Aby raporty nie zabierały cennego czasu...

Raportowanie rzeczywiście nie cieszy się estymą – ani wśród handlowców, ani wśród ich szefów. Jest to jednak bardzo ważna część zarządzania. Warto rozprawić się z dwoma raportowymi stereotypami.

1. Tego przecież nikt nie czyta – przez wiele lat pracy jako zarządzający sprzedażą bardzo często słyszałem taki właśnie argument, za pomocą którego handlowcy chcieli przekonać mnie do bezsensowności raportowania. Jakby jego pochodną było przekonanie, że skoro nikt nie czyta, to nie jest ważne, co się w nim znajduje. Stąd już tylko krok od sprawozdawczości pełnej fantazji handlowców. Otóż ja czytałem. I to nawet dosyć dokładnie. Wiem, że inni szefowie sprzedaży też czytają. Skąd zatem taki stereotyp? Można to widzieć w kategorii wymówki – skoro nie czytają, to po co pisać, albo umotywowania dla własnej małej aktywności – wiele razy w raportach przedstawiałem pomysły, ale nigdy nie zostały zastosowane, pewnie nikt tego nie czytał. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że to właściwie zupełnie nieistotne. Skoro bowiem przesłanie raportu jest obowiązkiem, to należy go wypełnić. I tyle. Rzetelnie, zgodnie z wiedzą i faktami. Nie ma sensu marnować czasu na jałowe rozmyślania, co się dalej dzieje z raportem.
2. Handlowcy wypisują bzdury w tych raportach – ten stereotyp jest jakby odwróceniem pierwszego. To szefowie często mają takie pełne nieufności podejście do otrzymywanych danych. Po części wynika to z ich własnych doświadczeń z czasów, gdy sami byli sprzedawcami, po części ze stosowanej dosyć powszechnie zasady ograniczonego zaufania. Może też być efektem słabego rozeznania rynku przez przełożonego, syndromu świata widzianego zza biurka. Jak każdy stereotyp, ten także jest prawdziwy tylko w pewnym stopniu, częściej wynika z tego, co opisałem powyżej. Każdy, tworząc raport, narażony jest na pokusę jego upiększenia, pokazania swoich wyników lepszymi niż są. Doświadczony szef bardzo szybko to dostrzeże. Wystarczy pokazać autorowi niekonsekwencję, konfabulację, by już więcej tego nie robił.

Jak na dłoni widać wspólną cechę obu tych stereotypów. Powodują skupienie się na kwestiach pobocznych, przypuszczeniach, a nie na meritum. Ich skumulowanie to już prawdziwa katastrofa, bo cały ciężar dyskusji przenosi się z analizy wyników na to, kto, co i jak powiedział i zaraportował. A stąd już bardzo blisko do chaosu.