmieścić się w wyznaczonym budżecie.

Jestem zwolennikiem tego, aby skrupulatnie planować czas roboczy biznesowych zgromadzeń. Koniecznie należy zaplanować nawet krótkie przerwy, o dłuższych okienkach przeznaczonych na posiłki już nie wspominając. Trafnym posunięciem w czasie dłuższych zjazdów jest wydzielenie czasu na integrację pracowników, którą można połączyć z dodatkowymi atrakcjami, pomocnymi w budowaniu ducha zespołu. Świetną odskocznią będzie np. nauka strzelania z łuku. Do dziś bardzo dobrze wspominam jeden z takich wypadów na kitesurfing!

Określ więc skrupulatnie ramy czasowe spotkania i z odpowiednim wyprzedzeniem przedstaw zespołowi agendę.

Plan to jednak nie wszystko. Bardzo ważny jest również cel spotkania. Jeżeli wyniki zaczęły spadać, to jego celem powinno być znalezienie wąskich gardeł, stworzenie optymalnego planu naprawczego w kontekście zaistniałej sytuacji oraz nakreślenie szeregu aktywności na wskazany okres, aby na kolejnym zebraniu zweryfikować skuteczność podjętych kroków.

Niebagatelne znaczenie ma postawienie właściwych pytań. W przykładowej sytuacji, gdy głównym problemem jest spadek wyników, warto spytać:

• Co ma wpływ na spadek wyników?
• Co mówią klienci i dlaczego nie chcą kupować?
• Co się zmieniło w działaniu konkurencyjnych firm?
• Co może nam pomóc w zwiększeniu sprzedaży?
• Jakich działań nie podejmujemy i które z nich wcześniej zapewniały nam sukces?
• Jak wygląda nasz proces sprzedaży i co możemy w nim usprawnić?

Każde spotkanie należy zacząć od agendy i celów.

[2] Brak ustalenia zasad konferencji

Na co dzień kierujemy się zbiorem określonych zasad. Podobne zasady należy wprowadzić w ramach spotkań z handlowcami, aby za pomocą kilku prostych posunięć podnieść ich efektywność oraz zaangażowanie w trakcie spotkań.

Nie musimy szukać niecodziennych rozwiązań. Wystarczy wprowadzenie prostych reguł, takich jak:

• kultura wypowiedzi, nieprzerywanie sobie w trakcie wywodów,
• wyciszenie, a najlepiej również odłożenie wszystkich telefonów na czas omawiania służbowych kwestii w jedno, trudno dostępne miejsce,
• wyłączenie laptopów,
• przestrzeganie czasu przeznaczonego na poszczególne bloki tematyczne.

Jeżeli zarządzisz, że każdy przedstawiciel ma 10 minut na zaprezentowanie największych problemów, np. w pozyskiwaniu nowych klientów, to takiego czasu operacyjnego należy przestrzegać. Pamiętaj też, że musisz mieć dłuższą chwilę na to, aby zebrać wnioski i podsumować główne myśli. Być może po wypowiedziach i podsumowaniu zarządzisz krótką przerwę, a po niej burzę mózgów w celu znalezienia optymalnych rozwiązań,.To wszystko wymaga odpowiednich ram czasowych.

Zasady pomogą utrzymać zebranie w ryzach.