Sposób na pracę zdalną - dobre praktyki
- Dlaczego warto zawrzeć z pracownikami social contract dotyczący pracy zdalnej i co powinno się w nim znaleźć?
- Jak stworzyć efektywny harmonogram spotkań online z zespołem pracującym zdalnie?
- Czego unikać podczas spotkań online?
Konieczność przymusowej izolacji, spowodowanej pandemią SARS-CoV-2, zmusiła wiele organizacji do pracy w trybie, w którym wcześniej nie funkcjonowały i którego się obawiały. Dla wielu menedżerów sprzedaży najważniejsze w tym kontekście pytanie ostatnich tygodni brzmi: „Jak utrzymać wydajność zespołu pomimo jego rozproszenia?”. Przyglądamy się najlepszym praktykom, dzięki którym praca w przestrzeni domowej, przekształconej w tymczasowe biuro, może być bardziej efektywna.
DOBRA PRAKTYKA #1:
Social contract z zespołem
Tuż po przejściu zespołu w tryb pracy zdalnej warto ustalić z pracownikami tzw. social contract – czyli zasady i warunki współpracy w nowej rzeczywistości. Ważne, aby w tego typu spotkaniu uczestniczyli wszyscy członkowie zespołu, którzy będą funkcjonować na nowych zasadach. Te zaś warto sprecyzować tak, aby były związane przede wszystkim z pracą w trybie zdalnym i odnosiły się do tej konkretnej sytuacji, w której znalazł się zespół, a nie do całokształtu współpracy. O czym mowa? Przykładowo mogą to być następujące ustalenia:
- spotkania online – aby zapewnić efektywność pracy i wymiany informacji, ustalamy, jakie spotkania, kiedy i w jakim składzie będziemy odbywać;
- spisany plan działania – wszelkie ustalenia są notowane we współdzielonym dokumencie (np. w arkuszu Excel), do którego każdy członek zespołu ma bieżący dostęp (np. poprzez chmurę);
- praca w grupach – wszelkie zadania i ustalenia, które nie wymagają udziału wszystkich członków zespołu, są realizowane podczas spotkań indywidualnych. Szanujemy czas każdego pracownika i nie marnujemy go, zmuszając kogoś do udziału w rozmowie, która go nie dotyczy;
- savoir-vivre spotkań online – na spotkaniach pojawiamy się punktualnie, nie każąc innym na siebie czekać. Jeśli swoim zachowaniem (konieczność odebrania telefonu, krótka rozmowa z domownikiem) możemy rozproszyć innych uczestników spotkania, wyciszamy czasowo głos i wyłączamy kamerę;
- konkretne godziny pracy – ustalamy pewne ramy czasowe, np. jeśli e-mail przyjdzie wieczorem, odpowiadamy lub realizujemy wynikające z niego zadanie następnego dnia, chyba że w danej sytuacji ustalenie jest inne;
- świadomy udział – podczas spotkań online nie realizujemy innych zadań w tle, ale pozostajemy maksymalnie skupieni.
Oprócz ustaleń organizacyjnych w social contract mogą znaleźć się również zasady „większej wagi”, jak np.:
- elastyczne podejście do pracowników – menedżer wykazuje się wyrozumiałością względem nietypowych godzin pracy handlowców. Dlaczego taka zasada jest ważna? Warto pamiętać, że w sytuacji przymusowej izolacji przeniesienie obowiązków zawodowych do przestrzeni domowej nakłada się często na konieczność równoległej opieki nad dzieckiem i dzielenia się tą odpowiedzialnością z partnerem. Część pracowników będzie więc wolała pracować np. w godzinach popołudniowych i wieczornych. O ile nie wpływa to negatywnie na realizację zadań (np. kontakt z klientem w preferowanych przez niego godzinach porannych), warto okazać zrozumienie wobec pracownika. Doskonale opisuje to zasada „ufaj i tam, gdzie to możliwe – idź na rękę, ale jednocześnie nie rezygnuj z wymagania wysokiej jakości pracy”. Takie rozluźnienie zasad odnoszących się do czasu pracy może być dla pracowników silnym czynnikiem motywującym.
DOBRA PRAKTYKA #2:
Rytmy zarządcze
W pracy online warto wprowadzić stałe, systematyczne spotkania z zespołem, które pozwolą menedżerowi planować i monitorować rezultaty, a pracownikom mobilizować się do realizacji zadań, jak również mieć poczucie, że sprawy idą do przodu. W ramach tzw. rytmów zarządczych menedżera wyróżniamy kilka rodzajów spotkań, opisanych obok:
Oczywiście w pracy online menedżer również prowadzi spotkania face-to-face z pracownikami. Tu też można przyjąć pewien rytm, np. spotkanie online z każdym pracownikiem raz w miesiącu, aby porozmawiać o jego pracy, wyzwaniach, problemach czy potrzebie rozwoju. Nie wyklucza to, oczywiście, spotkań ad hoc z zespołem czy też indywidualnych – zgodnie z potrzebami.
DOBRA PRAKTYKA #3:
Ujarzmione spotkania online
Typowe dla pracy w trybie zdalnym jest to, że spotkania online stanowią najczęstszą formę kontaktu zespołu, a jednocześnie mogą być jednym z największych złodziei czasu. Dobrą praktyką – bez względu na rodzaj realizowanego spotkania – jest identyfikacja elementów obniżających i sprzyjających ich efektywności. Przykładowo:
Pułapki w spotkaniach online:
- nie na temat – silna jest pokusa, by w czasie trwania spotkania załatwiać wszystkie sprawy, nawet te, które dotyczą np. tylko 20% uczestników;
- rozwlekłe dyskusje – rozgadywanie się dwóch–trzech osób, które nie wnoszą większej wartości;
- daleko od celu – odstępowanie od celu i tematu spotkania, skupianie się na pobocznych, nieistotnych wątkach.
