Jak dbać o komunikację między działami w firmie pracującej zdalnie?

Pandemia COVID-19 wymusiła zdalną pracę tysięcy firm, przyspieszając postęp technologiczny i przełamując opory kadry menedżerskiej. Praca z domu przestała być przywilejem, a stała się normalnością.

W pierwszych tygodniach firmy próbowały się przystosować. Najważniejsze było opanowanie rozwiązań technologicznych i nauka wirtualnej komunikacji. Kto by pomyślał, że to nie będzie tymczasowe rozwiązanie? Choć przyzwyczailiśmy się do życia online, powstają nowe wyzwania, z którymi menedżerowie wcześniej się nie spotkali. To, co działało pół roku temu, niekoniecznie musi sprawdzać się dziś. Otwarte, zwinne i elastyczne organizacje odniosą największy sukces.

Firma to nie logo i biuro. To ludzie. A ci lawirują teraz między pracą, domem, zdalnym nauczaniem, a niepewnością o zdrowie swoje i bliskich. Spontaniczna burza mózgów, pogawędka przy kawie czy zatrzymanie się przy biurku kolegi stały się nieosiągalne. Choć technologia zapewnia stały kontakt, czegoś brakuje.

Kluczowa jest komunikacja

Na wiele rzeczy nie mamy wpływu. Nie mieliśmy czasu na przygotowanie zespołów do sposobu, w jaki obecnie pracują. Nie zmniejszymy dystansu fizycznego, ale możemy zapobiec tworzeniu się tego mentalnego.

W firmach, w których komunikacja dobrze działała przed wybuchem pandemii, jest łatwiej. Tam, gdzie przepływ informacji już wcześniej był słaby, zbudowanie procesów komunikacyjnych zdalnie jest jak budowanie samolotu, którym już lecimy. Powinno mieć najwyższy priorytet.

Z badania Sprzedaż w pandemii, które przeprowadziłam w listopadzie 2020 r., jasno wynika, że ponad połowa respondentów odczuwa zakłócenia w komunikacji wewnętrznej w firmie. „Brak spotkań na żywo sprawił, że rozmawiam mniej z innymi działami. Komunikacja jest głównie e-mailowa, a to trwa znacznie dłużej” – mówili respondenci¹.

Pracując zdalnie, ludzie nie widzą się przy biurkach, więc nie mają pojęcia, kto aktualnie przebywa w pracy, kto ma wolne, a kto jest na spotkaniu. Meldowanie się wszystkim nie ma oczywiście sensu, ale dobrze prowadzone wirtualne kalendarze mogą dostarczać tych informacji bez zbędnych telefonów.

• Kalendarze indywidualne – każdy powinien zaznaczyć godziny, w których pracuje i jest dostępny dla kolegów z zespołu. Obecnie całe rodziny pozostają w domu i rodzice młodszych dzieci szkolnych muszą np. włączyć im zdalne lekcje, rodzice maluchów nakarmić je o konkretnej porze itp. Powinni więc taki czas zablokować w swoich terminarzach. Spotkania wpisują się w kalendarze automatycznie, jednak jeśli do wykonania jest konkretna praca wymagająca skupienia, dobrze jest taki czas sobie zarezerwować. Zapobiegnie to na pewno frustracji z powodu braku czasu na wykonywanie zaplanowanych zadań.
• Kalendarze zespołowe – kiedy w perspektywie są ważne spotkania firmowe, a do tego ktoś ma urlop, podczas gdy resztę teamu gonią terminy oddania projektów – jeden wspólny kalendarz zespołowy może znacząco ułatwić komunikację. Mechanizm jest prosty, trudniej jest utrzymać dyscyplinę w jego uzupełnianiu, ale warto.
• Zdarzenia nieplanowane – dobrą praktyką jest informowanie członków zespołu (tych najbliższych pracowników) o nagłej nieobecności, np. na zespołowej grupie. Jest to kolejny sposób na uniknięcie drobnych irytacji – sami nie jesteśmy niepokojeni telefonami, bo zespół wie, że nas nie ma, a ponadto kiedy ktoś inny nas szuka nie tworzy się głuchy telefon.