Proces zakupowy oczami klienta B2B: Mateusz Jonkowski - Tommy Cafe

Jak wygląda proces zakupowy w Pana firmie?

Każdy zakup, niezależnie od tego, czy dotyczy towaru, czy usługi, wynika z aktualnego zapotrzebowania naszej firmy. Dla wygody naszych działań dzielimy ten proces na zakupy dóbr dwóch kategorii. Pierwsza z nich dotyczy tych artykułów, które są stale potrzebne, tj. materiały biurowe, zaopatrzenie kuchni, surowce niezbędne do produkcji – w naszym przypadku: zielona kawa, opakowania itp. Druga kategoria to dobra wykorzystywane przy realizacji poszczególnych projektów: etykiety i gadżety, plakaty, usługi agencji hostess itp. Zakup poszczególnych towarów i usług przez daną osobę zależy od kategorii, której dotyczą. W naszej organizacji większością zakupów zajmuje się Starszy Specjalista ds. Zaopatrzenia. Jednak bardzo często proces zakupowy jest inicjowany przez kierowników działów, którzy zgłaszają potrzeby zakupowe wspomnianej powyżej osobie. W zależności od rodzaju zakupu i skali, jaką przyjmujemy, ostateczna decyzja należy do kierownika działu – w przypadku zakupów przeznaczonych na potrzeby tylko konkretnego działu, lub do starszego specjalisty ds. zakupów, który realizuje swoje zadania, opierając się na przyjętych wytycznych. Moim zadaniem jako kierownika ds. sprzedaży i marketingu jest zlecanie zapotrzebowania na dane towary i usługi związane z moim obszarem działalności. Jako przedstawiciel działu będącego na pierwszej linii kontaktu z naszymi klientami i kontrahentami jestem w stałej komunikacji z osobą odpowiedzialną za zakupy, gdyż są one ściśle związane z zakresem działań mojego działu.

Jakimi kryteriami kieruje się Pan przy wyborze dostawców?

Nasza firma stawia na pierwszym miejscu jakość obsługi klienta. Tego samego oczekujemy od naszych dostawców. Składa się na to wiele czynników. Przejrzystość oferty, szczegółowy opis, prezentacja usług/towarów, bez konieczności dopytywania o kluczowe kwestie, są bardzo istotne. Kiedy szukam danego produktu, już po pierwszej prezentacji oferty chcę wiedzieć, czy to jest to, czego szukam. Jeśli mam dodatkowe pytania, muszę łatwo nawiązać kontakt z biurem obsługi dostawcy i dzięki kompetentnej osobie uzyskać wszelkie informacje. Dla mnie forma kontaktu jest dowolna. Przy pierwszym – gorącym – kontakcie wybieram telefon, by doprecyzować pewne kwestie, a finalnie korzystam z maila lub formularza na stronie dostawcy. Doświadczenie nauczyło mnie, że cena nie jest najważniejsza i dlatego niejednokrotnie wybieramy dostawców oferujących te same produkty, ale po wyższej cenie. Wysoka jakość obsługi wiąże się również z całym zapleczem posprzedażowym. Czy mam kontakt z opiekunem, który jest wyznaczony do współpracy z moją firmą? Czy mogę liczyć na pomoc merytoryczną przy tworzeniu oferty sprzedażowej opartej na produktach oferowanych przez dostawcę? Jak długo muszę czekać na odpowiedź na moje pytania? Zdaję sobie sprawę, że pracownicy każdej firmy wykonują wiele zadań każdego dnia. Jednym z nich jest tworzenie ofert. Wolę, by ktoś dobrze zajął się moim zapytaniem, niż by w pośpiechu przygotował ofertę, niekoniecznie będącą odbiciem potrzeb mojej firmy. Stawiam na jakość, bo gdy dostawca też na to stawia – wybór jest prosty.