5 pułapek w postępowaniu przetargowym

Niewątpliwie o atrakcyjności złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferty decydują zaoferowane przez wykonawcę warunki, na podstawie których zamawiający dokona oceny propozycji. Zamawiający, przygotowując postępowanie przetargowe, podejmuje decyzję o tym, jakie kryteria oceny będą istotne dla danego zamówienia oraz jakie warunki poza ceną należy uwzględnić przy wyborze oferty. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych przez najkorzystniejszą ofertę rozumie się taką, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, w szczególności w przypadku zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący lub która najlepiej spełnia kryteria inne niż cena lub koszt, kiedy cena lub koszt są stałe albo z najniższą ceną lub kosztem, gdy są one jedynym kryterium oceny. W postępowaniu wygrywa zatem oferta wykonawcy, który zaproponował najkorzystniejsze warunki oceniane na podstawie określonych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert.

W praktyce zamówień publicznych pewne sytuacje można uznać za swoiste pułapki, na których wystąpienie narażeni są zamawiający, przygotowując i przeprowadzając postępowanie, jak również konkurujący o uzyskanie zamówienia publicznego wykonawcy. Bez wątpienia profesjonalizm i doświadczenie osób pracujących w branży zamówień publicznych pomaga w uniknięciu tego rodzaju sytuacji, chociaż – jak to w życiu – również tutaj najwięcej błędów pojawia się w sprawach z pozoru oczywistych.

Pułapka 1.

Termin składania ofert

Termin składania ofert zalicza się do podstawowych informacji dotyczących postępowania przetargowego, dlatego też umieszczany jest w ogłoszeniu o zamówieniu i w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego do sporządzenia tego dokumentu. Złożenie oferty po terminie skutkować będzie nieuwzględnieniem jej w postępowaniu, co oznacza, że zostanie zwrócona wykonawcy bez otwarcia.

Podczas sesji otwarcia ofert zamawiający dokonuje ich oficjalnego otwarcia i podaje określone przepisem ustawy informacje. Od tego momentu za wykonawców, którzy wezmą udział w następnym etapie postępowania, uznawane są wyłącznie te podmioty, które złożyły oferty w terminie. Niemniej należy pamiętać, że moment złożenia oferty następuje w chwili wejścia osoby składającej ofertę w imieniu wykonawcy do pomieszczenia wskazanego przez zamawiającego. Rejestrowanie oferty to jedynie czynność techniczna, która nie wiąże się bezpośrednio z pojęciem składania ofert.