Ponadczasowe reguły produktywności

Oto one:

• Prawo Parkinsona.
• Zasada Pareto.
• Reguła strefy wpływu.

Dlaczego warto się kierować powyższymi regułami produktywności? Ponieważ są:

• OBIEKTYWNE – istnieją bez względu na opinie na ich temat: twoje, innych ludzi, nawet ekspertów.
• NIEZALEŻNE – żadne okoliczności ani osoby nie mają wpływu na ich działanie.
• UNIWERSALNE – działają zawsze i wszędzie, na każdą osobę i w każdej możliwej sytuacji.
• PONADCZASOWE – nie podlegają przemianom kulturowym, technologicznym ani jakimkolwiek innym.

Najgorsze praktyki w zakresie praw i zasad produktywności

Odpowiedz sobie szczerze, z którymi złymi praktykami się identyfikujesz, i zaznacz je.

1. Najpierw załatwiam sprawy najpilniejsze, bo wydaje mi się, że te sprawy są automatycznie najważniejsze.
2. Załatwienie sprawy ważnej i trudnej odkładam do momentu, kiedy będę mieć spokojną głowę, żeby się skoncentrować i wolną godzinę, żeby się tym zająć.
3. Kiedy działam w pośpiechu i w stresie z powodu nadmiaru zadań, najpierw załatwiam wiele szybkich spraw, by mieć poczucie, że już dużo zrobiłem/am.
4. Sam(a) nie określam sobie terminów realizacji własnych zadań, bo mam już wystarczająco dużo terminów narzuconych przez innych.
5. Odkładam na później sprawy ważne, ale mniej pilne, bo inaczej nie jestem w stanie zdążyć na czas ze wszystkimi sprawami pilnymi.
6. Mam opinię perfekcjonisty(-tki), ponieważ do każdego zadania podchodzę z taką samą skrupulatnością i dbałością o szczegóły.
7. Mam podzielną uwagę, dlatego potrafię robić kilka rzeczy jednocześnie lub przeskakując z tematu na temat dosłownie co kilka minut.
8. Narzekam tak długo na sytuację, na którą nie mam żadnego wpływu, że brakuje mi już sił, żeby zająć się innymi sprawami.

Konsekwencje najgorszych praktyk w zakresie praw i zasad produktywności

1. Najpierw załatwiam sprawy najpilniejsze, bo wydaje mi się, że te sprawy są automatycznie najważniejsze.

Jeżeli ktoś pisze do ciebie maila, ponieważ bardzo mu zależy, żebyś „coś” dla niego zrobił(a), to raczej używa określenia, że jest to PILNE czy WAŻNE? Uczestnicy moich warsztatów twierdzą, że w zdecydowanej większości sytuacji, tzn. częściej niż 9/10, pada słowo PILNE! Dlaczego tak się dzieje? Bo nadawca wiadomości doskonale zdaje sobie sprawę, że słowo PILNE silniej cię zmobilizuje do zrobienia tego „czegoś” dla niego. Prawdopodobnie intuicja podpowiada nadawcy, że tak jak jemu się to często zdarza, twój mózg poganiany słowem PILNE wpadnie w pułapkę uznawania tych dwóch pojęć za równorzędne, czyli PILNE = WAŻNE. Jeżeli taka sytuacja będzie się powtarzać, w końcu zaczniesz się zajmować prawie wyłącznie sprawami najpilniejszymi, a nie najważniejszymi. A kiedy zajmiesz się najważniejszymi sprawami? Wtedy, kiedy staną się nie tylko najważniejsze, ale również najpilniejsze i już nie będzie można ich odłożyć na później. Nazywam to praktyką wykonywania zadań na ostatnią chwilę.

Zastanów się, proszę, i odpowiedz:

• Jakie bardzo ważne zadania zdarza mi się odkładać na ostatnią chwilę?
• Jakie ponoszę konsekwencje tego, że pracuję pod presją i w pośpiechu?
• Co może jeszcze mnie spotkać, jeżeli nie zdążę w terminie?

2. Załatwienie sprawy ważnej i trudnej odkładam do momentu, kiedy będę mieć spokojną głowę, żeby się skoncentrować i wolną godzinę, żeby się tym zająć.

