"No to w drogę!" Handlowiec w delegacji zagranicznej
Pieniądze leżą w portfelu klienta, co zatem robisz w biurze, a nie u niego? Takie pytanie zadaje jeden ze znanych mi szefów sprzedaży, kiedy widzi swojego pracownika przy biurku. Jeśli takie pytanie dotyczy również ciebie, a część twoich aktualnych lub potencjalnych kontrahentów jest poza Polską, to warto wiedzieć, jakie masz prawa i obowiązki podczas zagranicznej podróży służbowej.
Według badań przeprowadzonych na zlecenie Diners Club Polska w 2018 r., co piąte przedsiębiorstwo handlowe z sektora MŚP wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. 40% z nich wyjeżdża raz w tygodniu lub częściej. Handlowcy, w porównaniu z pracownikami innych analizowanych sektorów, odbywają najdłuższe podróże służbowe. Ponad 80% ich wyjazdów trwa minimum dwa dni.
Jak stwierdzić, czy jesteś na wyjeździe służbowym
Nie każdy wyjazd może być traktowany jako podróż służbowa. Jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenie przez pewien okres pracy w innym miejscu niż stałe biuro, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może mu za to wówczas przysługiwać dodatek miesięczny. W takim przypadku powinno zostać podpisane porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające.
Kodeks pracy nie podaje konkretnego terminu, jednak analizując art. 42 par. 4 KP, można wywnioskować, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące, a po upływie tego czasu mówimy o oddelegowaniu pracownika.
Jednak ze względu na to, że wyżej wskazany art. 42 nie odnosi się bezpośrednio do podróży służbowej, rozróżnienie podróży służbowej od oddelegowania, jedynie na podstawie czasu ich trwania, nie jest jednoznaczne.
Polecenie wyjazdu służbowego
Podstawę podróży służbowej (również zagranicznej) stanowi polecenie wyjazdu – przepisy nie precyzują jego formy, a zatem nie ma obowiązku sporządzania go w wersji pisemnej. Jednak warto, aby właśnie taką formę przybrało, ponieważ stanowi podstawę do rozliczenia kosztów wyjazdu. Jeśli zatem twój pracodawca nie ma gotowego pliku określonego w przepisach wewnątrzzakładowych (a żadne regulacje go do tego nie zobowiązują), możesz o niego dopytać, aby doprecyzować wszelkie ustalenia. Znam przypadki pozwów sądowych, w których polecenia wyjazdów, a raczej ich precyzyjność, były ważnymi dowodami w sprawie.
Przykład:
Planując wizytę u swojego kluczowego klienta w Paryżu zdecydowałeś, że połączysz ją ze spotkaniem u kontrahenta w Berlinie. Pracodawca wyraził na to zgodę. Czy można w jednym poleceniu służbowym uwzględnić dwa kraje docelowe? Jak rozliczyć oba etapy podróży?
Tak, za zgodą pracodawcy można w jednym poleceniu podróży służbowej uwzględnić dwa kraje docelowe i kontynuować podróż, nie wracając w tym czasie do kraju stałego pobytu. W takim wypadku delegację zagraniczną należy podzielić na dwa odrębne etapy – francuski i niemiecki, przede wszystkim po to, aby prawidłowo naliczyć diety obowiązujące w danym kraju.
Możesz także połączyć podróż służbową z pobytem prywatnym. Nie ma przepisów zakazujących takiego postępowania. Należy jednak uzyskać zgodę pracodawcy na przedłużenie wyjazdu. W takiej sytuacji firma nadal zobowiązana jest do pokrycia kosztów twojego powrotu.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 76% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
