Efektywność w open space'ach

Otwarte powierzchnie biurowe – zwane open space’ami – to forma organizacji przestrzeni, która została wprowadzona w Stanach Zjednoczonych na początku XX wieku, gdy wraz z gwałtownym wzrostem liczby pracowników biurowych pojawiła się realna potrzeba zwiększenia ich komfortu komunikacji. To rozwiązanie jest efektem poszukiwań sposobu najbardziej optymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej. Do Polski moda na open space’y dotarła na początku lat dziewięćdziesiątych i spotkała się z dużą aprobatą menedżerów, którzy w ten sposób mogli sprawować większą kontrolę nad podległymi sobie pracownikami.

Dużo biurek, jeden cel

Pracodawcy chętnie wprowadzają open space’y ze względu na dużo niższe koszty stworzenia i utrzymania takich stanowisk. Oszczędności finansowe sięgają nawet 20% wydatków wyposażenia biur. Umieszczenie wielu stanowisk w jednym pomieszczeniu sprawia, że maleją również koszty eksploatacji zorganizowanej w taki sposób przestrzeni. Najczęściej takie wyposażenie to kilkanaście lub kilkadziesiąt biurek stojących jedno przy drugim, czasem oddzielone niskimi ściankami dźwiękoszczelnymi. Potrzeba wstawiania ścianek pojawia się też w momencie, gdy pracownikom należy stworzyć bardziej intymne miejsce pracy, chociażby ze względu na charakter wykonywanych zadań (poufność dokumentów, dyskrecja przeprowadzanych rozmów). W przypadku organizacji zajmujących się sprzedażą bez takiego miejsca nie obejdzie się dział kontroli jakości, który zajmuje się odsłuchami rozmów handlowych. Wyłączenie takiej jednostki z otwartej przestrzeni wiąże się przede wszystkim z koniecznością skupienia się na przebiegu sprawdzanej rozmowy.

Pozaekonomicznym plusem rozwiązania typu open space jest natomiast fakt, że pracownicy tak zorganizowanych biur stają się jednym organizmem, dzięki czemu łatwiej im się komunikować. Osoby, które przebywają razem w jednym pomieszczeniu przez wiele godzin dziennie, bardzo szybko uczą się swoich zwyczajów, są w stanie szybciej reagować na to, co się dzieje i o czym się mówi. Jednocześnie pojawia się tak zwany efekt czystej ekspozycji, czyli zjawisko polegające na tym, że łatwiej jest nam polubić kogoś, kogo często widujemy.