Główna bohaterka powieści Margaret Mitchell „Przeminęło z wiatrem” Scarlett O’Hara miała zwyczaj mówić: „Pomyślę o tym jutro”. Dzięki odłożeniu na później czynności mniej pilnej, ale bardzo ważnej i zwykle także trudnej, można zaangażować się w aktualne zadania, przyjemniejsze, ale mniej ważne niż te odkładane. To definicja PROKRASTYNACJI.

Teraz czas na zadanie sobie kilku trudnych pytań:

• Jakie trudne złożone zadania odkładam w nieskończoność?
• Jakie to rodzi dla mnie konsekwencje podczas odkładania (czyli teraz)?
• Jakie to może rodzić dla mnie konsekwencje w przyszłości?

3. Kiedy działam w pośpiechu i w stresie z powodu nadmiaru zadań, najpierw załatwiam wiele szybkich spraw, by mieć poczucie, że już dużo zrobiłem(am).

To kolejna pułapka, w którą często wpada nasz umysł. Kiedy masz poczucie, że nie zdążysz z niczym, najpierw SZYBKO ogarniasz wiele SZYBKICH i prostych zadań, by SZYBKO odnieść wrażenie, że już dużo zrobiłeś(aś) i by SZYBKO odzyskać poczucie kontroli nad sytuacją. Jak sądzisz? Faktycznie masz kontrolę nad sytuacją?

Jeżeli szybko załatwiasz wiele szybkich spraw, założę się, że większość z nich będzie raczej z kategorii pilnych, ale niekoniecznie najważniejszych. Jeżeli moje założenie jest słuszne, to właśnie pakujesz się w jeszcze większą utratę kontroli nad sytuacją. Zaniedbujesz realizację najważniejszych spraw na rzecz tych najpilniejszych. Zgadza się? Ale nie przejmuj się (żart!). Taka sytuacja nie potrwa zbyt długo, bo rzeczy najważniejsze w pewnym momencie staną się również najpilniejsze i postawią cię pod ścianą – będziesz musiał(a) je zrobić szybko, może wręcz natychmiast?!

Przyszedł czas na zadanie samemu sobie kilku kolejnych trudnych pytań:

• Jak często wpadam w pułapkę nadrabiania czasu łatwymi, szybkimi zadaniami?
• Jak długo taki tryb nadrabiania czasu zwykle u mnie trwa?
• Jak mój tryb nadrabiania czasu wpływa na realizację zadań najważniejszych?
• Jak mój tryb nadrabiania czasu wpływa na rezultaty mojej pracy?

4. Sam(a) nie określam sobie terminów realizacji własnych zadań, bo mam już wystarczająco dużo terminów narzuconych przez innych.

Chyba słusznie zakładam, że tobie również brakuje czasu na zrealizowanie wszystkiego, czego pragniesz? Jeżeli tak jest, to znaczy, że stale BRAKUJE CI CZASU! A przecież sam(a) dokonujesz WYBORÓW, na co go przeznaczysz. Które zadania realizujesz kosztem których? Prywatne kosztem zawodowych czy odwrotnie? Ponad 90% uczestników moich warsztatów odpowiada, że prawie zawsze realizuje zadania zawodowe kosztem prywatnych. Dlaczego? Jaki czynnik sprawia, że tak się dzieje?

Chyba się nie pomylę, jeżeli stwierdzę, że większość twoich zadań zawodowych ma wyznaczony deadline, a w przypadku zadań prywatnych jest odwrotnie, czyli deadline mają tylko niektóre? Mamy zatem prostą odpowiedź, dlaczego zdarza ci się zaniedbywać część swoich prywatnych spraw. Nie wyznaczasz sobie nieprzekraczalnych terminów ich wykonania. A dlaczego nie wyznaczasz? Bo możesz nie wyznaczać! OK, każdy ma wolną wolę i decyduje w swoich sprawach. Ale zastanów się, proszę, przez chwilę. Sam nie określasz sobie terminów realizacji swoich zadań, bo twierdzisz, że masz już wystarczająco dużo terminów narzuconych ci przez innych. Czyli POZWALASZ INNYM NARZUCAĆ CI, co masz robić? Czyli realizujesz PRIORYTETY INNYCH, a zaniedbujesz swoje?

