Jak dbać o integrację zespołu pracującego zdalnie?

O ile na początku pandemii można było mieć nadzieję, że praca zdalna zagości w naszym życiu zawodowym tylko na chwilę, to po prawie roku takiego funkcjonowania wiemy już, że to nowa rzeczywistość, w której będziemy żyć zdecydowanie dłużej. Przepisem na sukces w zdalnej pracy jest dobra organizacja całego zespołu: od komunikacji, przez zarządzanie emocjami, po odpowiednie narzędzia. Poniżej znajduje się kilkanaście wskazówek, co zrobić, by integrować rozproszony i pracujący zdalnie zespół. To, czego potrzeba na wstępie, to program, za sprawą którego można łączyć się ze współpracownikami, by odbyć wirtualne spotkania.

Większość z tych pomysłów przetestowałam osobiście z zespołem, z którym współpracuję. Część z tych rozwiązań sprawdza się bardzo dobrze również na płaszczyźnie prywatnej, podczas spotkań online z przyjaciółmi.

To, o co warto zadbać i dostosować do komputerowych realiów, można podzielić na kilka obszarów:

1. codzienne rytuały,
2. wyjątkowe atrakcje,
3. komunikacja,
4. inne spojrzenie na rutynę.

1] Codzienne rytuały.

Kiedy pracujemy w rozproszeniu, każdy u siebie w domu, ważne, aby do harmonogramu dnia czy tygodnia wprowadzić nowe rytuały. Pozwolą one zadbać o samopoczucie pracowników, dadzą możliwość kontrolowania stanu ich emocji, a finalnie będą namiastką normalności. Można do nich zaliczyć:

• poranną kawę – połączoną z odprawą,
• wspólne posiłki,
• wspólne poranne rozgrzewki lub ćwiczenia sportowe,
• poranną rozgrzewkę dla mózgu.

Każdego dnia na dobry początek, żeby dać pracownikom choćby namiastkę spotkania w biurze, zaplanuj w kalendarzu swojego zespołu wspólną kawę. Niech na stałe wpisze się ona w wasz kalendarz. Jest to niezobowiązujący moment, w czasie którego można wymienić się doświadczeniami z poprzedniego dnia lub opowiedzieć o obejrzanym przez weekend filmie. To nie jest czas na rozmowy o sprawach zawodowych, a jedynie na rozkręcenie się na cały dzień. To też okazja, aby zmobilizować cały zespół do rozpoczęcia pracy o wspólnej, wyznaczonej godzinie – po wypiciu kawy. Zaplanuj wszystkim 30-minutowe spotkanie z samego rana, np. o 8:00 czy 8:30.

Drugim przykładem wspólnych działań, które pozwolą zespołowi się zintegrować mimo dzielącej odległości, są wspólne posiłki. To pewnego rodzaju substytut spotkań w kuchni i wyjść na lunch. To również sposób na usystematyzowanie kalendarzy pracowników – zaplanowanie raz dziennie bądź raz w tygodniu wspólnego posiłku: czy będzie to śniadanie, które każdy przygotowuje sobie wcześniej, czy obiadu, który każdy spożywa w trakcie pracy, nie jest tak ważne, jak spędzenie tej 30-40 minutowej przerwy wspólnie. Podczas posiłków również nie rozmawiamy na tematy służbowe, a dzielimy się swoimi pasjami, przepisami czy opowieściami o pupilach. To sposób na lepsze poznanie, integrację i podtrzymanie więzi społecznych między współpracownikami.

Nie samym jedzeniem żyje człowiek, warto więc pamiętać również o zdrowiu pracowników, wspomóc ich w dbaniu o kondycję oraz zdrowy kręgosłup. Z pomocą w tym obszarze przychodzą wspólne sportowe poranki. Spędzanie długich godzin przed monitorem, przy komputerze, na niekoniecznie wygodnym krześle powoduje, że cierpi na tym zdrowie – zarówno fizyczne, jak i psychiczne. Zaproponuj zespołowi, abyście razem o siebie zadbali – każdego ranka lub w wyznaczone dni przed pracą możecie umówić się na wspólne ćwiczenia z trenerem personalnym, instruktorem jogi (np. takim z filmów na YouTubie). To świetny sposób na integrację – połączenie przyjemnego z pożytecznym. Polecam serdecznie kanał na YT Yoga by Eli, z którą osobiście ćwiczę od marca dwa razy w tygodniu. Wspólne ćwiczenia to również dobry temat do rozmów. Może okaże się, że ktoś w zespole jest zapalonym biegaczem lub fanem innego sportu i będzie mógł sam prowadzić dla całego zespołu takie sportowe spotkania. Napiszę ponownie – nie muszą one trwać długo i dezorganizować kalendarza. Jeden czy dwa poranki w tygodniu, przez 30 minut, mogą dać naprawdę rewelacyjne efekty zdrowotne.

Wariacją na temat powyższych inicjatyw jest rozgrzewka mózgu, czyli poranne spotkania, podczas których następuje moderowana tematycznie rozmowa. Tym razem nie zostawiamy przestrzeni na swobodne plotki i opowieści. Zamiast tego lepiej wyznaczyć każdego dnia inny temat, rozmowy, np. każdy ma opowiedzieć swoją najciekawszą dziecięcą przygodę, największy koszmar senny, ulubioną scenę z serialu lub filmu itd. Przykłady motywów przewodnich mogą być przeróżne, ale niezależnie od tematyki chodzi o to, by lepiej się poznać prywatnie, dowiedzieć się o współpracownikach czegoś, na co w normalnych, biurowych realiach nie było przestrzeni. Takie opowieści rozgrzewają i pobudzają kreatywność, a ta bardzo się przydaje w ciągu dnia w pracy.