7 zasad tworzenia przejrzystego raportu dla przełożonych

Raportowanie to krwioobieg działu sprzedaży. To strumień informacji, od którego często zależy zarówno bieżąca polityka firmy, jak i przyszła strategia. Dobrze poinformowany decydent ma szansę podjąć dobre decyzje, a źle taką szansę traci. W artykule postaram się pokazać, jak i co raportować.

Analizując tematykę związaną z raportowaniem przełożonemu przypomniałem sobie anegdotę przypisywaną carowi Piotrowi I, który podwładnego opisał następująco: „Podwładny powinien przed obliczem przełożonego mieć wygląd lichy i durnowaty, tak, by swoim pojmowaniem sprawy nie peszyć przełożonego”. Na szczęście żyjemy w innych czasach niż imperator, zatem podwładny powinien dogłębnie znać temat, który referuje, a już na pewno nie powinien wyglądać durnowato. Powinien również wiedzieć, co i jak raportować. Najczęściej raporty, których używa się w firmach, są zestandaryzowane, co ułatwia ich wypełnianie. Są jednak sytuacje, w których podwładny musi sporządzić indywidualny raport, zupełnie inny od codziennych. Wtedy przyda się swoista instrukcja obsługi, jak taki dokument sporządzić i na co zwrócić szczególną uwagę.

[1] Przejrzysta forma

Na początek coś wydawałoby się prostego – raport musi być przejrzysty i czytelny. Można sformułować taką zasadę, że im mniej formy, tym więcej treści i odwrotnie. Jeśli jest mało danych lub raportowane wyniki nie są zadowalające, to pojawiają się dodatkowe tabele, wykresy i prezentacje. Często wykorzystuje się przy tym dużo przyciągających uwagę kolorów. W efekcie dosyć trudno skupić się na treści. Jeśli jest to zamierzone działanie, odbiorca raportu bardzo szybko się zorientuje i odeśle go autorowi do poprawy.

Ważny jest też język, którym się pisze. Sformułowania powinny być jasne, precyzyjne i pozbawione ozdobników. Treść należy tak sformułować, aby czytający łatwo mógł znaleźć te informacje, które są mu potrzebne. Niedopuszczalne są zbędne dygresje i odchodzenie od meritum zagadnienia. Raport ma pokazać, jak zostało wykonane zadanie i jakie z tego płyną wnioski.

Nie tylko prawidłowy stosunek formy do treści jest ważny, lecz także techniczne aspekty, takie jak ujednolicony typ i wielkość czcionki, akapity, numeracja stron i rozdziałów. To wszystko sprawia, że tekst jest wizualnie spójny i nie nastręcza trudności w odbiorze.

[2] Logiczna konstrukcja

Jeśli pamiętamy ze szkoły, jak powinno być zbudowane opowiadanie, to z konstrukcją raportu też sobie poradzimy. Dla przypomnienia: opowiadanie to wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Z raportem jest podobnie. Na początku powinniśmy zawrzeć opis, czego raport dotyczy, potem dane i wskaźniki, a następnie wnioski i sposoby realizacji. Wszystkie części powinny być wizualnie wyróżnione (akapit, numer, pogrubienie), natomiast treść danej części powinna wypływać z poprzedniej. Bardzo ważne są wnioski. Powinny być racjonalne, mieć potwierdzenie w wynikach i stanowić podstawę do określonych działań. Raport należy zakończyć propozycją dwóch–trzech rozwiązań oraz rekomendacją najlepszego z nich.

Co najważniejsze, raport powinien być tworzony od ogółu do szczegółu, nie na odwrót. Dzięki temu najlepiej pokażemy problem, jego analizę i sposób rozwiązania. Taka forma jest również przejrzysta w odbiorze dla czytającego. Co więcej, pokazuje znajomość rzeczy, dokładność pracy i przywiązanie do precyzyjnego opisu zarówno stanu faktycznego, jak i proponowanego rozwiązania.