Optymalny dział handlowy, czyli jaki?

Każdy szef sprzedaży prędzej czy później zada sobie pytanie: Czy mój dział handlowy jest optymalny? Ale co to właściwie znaczy „optymalny”? Może powinien być większy, a może mniejszy? Czynników, które na to wpływają, jest wiele. Postaram się scharakteryzować i pogrupować najważniejsze z nich, a także zastanowić się nad zasadniczą kwestią: Czy stworzenie optymalnego działu handlowego jest w ogóle możliwe?

Optymalny, czyli jaki?

Słownik języka polskiego PWN na stronie ww.sjp.pwn.pl podaje następującą definicję słowa optymalny: „najlepszy z możliwych w jakichś warunkach”. To dosyć jasno wskazuje na kluczowe znaczenie warunków. Na język sprzedażowy można to przełożyć następująco: podstawowa dla uznania, czy dział handlowy jest optymalny, będzie ocena, czy wcześniej określone warunki i cele zostały spełnione w założonym czasie. Kryterium czasu jest w tym przypadku nieodzowne, ponieważ żaden dział handlowy nie jest statecznym modelem, tylko bardzo dynamiczną organizacją. Co bardzo istotne, warunki i cele również mogą się zmieniać w czasie, i to niezależnie od siebie. Przykładem może być chociażby obecna sytuacja pandemii, w której cele sprzedażowe są niezmienne, ale już sposób i możliwości działania nie. Te definicyjne dywagacje służą pokazaniu, że odpowiedź na pytanie o optymalny dział handlowy wcale nie jest łatwa. Oprócz przewidywalnych czynników są jeszcze te, których nie można zaplanować. Stąd już prosta droga do pytania: Czy można stworzyć optymalny dział w sytuacji ciągle zmieniających się warunków? I właściwie po co, skoro warunki nie są stałe? Może się przecież zdarzyć, że jednego dnia organizacja będzie optymalna, ale następnego już nie.

W tym miejscu warto trochę przemodelować to, co dotychczas zostało napisane o optymalnym dziale handlowym. Definicja, która najbardziej odpowiadałaby dynamice zmiennych, to: optymalny to najlepszy z możliwych w każdych warunkach, co oznacza, że celem nie jest bycie optymalnym, ale dążenie to takiego stanu, ciągłe doskonalenie procesów zachodzących w zespole. W takim ujęciu ważniejsza jest sama optymalizacja, czyli tworzenie optymalnego działu, a nie fakt bycia optymalnym. Trzeba jednak zaznaczyć, że po pierwsze – punktem wyjścia są przewidywalne warunki i cele, a po drugie – proces optymalizacji nigdy się nie kończy.