"Ratunku, niech ktoś mnie stąd zabierze..."

Jeśli jesteś menedżerem, to jestem przekonany, że niejeden raz brałeś udział w spotkaniu, podczas którego zadawałeś sobie pytania: Po co tu jestem? Po co w ogóle to spotkanie zostało zorganizowane? Być może naprawdę nie miało ono sensu, a może akurat to nie było spotkanie dla ciebie lub po prostu było słabo zorganizowane i poprowadzone. Od menedżerów oczekuje się wielu umiejętności. Mają sprawnie zarządzać, motywować, analizować sytuację, wyciągać wnioski i kreślić plany, jak rozwijać firmę, a potem w większości przypadków zwołują potwornie nudne i nieefektywne spotkanie, na którym będą o tym wszystkim opowiadać i tracić czas swój i współpracowników.

Jeśli nie chcesz działać w taki sposób, a zamiast tego wolisz prowadzić nie tylko efektywne, lecz także ciekawe spotkania, zapraszam do skorzystania z kilku praktycznych wskazówek.

1] Określ jasny cel spotkania

Organizując jakiekolwiek spotkanie, odpowiedz sobie na najprostsze i jednocześnie najważniejsze pytanie: Po co to robię?

Wydaje się oczywiste i trywialne? Cóż, zazwyczaj właśnie na podstawach można najłatwiej polec.

Zastanów się, jaki jest cel spotkania i z jakim rezultatem chcesz je zakończyć. Jeśli chcesz np. przekazać jakąś informację lub opowiedzieć o nowym pomyśle na rozwój, zastanów się, czy spotkanie jest najlepszym rozwiązaniem. Być może wiadomość e-mail załatwi sprawę równie dobrze i dużo szybciej.

Określając cel, zadbaj, by mieścił się w jednym zdaniu i by był jasny nie tylko dla ciebie, ale również dla wszystkich pozostałych uczestników.

2] Zaproś właściwe osoby

Częstym błędem jest zapraszanie połowy firmy, bez przemyślenia, czy każda osoba coś wniesie i czy jest niezbędna. Ważne, by w spotkaniu brały udział wyłącznie osoby, które dadzą merytoryczny wkład, a także by były na nim z powodu swoich kompetencji w poruszanym obszarze, a nie tylko z powodu pełnionej w firmie funkcji.

Zastanów się również, które z osób stanowią realne wsparcie podczas spotkań, a które raczej utrudniają pracę. Nie ma sensu ukrywać, że w każdej firmie są ludzie nastawieni na szukanie rozwiązań i tacy z podejściem „nie da się”.

Jeśli to nie jest konieczne, nie zapraszaj tego drugiego typu współpracowników. Nie dość, że utrudnią pracę tobie jako moderatorowi, to zniechęcą do aktywności innych uczestników. Wasza praca będzie mniej efektywna, a chęć uczestnictwa w kolejnych spotkaniach z pewnością się obniży.

Nie przesadzaj też z liczbą uczestników. Jeśli organizujesz krótkie spotkanie, podczas którego tylko przekazujesz jakieś informacje, to grupa może być dość liczna i nie wpłynie to negatywnie na jego przebieg.

Jeśli jednak chcesz pracować kreatywnie, szukać rozwiązań, organizujesz spotkanie typu mastermind, to postaraj się nie zapraszać więcej niż pięć osób. Powyżej tej liczby uczestników spotkanie będzie mało efektywne.

Jest wyjątek od tej reguły: jeśli masz kompetencje do prowadzenia warsztatów, możesz spróbować z grupą liczącą do 12 osób. Jest to już jednak typowy warsztat, wymagający ścisłego moderowania i będący dłuższą formą, trwającą od 2 do 8 godzin.