Savoir-vivre podczas kolacji biznesowej

Wiele rozmów o interesach prowadzi się poza firmą, a najważniejsze decyzje często zapadają nie w gabinetach i biurach, lecz w zaciszu restauracji podczas biznesowych spotkań, np. kolacji. Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się na początku czy też na zakończenie procesu negocjacji, mniej formalne okoliczności pomagają zacieśniać relacje z kontrahentem. Warto wcześniej zapoznać się z obowiązującą etykietą, aby nie popełnić gafy i tym samym nie zamknąć przed sobą drogi do podpisania intratnych kontraktów.

Organizator biznesowej kolacji

Na organizatorze spoczywa wiele obowiązków, o których warto pomyśleć jeszcze przed złożeniem zaproszenia:

Wybór odpowiedniej restauracji

Nie jest to łatwe zadanie. Należy wziąć pod uwagę zarówno jakość podawanych potraw, jak i panującą w lokalu atmosferę oraz jego styl. Ważne, żeby zaproszeni czuli się komfortowo. Unikajmy pytania gościa, gdzie chciałby się spotkać. To niepotrzebny stres, szkodzący atmosferze jeszcze przed rozpoczęciem spotkania, ponieważ osoba zapraszana może nie znać restauracji (zwłaszcza jeśli nie mieszka w tym samym mieście) lub po prostu w nich nie bywać, nie wie też, jaką kwotę planujemy przeznaczyć. W lepszym tonie będzie zadanie pytania o rodzaj kuchni, którą preferuje nasz potencjalny kontrahent, a organizacją zająć się już samodzielnie lub zdecydować się na restaurację z szerokim menu. Warto wybrać się wcześniej do lokalu, sprawdzić jakość podawanych potraw, ich ceny oraz usytuowanie stolików i poziom hałasu, który mógłby zakłócić rozmowy.

Rezerwacja

Idealny stolik, rezerwowany z myślą o spotkaniu biznesowym, powinien zapewniać komfort swobodnej rozmowy oraz dyskrecję, a zatem być usytuowany w cichym miejscu, zdecydowanie nie przy wejściu oraz nie na drodze do toalety ani do kuchni. Maszerujący za plecami kelnerzy lub inni goście nie sprzyjają biznesowym rozmowom.

Zaproszenie

Istotne jest jasne sformułowanie informacji, kto jest stroną zapraszającą oraz jaką formę ma spotkanie. To rozstrzyga wiele kwestii, np. kto płaci za kolację czy jaki strój będzie najodpowiedniejszy. Podstawowe informacje to:

• zapraszający (sam czy z żoną, współpracownikiem, partnerem biznesowym);
• zapraszany (ponownie – sam czy z żoną, współpracownikiem, partnerem biznesowym);
• forma spotkania (śniadanie, obiad, koktajl, kolacja), od której zależą czas oraz strój;
• miejsce (dokładny adres);
• data i godzina.

Pojawienie się na miejscu

Organizator spotkania zobowiązany jest przybyć na miejsce 15 minut przed ustalonym czasem, aby spokojnie sprawdzić, czy wszystko jest gotowe, oraz poczynić wstępne uzgodnienia z kelnerem. Zamówienie należy złożyć po przybyciu gości, ale czekając, możemy sobie pozwolić na coś do picia, np. wodę lub kawę. Jeśli z jakiegoś powodu organizator i gość przybywają na miejsce spotkania w tym samym czasie, powinno się przepuścić gościa, prosząc kelnera o wskazanie miejsca rezerwacji.

Rola doradcy

Organizator kolacji powinien potrafić doradzić partnerowi/gościowi, w czym specjalizuje się dana restauracja i jakiego dania warto spróbować. Zawsze to gość składa zamówienie jako pierwszy. Organizator sam powinien już być zdecydowany, co wybierze i nie zastanawiać się zbyt długo ani nie prosić kelnera o opisywanie kolejnych pozycji (na takie ustalenia z kelnerem mamy czas przed przyjściem gości).

Punktualność

Punktualność w biznesie to podstawa. W dzisiejszych czasach spóźnianie się i tłumaczenie korkami to oznaka braku szacunku. Jest ono niedopuszczalne w przypadku organizatora kolacji, natomiast jeśli jesteśmy gościem, spóźnienie do 10 minut kwitujemy krótkim „Przepraszam za spóźnienie”, a jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że spóźnimy się bardziej, obowiązkowo powiadamiamy o tym stronę czekającą.