Warte zastosowania w spotkaniach online:
- prowadzący u steru – za organizację i prowadzenie spotkania odpowiada gospodarz (np. szef działu sprzedaży). Jednocześnie dba on o aktywizowanie poszczególnych uczestników – zwraca się do nich bezpośrednio, zachęca do zabrania głosu, dyskusji;
- wizualizacja – jeśli prowadzący spotkanie opiera swoją wypowiedź na materiale, danych lub dokumentach – udostępnia je do wglądu uczestników tak, aby zwizualizować im, o czym mówi;
- praca na harmonogramie – każde zadanie powinno być zapisane, osadzone na harmonogramie i przypisane do konkretnej osoby, która weźmie odpowiedzialność za jego realizację;
- całościowe spojrzenie – warto, aby szef, oprócz skupiania się na kwestiach dotyczących bezpośrednio jego zespołu, cyklicznie przekazywał informacje na temat tego, co dzieje się w firmie. To ważne, aby budować poczucie bezpieczeństwa i przynależności pracowników.
DOBRA PRAKTYKA #4:
Organizacja pracy własnej
Działania wspierające efektywność pracy zespołu to jedno, ale warto pochylić się również nad kwestią organizacji pracy własnej. Przenosząc się do przestrzeni domowej, trudno zmobilizować się do działania. Wprawdzie znikają biurowi złodzieje czasu, jak np. możliwość poplotkowania ze współpracownikami, ale w ich miejsce pojawiają się nowi. Do kategorii „domowych złodziei” przypisać możemy domowników, pokusę zaglądania do internetu czy obejrzenia telewizji, odrywanie się do obowiązków domowych, spotkania online, które rozwlekają się w związku z mnogością podejmowanych tematów, czy wreszcie wydłużony czas czekania na reakcję innych osób, by załatwić pewne sprawy. Praca w domu wymaga więc podziału uwagi, dobrej logistyki i porozumienia z partnerem. Co jeszcze może być przydatne?
- Włączenie mobilizatorów – np. poprzez określenie czasu pracy: „Pracuję nieprzerwanie do godziny 12:00” / „Pracuję nieprzerwanie, aż uporam się z tym zadaniem”.
- Dotrzymywanie słowa przy zawieraniu tego typu umowy z samym sobą.
- Praca zadaniowa – ustalanie zadań do realizacji przy jednoczesnym nadaniu im krótkich terminów oraz uporządkowanie ich w kalendarzu, arkuszu Excel czy wybranej aplikacji.
- Mniej zachowań impulsowych – ma to znaczenie szczególnie w przypadku pracy z innymi osobami. Praca zdalna wymaga większej mobilizacji i planowania, by zdalnie się z kimś umówić.
- Uwzględnianie rytmów pracy – warto, np. podczas porannych odpraw zespołu, poznać rytm działania współpracowników, by wiedzieć, kiedy można się do nich zgłosić w razie potrzeby.
- Ustalanie ram czasowych – aby zminimalizować ryzyko tzw. wrzutek, czyli niezapowiedzianych zadań i spraw zgłaszanych przez innych, warto ustalić ramy czasowe dla różnych aktywności, np. „11:00–12:00 kontakt z członkami zespołu / 12:00–13:00 follow-up klientów”.
Pandemia SARS-CoV-2 w gwałtowny i niespodziewany sposób wrzuciła nas w nową sytuację. Wielu menedżerów nie miało żadnego wyjścia – nie była to ich własna decyzja, by zmierzyć się z tą rzeczywistością. Jednak od nas zależy to, w jaki sposób wykorzystamy tę sytuację. Podstawą jest, by przyjrzeć się jej i zidentyfikować to, co możemy trwale przenieść do swojej pracy:
- jeśli twój zespół handlowców pracuje na terenie całej Polski i wcześniej kontaktowaliście się głównie drogą telefoniczną – być może warto zacząć realizować spotkania online;
- jeśli twoi pracownicy nigdy wcześniej nie pracowali z domu – zacznij wdrażać home office, reagując w ten sposób na ich potrzeby, nie obawiając się przy tym, że wpłynie to negatywnie na efektywność ich pracy;
- jeśli twoja firma funkcjonuje w rozproszeniu terytorialnym – być może warto organizować spotkania online zamiast wybranych spotkań stacjonarnych;
- jeśli realizujesz większy projekt – spróbuj zorganizować pracę poprzez wybrane rodzaje spotkań online;
- jeśli szkolenia stacjonarne są poza twoim zasięgiem (np. ze względu na dodatkowe koszty noclegu i dojazdu uczestników czy brak możliwości wyłączenia pracownika z obowiązków zawodowych na dwa dni) – zastanów się, czy formy online realizowane w miejscu pracy nie będą w większym stopniu służyły rozwojowi twojego zespołu.
Mimo że czasowa izolacja i wynikająca z niej konieczność pracy zdalnej to nie nasza decyzja, warto spróbować znaleźć w nich pozytywy. Trudne sytuacje mogą być zaczątkiem czegoś pozytywnego, nowego i efektywnego.
Spotkanie w celu ustalenia social contract
Czas trwania: do 2 godz.
Uczestnicy: wszyscy członkowie zespołu
Program spotkania:
- Wprowadzenie – przedstawienie kontekstu sytuacji.
- Przedstawienie agendy spotkania:
- identyfikacja czynników, które ułatwiają zespołowi pracę zdalną,
- identyfikacja czynników, które utrudniają tę pracę,
- ustalenie, jakie elementy wzmacniać, a których unikać.
- Podsumowanie spotkania.
