Jak skutecznie komunikować się z szefem w trudnych sytuacjach?

Umiejętność rozmowy z szefem o rzeczach trudnych wpływa na poprawę własnej efektywności, satysfakcję z pracy, ale również na kontakty z przełożonym. Jeśli odbierasz swojego przełożonego jako osobę nie tylko godną zaufania i kompetentną, ale również zawsze chętną do wsparcia i poszukiwania najkorzystniejszych rozwiązań, to dylemat, czy należy informować go o napotkanych trudnościach oraz w jaki sposób to zrobić, nie będzie istniał.

Jeśli odczuwasz obawę, lęk lub strach przed taką rozmową, może to destrukcyjnie wpływać na twoją pracę, współpracę w zespole i osiągane wyniki. Niestety na to, jaki jest twój szef, nie masz wpływu. To, na co natomiast wpływ masz, to twoje nastawienie, umiejętności i sposób poruszania wymagających tematów i zachowania w trudnych sytuacjach. Wobec tego, co należy robić i czego unikać, by skutecznie komunikować się z szefem? Poniżej znajdziesz kilka wariantów takich rozmów.

Jak rozmawiać z szefem?

Zdarzają się relacje z przełożonym, które przenoszą się na grunt prywatny, poza pracę. Niezależnie jednak od stopnia spoufalenia się, miejsca spotkań czy poruszanych w rozmowie tematów szef zawsze nim pozostanie. Niezależnie od tego, że w danym momencie nie wykonujemy jego polecenia, a jedynie wspólnie pijecie kawę – zależność nadal istnieje. To tu pojawia się najczęstszy błąd pracownika – nadmierne spoufalanie się podczas nieformalnych spotkań, na przykład wyjazdów integracyjnych czy wyjść po pracy. Dlaczego jest to błąd, który ma ponadto przełożenie na kontakty w pracy? Otóż nasz mózg pracuje w dość nieskomplikowany sposób – nie ma on umiejętności odseparowania wyobrażeń o danej osobie wobec różnych miejsc i czasu. Każdy rodzaj interakcji z daną osobą, w realiach służbowych, w miejscu pracy czy w realiach pozasłużbowych, podczas prywatnej rozmowy odczytuje w jeden, całościowy obraz. Na tej podstawie kształtuje sobie pogląd i tryb zachowań wobec danej osoby. Co wobec tego robić, aby nie doprowadzać naszego umysłu do konfuzji? Zasada złotego środka jest najlepsza. Bez odchyleń w żadną ze stron należy zachowywać umiar w kontaktach, poruszanych tematach, by z wyczuciem się zintegrować z szefem, ale nie przekroczyć granicy prywatności.

Jak rozmawiać z trudnym szefem?

Na początek należy ustalić, kim jest „trudny szef”. Otóż jest to osoba, która epatuje swoją pozycją oraz podkreśla hierarchiczność relacji. Zdarza się, że wykorzystuje przewagę swojej pozycji w sposób, który odbiega od norm. Taki przełożony nie będzie towarzyski, uprzejmości nie są jego mocną stroną, a więc finalnie kontakt i komunikacja bywają utrudnione. Pytania, które są kierowane w jego stronę bywają zbywane. Mimo że w obliczu norm prawnych i prawa pracy nie można mu niczego zarzucić, to współpraca nie należy do najprzyjemniejszych i najspokojniejszych. Jak wobec tego rozmawiać z takim przełożonym?

Pamiętaj, że oprócz tematów, które zgłaszasz swojemu szefowi ma on szereg swoich własnych obowiązków, nad którymi musi się pochylić. Stąd pierwsza rada – szanuj czas, zarówno swój, jak i szefa. Jeżeli przychodzisz do przełożonego z kolejnym błahym pytaniem, nie będzie to dobrze wpływać na relację podwładny–przełożony.

Można byłoby uniknąć tych sytuacji, gdybyś uważnie słuchał podczas spotkania zespołowego. Ważne jest nie tylko pokazanie szefowi, że szanujemy jego czas, ale również że wykazujemy zaangażowanie. Częste dopytywanie o tę samą kwestię nie wzbudza w nim takiego przekonania. Wniosek? Uważne słuchanie i zaangażowanie to kluczowe umiejętności, ale nie jedyne. By doszło do efektywnych rozmów z wymagającym szefem, należy pracować nad całokształtem relacji. Do tego zalicza się wykonywanie poleceń, dotrzymywanie terminów, zgłaszanie problemów, jeśli występują, a nie ukrywanie ich oraz raportowanie swoich wyników, tak aby szef miał o nich wiedzę.

Bywają pracownicy, którzy z trudem godzą się z narzucaniem odgórnie zasad i stylu pracy. W hierarchicznym układzie może to powodować konflikty lub utrudniać komunikację. Jeśli polecenia szefa są wykonywane zgodnie z wytycznymi, ma on poczucie dobrze wykonanej pracy – zarządzania zespołem. Jest to świat modelowy, rzeczywistość jednak pokazuje, że nie zawsze jest to możliwe, nie zawsze szef ma również rację. Co wtedy?