Zadaj sobie znowu kilka trudnych pytań:

• Jak często w tygodniu nie realizuję bardzo ważnych swoich zadań z powodu braku czasu?
• Jakie bardzo ważne swoje zadania chciał(a)bym w końcu zrealizować?
• Jakie są konsekwencje tego, że nie realizuję swoich bardzo ważnych zadań we właściwym terminie lub wcale? Co tracę?

5. Odkładam na później sprawy ważne, ale mniej pilne, bo inaczej nie jestem w stanie zdążyć na czas ze wszystkimi sprawami pilnymi.

Mechanizm tej złej praktyki jest bardzo podobny do praktyki opisanej w pkt 1. Ale przyczyny powstawania tych dwóch złych praktyk się różnią, a to powoduje konieczność zastosowania różnych metod rozwiązania tych dwóch problemów. O ile w przypadku złej praktyki z pkt 1: wykonywania zadań na ostatnią chwilę przyczyną jest nawyk działania pod presją czasu, co powoduje, że dana osoba wręcz potrzebuje tej presji jako motywatora do działania, o tyle w przypadku złej praktyki z pkt 5 odkładanie na później spraw mniej pilnych jest spowodowane chęcią UNIKNIĘCIA NADMIERNEJ PRESJI CZASU i potrzebą jak najszybszego wykonania wszystkich pilnych spraw, zanim staną się SUPERPILNE. Nazywam to praktyką ulegania presji pilności, aby uniknąć presji pilności. Tak! To nie błąd w druku. Brzmi nielogicznie? Zgadza się, ponieważ jest to nielogiczna, zła praktyka.

Odpowiedz teraz na kilka pytań, które pomogą ci stwierdzić, czy twoja determinacja jest na tyle silna, by skutecznie zabrać się do zmiany tej praktyki:

• Jak często wpadasz w błędne koło wykonywania samych pilnych spraw?
• Oszacuj w procentach, ile czasu średnio w ciągu dnia zajmujesz się pilnymi sprawami?
• Jakie bieżące konsekwencje przynosi ci realizowanie głównie lub wyłącznie pilnych spraw?
• Jakie mogą być odległe – po tygodniach, miesiącach, latach – konsekwencje realizowania przez ciebie głównie lub wyłącznie pilnych spraw?

6. Mam opinię perfekcjonisty(-tki), ponieważ do każdego zadania podchodzę z taką samą skrupulatnością i dbałością o szczegóły.

Ja sam od czasu do czasu wpadam w pułapkę zbędnego perfekcjonizmu – oto przykład.

W przypadku większych projektów szkoleniowych nie działam sam jako trener, ale powołuję zespół projektowy i przydzielam role. W latach 2018–2019 moja firma realizowała duży projekt szkoleniowo-wdrożeniowy z efektywności osobistej oraz efektywności lidera dla międzynarodowej grupy spółek logistycznych. W zespole projektowym po naszej stronie były trzy osoby, w tym ja. W trakcie realizacji projektu doszło do banalnej sprzeczki na temat właściwej formy przygotowania tabeli danych do raportu dla klienta. Jestem znany w moim zespole jako fan tabelek robionych w programie do prezentacji slajdów i jak typowy trener ślicznie wam opracuję graficznie w ten sposób każdą tabelkę. Potrafię taką tabelkę cyzelować przez kwadrans albo dłużej. Dlaczego? Bo lubię to robić! Druga osoba w zespole, patrząc na moje cyzelowanie, skwitowała to tak: „Po co się tak męczysz z tą tabelką? Marnujesz mnóstwo czasu! Do szybkiego tworzenia tabelek są arkusze kalkulacyjne. Masz tu od razu gotowe formuły liczące”. Miała rację? Oczywiście, że tak. Ona lubi używać arkusza kalkulacyjnego i się na tym zna, a ja niestety, wręcz przeciwnie. Na to włączyła się trzecia osoba z zespołu: „Powinniśmy zrobić tabelkę w edytorze tekstów, bo tak będzie najbardziej profesjonalnie i estetycznie”. Dlaczego tak powiedziała? Bo lubi pracować w edytorze tekstów.

Każdy z nas chętnie marnuje trochę czasu na rzeczy, które po prostu lubi robić. Warto sobie z tego zdawać sprawę i trzymać ten czas pod kontrolą.

Zastanów się, proszę, i odpowiedz na pytania:

• Jak często potrafisz się zapomnieć i być bardziej perfekcyjny(a), niż jest to wymagane?
• Oszacuj w procentach, ile czasu marnujesz na zbędny perfekcjonizm?
• Jak oceniasz konsekwencje nadmiernego perfekcjonizmu dla twojej efektywności – zawodowej i prywatnej?

