Kiedy firma przestaje sobie radzić z rosnącą liczbą zamówień...

Popularne powiedzenie, że „od przybytku głowa nie boli” jest niestety mitem. W rzeczywistości biznesowej sytuacja, w której liczba zamówień przekracza możliwości realizacyjne firmy, może doprowadzić do wielu problemów. W skrajnym wypadku tego typu zdarzenie może spowodować obniżenie wartości firmy, a nawet jej upadek.

Zbyt duża liczba zamówień w stosunku do mocy przerobowych może spowodować dwa główne zagrożenia. Z jednej strony, jeśli firma skupi się na realizowaniu wszystkich zamówień w jednakowo dobry sposób, spadnie średnia jakość wykonania każdego zamówienia. Dotychczasowi, stali klienci zauważą obniżenie jakości, a nowi odniosą wrażenie, że produkty lub usługi firmy są po prostu nie najlepsze. Z drugiej strony, jeśli firma skupi się na dobrej obsłudze dotychczasowych klientów (co na pierwszy rzut oka wyda się logiczne) i nieco mniej staranności zachowa w stosunku do nowych klientów, spowoduje to odpływ tych drugich, a stali klienci, chociażby nie wiem jak byli z nami związani, w końcu będą się wykruszać – chociażby z powodów naturalnych, o działaniach konkurencji nie wspominając. Tak czy inaczej, dla firmy stanowi to zagrożenie. Jak zatem można temu zapobiec?

Zoptymalizuj procesy w firmie

Przed podjęciem jakiejkolwiek innej decyzji, należy sprawdzić, czy na pewno nie da się tak usprawnić pracy, żeby zrealizować większą liczbę zamówień. Czy czas pracy wszystkich działów na pewno jest zorganizowany w optymalny sposób? Może pracownicy chętnie przyjmą płatne nadgodziny? Czy dostawcy na pewno nie dadzą rady dostarczyć większej niż zwykle ilości materiałów do produkcji? Czy większa liczba zamówień to tylko sezonowa fala, którą łatwiej przetrzymać, bo pracownicy będą w stanie spiąć się i wytrzymać kilka tygodni intensywnego wysiłku, a może zapowiada się na dłuższy okres prosperity? Wtedy działania muszą być bardziej kompleksowe. Jeśli mamy pewność, że zrobiliśmy wszystko, co w naszej mocy, aby zoptymalizować działania, a i tak nie wyrabiamy się z realizacją zamówień, czas przejść do innych metod.

Wydłuż czas realizacji

Kilka dni temu składałem zamówienie w sklepie internetowym pewnej popularnej marki odzieżowej. Gdy miałem już skompletowany koszyk, pojawił się wyraźny komunikat, że z powodu dużej liczby zamówień czas realizacji może być wydłużony do X dni. Czy zrezygnowałem z zakupów? Absolutnie nie. Natomiast potwierdzając zakup, byłem już psychicznie przygotowany, że moje zamówienie nie zostanie zrealizowane w standardowym terminie. Tak naprawdę klienci są gotowi znieść całkiem spore opóźnienia, jeśli tylko zostaną wcześniej o nich powiadomieni. Zanim złożą zamówienie, ale raczej w momencie, kiedy są już zdecydowani na zakup (tak jak w moim przypadku, informacja o opóźnieniu nie pojawiła się na początku procesu zakupowego, ale dopiero wtedy gdy miałem już skompletowany koszyk), należy ich poinformować, jak długo potrwa realizacja zlecenia. Oczywiście, zdarzą się tacy, którzy po usłyszeniu wydłużonego terminu zrezygnują z zamówienia, natomiast dla większości będzie on akceptowalny. Wbrew pozorom, często klienci wyolbrzymiają pilność zapotrzebowania na dany towar lub usługę i bez problemu zgodzą się na dłuższy czas oczekiwania.