Prawa ręka menedżera. Test systemów do zarządzania projektami

Firmy, które muszą zajmować się wieloma projektami równocześnie, nie mogą polegać tylko na ludzkiej pamięci, żeby wszystko było właściwie zorganizowane. Z kolei próba zapanowania nad wszystkimi informacjami i terminami za pośrednictwem poczty e-mail jest – przynajmniej w kwestii produktywności – receptą na katastrofę. Jak zatem realizować projekty na czas i bez przekraczania budżetów? W tym celu zespoły specjalistów muszą nie tylko spisywać i zarządzać informacjami, ale też układać terminy, udostępniać dokumenty, jak również być w stałym kontakcie z odpowiednimi osobami, w tym z kontrahentami. Kiedy więc musimy zacząć traktować zarządzanie projektami na poważnie, warto – a nawet trzeba – rozważyć użycie oprogramowania stworzonego do tego celu. Nie są to drogie usługi, a ich zastosowanie może znacznie podnieść produktywność zespołu.

Jak działają systemy do zarządzania projektami?

Systemy do zarządzania projektami to obecnie najczęściej usługi online, działające bezpośrednio w przeglądarce WWW (tzw. wersja web). Po zalogowaniu się do takiego systemu użytkownik może sprawdzić status prac, dodać nowe pliki, zaznaczyć postępy, udostępnić materiały innym czy też wysłać wiadomość. Każdy system zapewnia ogólny podgląd wszystkich aktualnie realizowanych prac, jak również pozwala zagłębić się w detale związane z codziennymi zadaniami, wykonywanymi na rzecz poszczególnych projektów. Niektóre systemy oferują jeszcze dodatkowe funkcje służące do zarządzania innymi zasobami, np. budżetem czy wykorzystywanymi surowcami.

Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają automatyczne zmiany harmonogramów, gdy któreś z zadań nie zostanie ukończone w terminie. Kiedy tak się dzieje, system samodzielnie przesunie terminy innych, zależnych zadań. Automatycznie generowane są też raporty dla menedżerów, dzięki czemu mogą oni łatwo sprawdzić, kto ma obecnie za dużo zadań do wykonania, a komu można zlecić dodatkowe prace. Firmy, które lubią monitorować czas spędzany na realizowaniu zadań, również znajdą w takich systemach odpowiednie funkcje.

Warto podkreślić, że systemy do zarządzania projektami są stworzone właśnie do projektów. Na rynku znajdziemy wiele innych usług online, które poniekąd nadają się do pracy z projektami, ale są to inne narzędzia, określane np. systemami do zarządzania zadaniami (ang. task management systems). System do zarządzania projektami pozwala na tworzenie profesjonalnych projektów, gdzie każdy z nich ma datę początkową i końcową, a także można wyznaczyć konkretne cele i listy zadań. Dla przykadu: budowa domu to projekt, stworzenie nowej strony WWW to projekt, natomiast utrzymywanie działającej strony nie jest projektem, lecz ciągłą pracą, bez daty ukończenia. Co więcej, wiele osób określa projektem stosunkowo proste zadania, które dotyczą co najwyżej dwóch-trzech osób. Projektem jest zatem opracowanie artykułu. Możemy tu określić czas realizacji, przydzielić autora tekstu, redaktora oraz grafika. Jednak w praktyce jest to relatywnie proste zadanie, angażujące zaledwie kilka osób – takie „projekty” lepiej koordynuje się poprzez e-mail i wykorzystywanie specjalistycznego systemu jest tutaj przesadą.