Analiza efektywności działań w regionie sprzedaży

Systemy rozliczania wyników w danym regionie sprzedaży, w zależności od firmy przyjmują bardzo różne formy. W niektórych przedsiębiorstwach funkcjonują zautomatyzowane systemy IT do wyznaczania tras, optymalizacji codziennych planów pod względem przebytych kilometrów, ważności klientów, najlepszych leadów, a następnie mierzenia wszystkiego wskaźnikami. Aplikacja często podpowiada, na jakie zamówienia od poszczególnych klientów można liczyć i gdzie szukać przestrzeni do działania, aby osiągnąć plan. Inne firmy z kolei opierają się na Excelu, Wordzie lub zwykłej kartce. Jak się w tym odnaleźć?

Efektywny czas sprzedaży

W każdym systemie wyznaczania celów i mierzenia efektów można znaleźć wspólne elementy. Zastanów się nad trzema czynnikami efektywności:

• A – ilość czasu spędzanego nad aktywną sprzedażą, w porównaniu do czasu spędzanego nad aktywnościami niesprzedażowymi;
• B – ilość czasu spędzanego z właściwymi klientami;
• C – ilość czasu poświęcanego na właściwe działania u klienta.

Każdą z tych wielkości należy oszacować wg omówionych w artykule kryteriów. Poniżej przykład z firmy FMCG, w której pracowałem wspólnie z handlowcami nad poprawą efektywności czasu sprzedaży.

Przykład:

• A = 70%,
• B = 60%,
• C = 70%.

Oznacza to, że handlowcy 30% czasu przeznaczali na aktywności niezwiązane ze sprzedażą. Czas typowo sprzedażowy tylko w 60% był wykorzystywany na dotarcie do właściwych klientów. Z kolei 30% działań prowadzonych u tych klientów było niewłaściwe.

A x B x C = 0,7 x 0,6 x 0,7 = 0,30,

co oznacza, że handlowiec ma jeszcze potencjalnie 70% czasu do wykorzystania, gdyby nie spędzał części dnia nad niepotrzebnymi zadaniami, a czas sprzedażowy poświęcał na właściwych klientów i właściwe działania. Jest to tzw. rezerwa prosta, która oczywiście nie pokrywa się w liniowy sposób z potencjałem sprzedaży, pokazuje jedynie, gdzie można podnieść swoją efektywność.

A - Aktywna sprzedaż

Jest wiele różnych badań pokazujących, jak w firmach wykorzystywany jest czas handlowca. Warto zrobić rachunek sumienia i sprawdzić, ile rzeczy, którymi się zajmujesz w pracy, nie jest związanych wprost ze sprzedażą.

Wskazówka

Posegreguj przygotowywane przez ciebie raporty na te, które mają bezpośredni, pośredni i niezauważalny wpływ na sprzedaż. Pamiętaj, że niektóre z nich powstały dawno temu i tak naprawdę nikt ich nie czyta, a wykonywane są jedynie z przyzwyczajenia. To źródło nikomu już niepotrzebnych informacji. Przedyskutuj sens ich przygotowywania z przełożonym.

Zakładam, że twojemu przełożonemu zależy na tym, abyś większość swojego czasu pracy poświęcał na aktywną sprzedaż. Przekazując pewne obowiązki pracownikom wsparcia (wprowadzanie zamówień, rozwiązywanie problemów klientów) i rezygnując z opracowywania niepotrzebnych raportów i spotkań firmowych, możemy podnieść czas aktywnej sprzedaży np. do 90%.