Przygotuj się do komunikowania zmian

Nie od dziś wiadomo i z pewnością nieraz już słyszałeś oraz doświadczyłeś tego, że zmiana to jedyna stała w biznesie. Możliwe, że postrzegasz ją jako szansę na rozwój firmy, sposobność uczenia się, budowania konkurencyjności na rynku. A może jesteś wśród tych, którzy wiedzą, że zmiany są nieuniknione, ale sami wolą ich nie doświadczać, bo większy komfort daje im praca w spokojnym, niezmieniającym się otoczeniu? Tak samo twoi pracownicy będą mieć różne postawy wobec zmian: lęk, bunt, ostrożność, ciekawość, gotowość na zmianę. U każdego z nas jedne postawy przeważają nad innymi i tworzą zbiór konkretnych zachowań. Obojętnie, którą postawę przyjmujemy, staramy się odnaleźć swoje miejsce w danej sytuacji. (…) Szefom przychodzi się mierzyć ze zmianą dość często, stąd warto wiedzieć, jak ją „ugryźć”, jak bezboleśnie przeprowadzić, by osiągnąć zakładany cel.

Jeśli zapowiadasz zespołowi jakąś zmianę, to – nawet gdy zakomunikujesz ją językiem korzyści, wskazując, jak cały zespół będzie miał szansę się rozwinąć, jak wzbogaci ona oferty firmy – będą osoby, które podzielą twój entuzjazm, ale wiele innych będzie wątpiło w sens tych działań. Zachowają się jak Zastałek i Bojek – „mali ludzie”, bohaterowie opowiadania Kto zabrał mój ser? Spencera Johnsona¹. Byli oni przyzwyczajeni do swego sera, znali jego smak i zawsze był on dostępny w tym samym miejscu labiryntu. Pewnego dnia ser zniknął. Zastałek nie chciał uwierzyć w to, co się stało, wręcz zignorował zmianę. Pełen lęku czekał na oddanie mu sera, bo wątpił w to, by nowy ser mógł mu kiedykolwiek przypaść do smaku. Myślał nawet, że to zniknięcie sera jest tymczasowe i gdy się bardzo postara, to w końcu ktoś mu go odda. O taką postawę nietrudno w zespołach. To właśnie Zastałkowie na informację o zmianie najczęściej odpowiadają (i to niekoniecznie w twojej obecności): „To się na pewno nie uda”, „Pewnie i tak z tego nic nie wyjdzie”, „Kolejny pomysł nie do zrealizowania, za tydzień i tak zmieni się koncepcja, więc nie ma sensu się przyzwyczajać”, często też milczą (pozornie, bo ta kwestia na pewno zostanie omówiona w kuluarach). I nie chodzi o to, że osoby te negują istotę zmiany, założenia projektu itp. One chcą chronić to, na czym im bardzo zależy, a mianowicie na utrzymaniu status quo, co daje im poczucie bezpieczeństwa.

Nieco inną postawą wobec zmiany wykazał się wspomniany Bojek. Jemu również na początku trudno było pogodzić się z tym, że nie ma sera, który tak bardzo mu smakował. Z czasem starał się jednak przystosować do zmiany, bo wierzył, że zmiany prowadzą ku lepszemu, że nie ma sensu analizować tego, co było, czekać, aż ktoś mu odda ser. Wiedział, że tamtego sera nikt już nie ma, wyruszył więc w zakamarki labiryntu na poszukiwanie nowego. Oczywiście lęk przed zabłądzeniem też się u niego pojawiał, ale Bojek wiedział, że obawa może motywować do działania. Wyszedł szybko ze strefy komfortu i dzięki temu to on panował nad sytuacją, a nie sytuacja nad nim. Zmienił swoje postępowanie i nawet śmiał się z siebie, ze swoich lęków, argumentów, które powstrzymywały go przed postawieniem pierwszego, najważniejszego kroku poza to, co było dotąd takie znajome. Bardzo często korzystam z tej opowiastki, pokazując różne możliwe postawy wobec zmian, pomagając zespołom „oswoić” zmianę, przejść przez ten proces bez lamentowania nad serem, którego już nie ma i nie będzie, i odważnie szukać nowego sera; a znajdując go, obwąchać, kawałek po kawałku zacząć poznawać nowy smak i po prostu się nim delektować.

Skąd się bierze opór przed zmianą?

Dla osób podobnych do Zastałka zmiana jest przeciwna logice, bo naraża na wyjście ze strefy komfortu. Jako lider zespołu musisz zaprowadzić ludzi tam, dokąd większość z nich nie chce iść. Kiedy komunikujesz, wprowadzasz zmianę, niejako zmuszasz ich do wejścia w nową sytuację, której nie znają, co do której są przekonani, że jest niepotrzebna. Odzywają się negatywne emocje, pracownicy przestają wierzyć, że działasz w ich interesie. Dotykasz tego, czego około 55% ludzi się boi (według modelu DISC to styl zachowania S – stały): utraty poczucia bezpieczeństwa, czyli zabierasz im to, czego szukają. Sytuacja dodatkowo jest trudna, bo często jesteś z tą decyzją sam, a oni mają z kim dzielić ten „trudny los”.

Wiele razy słyszałam od szefów, że oczekują od pracowników szybkiego zaadaptowania się do zmiany, a jeśli mają z tym problem, może nie pasują do organizacji. Ja patrzę na to w trochę inny sposób. Jak wspomniałam, lepiej raczej przyjąć, że wielu pracowników będzie się opierać zmianom, co wcale nie znaczy, że nie wpisują się w kulturę organizacyjną albo nie są dobrymi pracownikami. Jesteśmy różni i różnie reagujemy na zmiany. Zadaniem lidera jest zobaczyć, kogo ma w zespole, przyglądać się pracownikom, rozmawiać z nimi, badać ich styl zachowania, aby rozumieć, czego poszczególne osoby mogą potrzebować, żeby zaadaptować się do zmiany, i następnie na te potrzeby zareagować. Jedni będą czekać na wyzwania, inni będą szukać poczucia bezpieczeństwa, zapewnienia, że nic złego się nie dzieje, jeszcze inni będą chcieli możliwie dużo informacji o tym, na czym zmiana będzie polegać, i możliwości powrócenia do lidera z pytaniami. Jeśli tylko dostosujesz strategię wprowadzenia zmiany do profilu osobowościowego pracowników, zobaczysz, że odpłacą ci pełnym zaangażowaniem i lojalnością.