Nowy szef i jego największe wyzwanie

Zespoły są różne, podobnie jak ludzie. Mają też, tak jak i my, cechy wspólne. Każdy dział sprzedaży w procesie rozwoju przechodzi od 4 do 5 etapów. Ty jako szef musisz być świadomy tych zmian, bez względu na to, czy przejmujesz ustabilizowany zespół, co najczęściej wiąże się z procesem reorganizacji jego pracy, czy też budujesz swój team kompletnie od zera.

Pierwszym krokiem po pozytywnym przejściu wszystkich etapów procesu rekrutacyjnego, zapoznaniu się z nowymi celami operacyjnymi i strategicznymi, mierzonymi przez firmę wskaźnikami KPI, zakresem obowiązków oraz wstępnym funkcjonowaniem firmy, jest zorganizowanie spotkania z nowym zespołem. Taki meeting powinien nastąpić zanim jeszcze przejdziemy do optymalizacji pracy teamu.

Exposé szefa jest pierwszym dużym wyzwaniem nowego przełożonego. Kluczowe jest więc to, aby solidnie się do niego przygotować i nie popełnić żadnego błędu, który może rzutować na nasze wejście w struktury firmy oraz to, jak zostaniemy przyjęci przez członków zespołu.

Zacznijmy standardowo – od celu spotkania. Następnie przedstawmy się nowym podopiecznym, mówiąc o tym, kim jesteśmy, czym zawodowo do tej pory się zajmowaliśmy, wspomnijmy o naszych sukcesach zawodowych oraz opowiedzmy o tym, czym zajmujemy się poza pracą. Pomoże to zmniejszyć dystans i pokazać dwa ważne aspekty: po pierwsze doświadczenie i skuteczność biznesową, a po drugie nasze ludzkie oblicze, gdy opowieść umiejętnie wzbogacimy o aspekty prywatne.

Kolejnym punktem jest wygłoszenie celów, które przed nami stawia firma. Pamiętajmy o tym, że KPI często pozostaną bez zmian, pojawią się natomiast nowe oczekiwania względem pracy jakościowej. To powoduje naturalny opór pracowników, więc na tym etapie dobrym rozwiązaniem jest wyjaśnienie tego, czemu praca jakościowa w danym obszarze ma służyć i jak może ona przełożyć się na realizację mierzonych parametrów. Wyjaśnijmy też, co naszym zdaniem powinno się zmienić i dlaczego te zmiany są tak ważne z perspektywy firmy, nas jako szefa oraz naszych podopiecznych. Wykorzystajmy język korzyści, aby przekonać zespół do nowej wizji pracy.

Przedostatnim krokiem jest określenie zasad współpracy, czyli tego, czego wymagamy od siebie, od naszego zespołu oraz przede wszystkim tego, na co dajemy, a na co nie dajemy przyzwolenia.

Na końcu pierwszego spotkania powinna nastąpić wymiana opinii i poglądów z pracownikami. Koniecznie trzeba pozwolić wypowiedzieć się każdemu z nich, aby lepiej poznać poszczególne osoby i pokazać, że są dla nas ważne zarówno jako zespół, jak i jednostki, z których zdaniem się liczymy. Jest to także okazja do zdobycia wiedzy, jak do tej pory wyglądała ich praca, jakie panowały relacje z byłym przełożonym, realizacji jakich zadań od nich oczekiwano, z czym były problemy oraz jakie mają oczekiwania wobec siebie i nowego przełożonego.

Faza formowania

Cechy tego etapu:

W tej fazie członkowie zespołu poznają – w zależności od sytuacji – siebie nawzajem albo szefa. Możliwe, że te procesy łączą się ze sobą, gdy zmiana szefa wiąże się z nowymi rekrutacjami wskutek odejścia części starego zespołu. Możliwym rozwiązaniem jest także utworzenie zespołu czasowego, którego zadaniem jest realizacja konkretnych celów, np. wdrożenie nowych procesów do firmy bądź pozyskanie określonej liczby nowych klientów.

Jest to etap, w którym członkowie zespołu poznają swoje cele biznesowe. Część z nich może być im bardzo dobrze znana, z pewnością pojawią się jednak nowe oczekiwania, zmiana części codziennych zadań, czasu operacyjnego dla poszczególnych aktywności oraz sposobu komunikacji (np. zachowanie drogi służbowej w firmach o spłaszczonej strukturze organizacyjnej) lub zmiana schematu prowadzenia rozmów sprzedażowych.

Rola lidera:

Jest to etap, który cechuje wysoka motywacja zespołu i często niskie kompetencje. To drugie łatwo wyjaśnić: nowe stanowisko, nowy szef, słaba znajomość firmy i branży, niekiedy nowi pracownicy i nowe zadania. Pojawia się również zadowolenie u lidera i u nowych pracowników – w końcu zmienili oni miejsce pracy.

W tej fazie kreśli się wspólna misja i wizja firmy. Zmianie może ulec struktura zespołu. Pojawia się mocne ukierunkowanie na realizację celów oraz tworzy się zadania mające być w tym pomocne. Wdrażane są pierwsze procesy. Szef oferuje swoją pomoc we współpracy, podobną pomoc może otrzymać od zespołu. Jest to czas wzajemnego poznawania się i badania granic. Dawaj dużo instrukcji i mało wsparcia.