"Miło pana widzieć... na ekranie!"
Sytuacja związana z pandemią sprawiła, że większość handlowców, niezależnie od swoich preferencji, zmuszona jest do odbywania spotkań zdalnych w formie tele- lub wideokonferencji. Oczywiście są branże i firmy, gdzie forma zdalna od wielu lat stanowi podstawową formę kontaktu. Jednak dla większości z nas nowa formuła spotkań stanowi dużą trudność, głównie w obszarze zmiany przekonań co do jej skuteczności. Trzeba uczciwie przyznać, że z jednej strony rozwiązania online mają wiele plusów i oferują nowe możliwości komunikacyjne. Z drugiej strony stanowią spore wyzwanie, nie tylko na polu technicznym, ale również w obszarze międzyludzkim. Przyjrzyjmy się zatem najlepszym praktykom, które z pewnością będą przydatne podczas prowadzenia spotkań online.
Jedną z trudności związanych z organizacją spotkań online są aspekty techniczne. Oczywiście nie na wszystko mamy wpływ, ale dobre przygotowanie z pewnością zabezpieczy nas przed wieloma wpadkami. Zatem co możesz zrobić, by nie być jak zaskoczeni przez zimę drogowcy? Poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek do zastosowania od zaraz:
- Zadbaj o wysokiej jakości połączenie internetowe. Nic tak nie denerwuje jak zacinający się głos naszego rozmówcy i „zamrożony obraz”. Trudno wtedy nawet o podstawową komunikację, a jak w takiej sytuacji zbudować relacje, zbadać potrzeby klienta czy zaprezentować rozwiązanie? Najlepiej jeśli wcześniej sprawdzisz przepustowość swojej sieci, np. za pomocą strony https://www.speedtest.net/. Jeśli wiesz, że coś może pójść nie tak, przygotuj alternatywne źródło Internetu, np. hotspot z telefonu. W ostatnim czasie to rozwiązanie kilkukrotnie uratowało mi skórę podczas spotkań i szkoleń online.
- Dźwięk to podstawa, dlatego zadbaj o to, by twój rozmówca wyraźnie cię słyszał i by dźwięki z otoczenia was nie rozpraszały. By to osiągnąć, nie musisz inwestować w superdrogi sprzęt. Zazwyczaj wystarczą zwykłe słuchawki (np. od smartfona) i zadbanie o odpowiednio spokojne miejsce odbywania rozmowy. Zdecydowanie odradzam korzystanie z mikrofonu wbudowanego w laptopa. Zazwyczaj jest średniej jakości i co gorsza, zbiera wszelkie szmery, trzaski i inne dźwięki z otoczenia, a to naprawdę denerwuje.
- Podczas spotkania online wyłącz wszelkie powiadomienia oraz wycisz telefon komórkowy. Generalnie zadbaj o to, by nic nie rozpraszało ciebie i twojego klienta. Wyskakujące co chwilę osobiste wiadomości z Messengera z pewnością nie ułatwią prowadzenia profesjonalnego spotkania.
- Staraj się korzystać z laptopa lub komputera stacjonarnego z podłączoną kamerą. Jeśli nie masz wyjścia i musisz użyć telefonu komórkowego, postaw go na statywie, by obraz był stabilny i nie rozpraszał uwagi odbiorcy.
- Kieruj się zasadą: „Przetestuj, zanim użyjesz”. Zanim rozpoczniesz rozmowę z klientem, sprawdź mikrofon, kamerę oraz łącze internetowe. Bądź przygotowany na trudności i miej plan B.
- Poznaj dobrze aplikację, za pomocą której będziecie się łączyć. Przed spotkaniem przećwicz podstawowe funkcje, takie jak: udostępnianie ekranu, tryb prezentacji czy ustawienia kamery i mikrofonu. Biegłe poruszanie się w aplikacji z pewnością będzie odebrane jako przejaw profesjonalizmu, a tobie zaoszczędzi dużo stresu.
- Zadbaj o techniczne wsparcie dla klienta. Pamiętaj, że nie każdy jest biegły w nowych technologiach. Jeśli twój klient będzie „słabszy technicznie”, zaoferuj mu pomoc i ułatw poruszanie się w świecie online. Z pewnością to doceni.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 67% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
