Najczęstsze błędy popełniane przy kontrolowaniu pracy podległych pracowników

Pracownik powinien rzetelnie realizować zadania zlecone przez szefa. Jakość wykonanej przez niego pracy ma wpływ na rozwój firmy, jej przychód i zadowolenie klienta. Nadzór jest więc sprawą wielkiej wagi.

W polskim prawie funkcjonuje zasada podporządkowania pracownika w procesie świadczenia pracy. Oznacza to, że pracodawca ma prawo do sprawdzania, w jaki sposób zatrudniona osoba wykonuje powierzone jej obowiązki, jednak pod warunkiem przestrzegania godności tego pracownika (wyznanie, wizerunek, zdrowie, wolność itp.).

Kontrola, czyli właściwie co?

Kontrola to inaczej nadzorowanie działań pracownika. Jest przeprowadzana po to, żeby osiągnąć założenia firmy. Może obowiązywać od momentu wyznaczenia zadania i trwać aż do jego zakończenia.

Dobrze prowadzona kontrola obejmuje takie czynności jak:

• precyzyjne ustalenie z pracownikiem stanu wyjściowego i końcowego zadania,
• analizę zgodności lub niezgodności wykonania pracy,
• wyciągnięcie wynikających z niej wniosków.

W wielu firmach kontrola pracy jest czymś zupełnie naturalnym. Pozwala wyeliminować błędy i zapobiega występowaniu niepotrzebnych problemów. Niestety bywa tak, że jest przeprowadzana niestarannie lub pomijana. Takie działanie może być dla firmy katastrofalne w skutkach. W tym artykule opiszę błędy przedsiębiorców, które najczęściej pojawiają się podczas kontroli pracowników.

Zaufanie to nie wszystko

Małgorzata jest właścicielką warsztatu fryzjerskiego. Niegdyś zatrudniała dwóch pracowników. Zależało jej na tym, żeby w salonie panowały przyjacielskie stosunki, dlatego nie kontrolowała pracy swoich fryzjerów. Jej zdaniem relacje w firmie były dobre, a wprowadzanie regulaminów czy nadzoru mogłoby przynieść tylko niepotrzebne konflikty w zespole. Każdy pracownik posiadał swoich stałych klientów. Niespodziewanie jeden z podwładnych złożył wypowiedzenie, gdyż zdecydował się na otwarcie własnego salonu fryzjerskiego. Małgorzata poprosiła go, żeby pozostawił w salonie listę klientów, których obsługiwał. Pracownik odmówił, twierdząc, że jej nie posiada. Prawda była inna. Okazało się, że wszystkie numery stałych usługobiorców wprowadzał do prywatnego telefonu, żeby wykorzystać je w swoim własnym salonie. W konsekwencji Małgorzata straciła stałych klientów i ¹/₃ comiesięcznych dochodów. Podstawowym błędem właścicielki był brak kontroli nad zatrudnionymi fryzjerami oraz to, że obdarzyła ich zbyt wielkim zaufaniem.

Żeby uniknąć podobnych problemów, najlepiej:

1. Zainwestować w system CRM

Jest to narzędzie, dzięki któremu można monitorować relacje pomiędzy klientami i pracownikami swojej firmy (np. jak często dany klient odwiedza firmę, z jakich usług najchętniej korzysta, kiedy ostatnio kontaktował się z nim jakiś pracownik). Przede wszystkim w ten sposób powstanie baza stałych usługobiorców, do której tylko właściciel firmy będzie miał prawa. Wykorzystanie tych informacji przez pracownika w celach prywatnych będzie karalne.

2. Wprowadzić regulamin pracy

Regulamin powinien zawierać zapisy, które dotyczą praw i obowiązków zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Jednak samo wprowadzenie regulaminu nie przyniesie pożądanych efektów, jeżeli jego przestrzeganie nie będzie na bieżąco monitorowane. Małgorzata (w obawie przed utratą sympatii pracowników) nie ustaliła zasad, a co za tym idzie, nie posiadała narzędzi do kontroli zatrudnionych fryzjerów. W konsekwencji naraziła firmę na poważne straty. Funkcjonowanie regulaminu i stosowanie się do jego zasad nie powinno mieć wpływu na relacje w firmie. Można być superszefem i kontrolować pracę swoich pracowników.