Cyrkulacja dokumentów w firmie

Nie sposób nie wspomnieć jednak wcześniej o przeskoku, jaki dokonał się w ostatnich latach w kwestii automatyzowania i digitalizowania obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Nikogo nie dziwi już używanie wyspecjalizowanego (a często tworzonego na miarę) oprogramowania, które umożliwia ten proces. Również ustawodawca zwrócił uwagę na te tendencje i umożliwił pełną digitalizację dokumentacji będących do niedawną ostoją papieru – dokumentów pracowniczych.

e-akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej, a elektroniczne akta pracownika są równoważne dokumentacji papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza wiele zmian w funkcjonowaniu działów personalnych przedsiębiorstw. Zmieniła ona między innymi okres przechowywania akt pracowniczych oraz, co również istotne, umożliwiła przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Co jednak ważne, pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej i to od niego zależy, czy skorzysta z tej możliwości.

System teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, musi zapewniać:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, który jest stosowany przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji, będzie musiał dopełnić kilku formalności. Nie ma natomiast ograniczenia co do terminu na taką zmianę. Pracodawca prowadzący e-akta stosować musi odpowiednie rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej przez okres jej przechowywania.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

• jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym,
• jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
• jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej, prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej, polega w szczególności na:

• systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
• opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
• stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
• bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
• przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Żeby skutecznie można było zamienić postać papierową na elektroniczną, każdy skan dokumentu musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (który jest równoważny podpisowi odręcznemu) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną danego pracodawcy (która potwierdza autentyczność dokumentu). Skany dokumentów pracowniczych, które mają znaleźć się w elektronicznych aktach pracowniczych, mogą być podpisane bezpośrednio przez pracodawcę lub osobę przez niego do tego upoważnioną (np. pracownika działu HR). W tym drugim przypadku, osoba upoważniona powinna taki dokument podpisać swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co oczywiste, jeżeli dokument od razu wydany był w formie elektronicznej i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystarczy dokument umieścić w e-aktach.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o dokonanej zmianie i przekazania zatrudnionym informacji o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji,
• możliwości zniszczenia tej dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przez pracownika.

W sytuacji zmiany systemu teleinformatycznego, w którym przechowywana jest dokumentacja, konieczne jest utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania. Każdy dokument, który ma być przeniesiony, musi być zapisany w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami:

• dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie pdf,
• dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w aktach osobowych pracownika w pliku o określonym formacie, przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane,
• dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie txt.

Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku. Opatrzenie pliku zawierającego dokumenty do przekazania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

Pracodawca na wniosek pracownika wydaje kopię całości lub części zgromadzonej dokumentacji. Przed wydaniem dokumentacji pracowniczej, prowadzonej w postaci elektronicznej, należy ją uporządkować zgodnie z zasadami obowiązującymi przy przenoszeniu dokumentacji między systemami.