Konsolidacja planów sprzedaży dla organizacji wielooddziałowych i wielu handlowców
Każda dobrze prosperująca firma sprzedażowa poświęca uwagę planowaniu sprzedaży na kolejne tygodnie oraz miesiące. Zebranie wszystkich danych od handlowców, z których każdy ma swój sposób zapisywania informacji, nie będzie prostym zadaniem. Z pomocą przychodzi narzędzie w Excelu, które znacznie ułatwi to zadanie. Wystarczy zadbać o ustandaryzowane dane wejściowe od handlowców, a praca nad zbiorczym planem sprzedażowym będzie dość przyjemna i z pewnością mniej narażona na popełnienie błędów niż ręczne sumowanie wartości.
Przygotowanie danych wejściowych
Prognozy w przedsiębiorstwie przygotowywane są kwartalnie dla wszystkich działów, czyli w naszym przykładzie sprzedawcy stacjonarni, pracujący w biurze oraz sprzedawcy pracujący w terenie. Poszczególni handlowcy z działów otrzymują od analityka ustandaryzowany plik, do którego będą musieli jedynie wpisać planowane wartości sprzedaży.
Aby móc korzystać z narzędzia do konsolidacji danych, musimy przygotować odpowiedni szablon.
Szablon, który będą wypełniali przedstawiciele handlowi, powinien być przygotowany w układzie macierzowym, mający kolejne miesiące w kolumnach oraz poszczególne produkty ułożone wierszami (Rysunek 1).
Niestety, często zdarza się, że pracownik wypełniając dane w tabeli/szablonie, zmieni lub usunie niechcący jakiś nagłówek. Z tego powodu warto zabezpieczyć plik przed działaniem niepożądanym.
Jest to istotne dla prawidłowego działania narzędzia konsolidacji. Wszystkie pliki, które będziemy łączyć ze sobą, muszą mieć identyczną budowę. Możemy również zaznaczyć w szablonie kolumny pierwszych trzech miesięcy, które powinny być uzupełnione danymi, co też będzie wizualną wskazówką dla handlowców (Rysunek 2).
Kiedy już zbudujemy szablon, musimy stworzyć tyle plików, ilu przedsiębiorstwo liczy sobie przedstawicieli handlowych. W naszym przykładzie to ośmiu handlowców, połowa pracująca w biurze, a druga połowa w terenie. Aby mieć wszystko uporządkowane, tworzymy zatem osiem plików z szablonem w folderze Konsolidacja (Rysunek 3).
Prawidłowo przygotowany plik z danymi uzupełnionymi przez przedstawiciela handlowego będzie jak na Rysunku 4.
Konsolidacja danych
Istnieją dwa sposoby konsolidowania danych według pozycji lub kategorii. W naszym przykładzie zastosujemy konsolidację według pozycji/położenia, czyli dane w obszarach źródłowych są ułożone w tej samej kolejności i mają takie same etykiety.
Ta metoda umożliwia konsolidowanie danych z różnych arkuszy, takich jak działy w przedsiębiorstwach, które zostały utworzone na podstawie tego samego szablonu. W pierwszej kolejności otwieramy wszystkie nadesłane i uzupełnione prawidłowo pliki od handlowców. W drugim kroku otwieramy nowy skoroszyt, w którym zastosujemy narzędzie konsolidacji i stworzymy zestawienie podsumowujące prognozowaną sprzedaż wszystkich przedstawicieli handlowych. Ustawiamy się na komórce A1 i wybieramy ze wstążki Dane -> Konsoliduj, które znajduje się w grupie Narzędzia danych (Rysunek 5). Pojawia nam się okno Konsolidowanie, które musimy poprawnie uzupełnić (Rysunek 6).
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 56% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
