Savoir-vivre w sprzedaży: "Przesyłam ofertę w załączniku"
E-mail stał się tak powszechnym narzędziem w komunikacji biznesowej, że często nie zastanawiamy się specjalnie nad jego formą. Ważne, że szybko możemy załatwić sprawę z klientem. Tymczasem e-mail biznesowy jest jak list – powinien zachowywać wszelkie zasady oficjalnej komunikacji firma–firma czy firma–klient. Brak stosowania się do zasad netykiety w korespondencji z klientem może zostać negatywnie odebrany przez odbiorcę.
Korespondencja biznesowa oprócz swojego podstawowego celu – informowania o ofercie, promowania, sprzedawania, ma do spełnienia jeszcze jedno zadanie – buduje wizerunek handlowca oraz firmy. Niestety, bardzo często o tym zapominamy, pisząc e-maile do klientów.
Magia tytułu
Tytuł e-maila jest bardzo ważną kwestią, od której często zależy, czy wiadomość trafi do adresata i czy spotka się z jego zainteresowaniem. Warto zatem przemyśleć, jak zatytułujesz swojego e-maila, ponieważ tytuł spełnia rolę pierwszego wrażenia w komunikacji. Nie powinien być za krótki – tytuł typu „prośba”, „raport” nic nie mówi odbiorcy. Nie powinien być też zbyt długi, bo zniechęci adresata. Ponadto warto pamiętać, że niektóre programy pocztowe traktują wiadomości bez tematu jako SPAM.
Podstępny zwrot grzecznościowy
Jak rozpocząć e-mail? Jakich zwrotów grzecznościowych użyć? To pytania, z którymi zmaga się wielu z nas. Skąd takie dylematy, których z pewnością nie mielibyśmy, gdyby zamiast klawiatury komputera leżała przed nami kartka i długopis? Jak twierdzi prof. Małgorzata Marcjanik, korespondencja e-mailowa stanowi nowy gatunek, który jeszcze nie ustabilizował się pod względem formalnym, stąd trudno znaleźć opracowania dotyczące wyłącznie tej formy korespondencji biznesowej. Dominująca współcześnie tendencja do skracania dystansu między uczestnikami komunikacji, znajduje swoje odzwierciedlenie właśnie w e-mailach. Często przenosimy zachowania właściwe korespondencji prywatnej na korespondencję biznesową, mieszając styl potoczny ze stylem oficjalnym czy wręcz urzędowym. Dlatego – biorąc pod uwagę brak jasno sprecyzowanych reguł pisania e-maili biznesowych – warto stosować w tego typu korespondencji zasady savoir-vivre'u, które obowiązują w korespondencji tradycyjnej1.
Zwrot grzecznościowy w e-mailach biznesowych jest obowiązkowy. Jego forma zależy od tego, do kogo się zwracamy. Gdy wysyłamy e-maila do osoby wyższej rangą, prawidłową formą (z punktu widzenia zasad savoir-vivre'u korespondencji biznesowej) jest oficjalny zwrot powitalny: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. W bardzo oficjalnych sytuacjach (gratulacje, zaproszenie itp.) należy dodać do ww. zwrotu nazwę tytułu czy stanowiska, np. Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Dyrektor. Dopuszcza się stosowanie form zawierających zwroty typu Szanowny Panie, Szanowna Pani + imię odbiorcy w sytuacji, gdy jest to kontynuacja wcześniejszej korespondencji i jej odbiorca wyraził na to zgodę. Inne formy rozpoczynania e-maila biznesowego raczej nie powinny być stosowane.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