7. Mam podzielną uwagę, dlatego potrafię robić kilka rzeczy jednocześnie lub przeskakując z tematu na temat dosłownie co kilka minut.

Czas najwyższy na obalenie mitu całkowitej podzielności uwagi. Wieloośrodkowe badania obrazowania ludzkiego mózgu w rezonansie magnetycznym wykazały ponad wszelką wątpliwość, że mózg ludzki NIE MA CAŁKOWITEJ PODZIELNOŚCI UWAGI. Nie bez powodu użyłem określenia „całkowitej podzielności uwagi”.

Badania w rezonansie magnetycznym obrazów ludzkiego mózgu, również z wykorzystaniem paramagnetycznych środków kontrastowych podawanych do naczyń krwionośnych, pozwalają analizować przepływ krwi w poszczególnych częściach mózgu. W obszarach, w których zachodzą w danej chwili intensywne procesy myślowe, obserwuje się zwiększony przepływ krwi, a co za tym idzie, zwiększone zużycie tlenu i glukozy. Dzięki zróżnicowaniu przepływu krwi w poszczególnych częściach mózgu w technice funkcjonalnego rezonansu magnetycznego (fMRI) po prostu widać, w jakim miejscu mózgu toczą się w danej chwili wzmożone procesy myślowe. Jakie wnioski płyną z obecnie dostępnych wyników badań? W przypadku każdego z badanych ludzkich mózgów obserwowano to samo zjawisko. Podczas równoczesnego angażowania mózgu w dwa niezależne od siebie procesy myślowe wymagające skupienia uwagi następowało wzajemne podkradanie sobie krwi przez dwa zaangażowane w tę pracę obszary. Niejako konkurowały one ze sobą o dodatkowy dopływ krwi, tlenu i glukozy. W rezultacie żaden z nich nie był optymalnie ukrwiony, co skutkowało obserwowanym spadkiem koncentracji w obu obszarach mózgu o co najmniej 30%. Te same badania wykazały, że mózg radzi sobie z sytuacją podwójnej lub nawet wielorakiej stymulacji poprzez szybkie przeskakiwanie z jednego procesu myślowego do innego, czasem nawet co kilkanaście, kilkadziesiąt sekund. Ale w sytuacji przeskakiwania pomiędzy różnymi procesami myślowymi zaobserwowano jednocześnie znaczny spadek koncentracji, a co za tym idzie spadek efektywności wykonywanych zadań i wzrost liczby popełnianych błędów. Nazywam to praktyką równoczesnego przypalania dań na wszystkich palnikach.

Zastanów się, proszę, jak często ulegasz złudzeniu podzielności uwagi i odpowiedz sobie na pytania:

• Jak często próbuję zrobić kilka rzeczy naraz wymagających mojego skupienia?
• Jak taka próba robienia kilku rzeczy naraz wpływa na moją efektywność?
• Jak robienie kilku rzeczy naraz wpływa na liczbę i rodzaj błędów, które popełniam?

8. Narzekam tak długo na sytuację, na którą nie mam żadnego wpływu, że brakuje mi już sił, żeby zająć się innymi sprawami.

Przypomnij sobie jedną z tych niekończących się dyskusji w biurze:

• te nowe przepisy, dotyczące... są kompletnie bez sensu!
• konkurencja jest tańsza, więc my nie mamy szans...
• klienci są coraz bardziej roszczeniowi i nielojalni...

Dyskusja toczy się 15, 30, 45 minut... i dochodzisz do wniosku, że kompletnie nic z niej nie wynika! No może jedna rzecz – że wszyscy, którzy w niej brali udział, zmarnowali dużo cennego czasu! Nazywam to praktyką wyuczonego zbiorowego narzekania. Ma to sens?

Zastanów się przez chwilę nad efektami takich rozmów. Pomogą ci następujące pytania:

• Jak często bierzesz udział w takiej dyskusji? Raz w tygodniu? Częściej?
• Ile czasu w skali tygodnia marnujesz na udział w bezproduktywnych dyskusjach?
• Jak oceniasz swój poziom energii do pracy po takiej dyskusji? Nie zmienia się? Wzrasta? Spada?