Jak ustalać priorytety handlowcom?

Nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, żeby zrobić wszystko, co powinno zostać zrealizowane. Lista zadań codziennie się zapełnia, a każdy jest zapracowany. Czasami jednak pracę w dziale handlowym można przyrównać to żartu o budowie. Wszyscy cały dzień biegają z taczkami, tylko nikt nie ma czasu, aby cokolwiek do nich załadować. Jak unikać takich sytuacji i dobrze wyznaczać podwładnym priorytety?

Jeśli założymy, że zgodnie z zasadą Pareto 20% działań przekłada się aż na 80% efektów, to wyznaczanie handlowcom priorytetów wydaje się być wręcz nadrzędnym zadaniem. Nie jest to jednak proste, gdyż trzeba balansować pomiędzy potrzebami menedżera, samych handlowców, ale także klientów, nałożyć na to wszelkie niezbędne terminy oraz uwzględnić zadania i sytuacje niespodziewane, które są w pracy handlowca na porządku dziennym.

Priorytety handlowców muszą być ściśle skorelowane ze strategią sprzedaży, czyli tym, co znajduje się pomiędzy najprostszymi zadaniami dnia codziennego każdego handlowca, a długofalowymi planami i najbardziej odległymi celami. Jednocześnie czas pracy handlowców jest ograniczony. W większości wypadków mamy do dyspozycji osiem godzin dziennie i trzeba umieć je mądrze zagospodarować. Wdrożenie odpowiedniej strategii ustawiania priorytetów jest zatem kluczowe, jeśli chcemy, aby nasz dział osiągał coraz lepsze rezultaty, a firma rozwijała się w ustalonym kierunku. Wyznaczanie priorytetów to nic innego, jak stworzenie planu pracy, z podziałem czasu i nadaniem konkretnego priorytetu ważności poszczególnym zadaniom.

[1] Spisz działania

Określanie priorytetów w dziale powinno rozpocząć się od solidnego spisania wszystkich działań i zadań, które są w danym momencie do zrobienia. Można początkowo wymienić je w dowolnej kolejności, nie zważając na wielkość i ważność zadania. Będą to zarówno proste, codzienne obowiązki, jak i duże, długoterminowe projekty. Na listę wpisujemy nie tylko nowe rzeczy, ale wszystko, co jest do zrobienia, w tym także zadania, które właśnie są w toku oraz te, które były zaplanowane, ale ich realizacja jeszcze się nie zaczęła. Lista ma zawierać komplet informacji.

[2] Wybierz najważniejsze zadania

Mając spisane wszystkie działania, przystępujemy do kolejnego kroku, czyli uszeregowania zadań pod kątem ważności, biorąc pod uwagę terminy, znaczenie poszczególnych zadań, czas wykonania i płynące z nich korzyści. Dobre ustalenie priorytetów będzie miało wpływ na osiąganie zamierzonych rezultatów. Praktyką, która się sprawdza, jest podzielenie dużych projektów na mniejsze zadania, tak żeby małymi krokami przybliżać się do realizacji celu. Można rozdzielić zadania pomiędzy poszczególnych handlowców lub zaplanować wspólną realizację projektu. Za najważniejsze uznajemy te zadania, których wykonanie najbardziej przybliża handlowców do celu.

Jeśli na liście mamy duży projekt, to możemy podzielić jego realizację najpierw na kilka miesięcy, a potem na tygodnie i dni, i tym samym zaplanować pracę każdego handlowca. Do wszystkich zadań trzeba przypisać terminy ich wykonania. Następnie dzielimy je na grupy. Do wyboru jest wiele metod, którymi menedżer może się podpierać, żeby dobrze rozplanować pracę podwładnych. Brian Tracy w książce Zjedz tę żabę proponuje metodę ABCDE. W grupie A znajdują się zadania najpilniejsze i najważniejsze, od których trzeba zacząć swoją pracę. Grupa E to z kolei zbiór z zadaniami mało ważnymi, których pominięcie nie będzie miało prawie żadnego znaczenia. Metod zakłada, że nie przechodzimy do zadań z kolejnej grupy, jeśli nie wykonamy tych z poprzedniej.

Ciekawą praktykę opisał także Stephen Covey w książce pod tytułem 7 nawyków skutecznego działania. Zachęca on do tego, żeby najpierw kategoryzować zadania, a potem nadawać im priorytety zgodnie z poniższym kluczem:

• Ważne i pilne: tutaj znajdą się zadania, które powinny zostać wykonane jako pierwsze, bez żadnej zwłoki i przedłużania.
• Ważne, ale niepilne: czyli takie czynności, na które trzeba znaleźć czas, ale tak, żeby nie przeszkadzało to w realizacji innych, ważniejszych zadań.
• Pilne, ale nieważne: w tej grupie powinny się znaleźć wszystkie te zadania, które nadają się do delegowania i przekazywania dalej.
• Niepilne i nieważne: śmiało i bez wahania można usunąć je z listy, bo nie będzie to miało większego wpływu na pracę.

Istnieje także inny, dla niektórych menedżerów prostszy, sposób na podział obowiązków, który stosowany jest często w działach handlowych. Zamyka się on w czterech słowach:

• Zrób – czynności, które handlowiec musi zrobić od razu, gdyż dadzą najlepsze efekty.
• Deleguj – czynności, których handlowiec nie musi robić sam, może zająć się nimi ktoś inny.
• Zaplanuj – tematy, na których handlowcowi zależy, ale które mogą trochę poczekać.
• Usuń – działania, które są jak ślepe uliczki, bo finalnie okazują się stratą czasu i energii.

Jest jeszcze jeden aspekt, który warto wziąć pod uwagę, planując pracę handlowców i wyznaczając im priorytety. O ile proste, mało ważne zadania można wykonywać poniekąd jednocześnie i nie będzie to miało większego znaczenia dla efektywności pracy, o tyle te kluczowe zadania o najwyższym priorytecie powinny być realizowane pojedynczo i po kolei. Im wyższy poziom trudności i ważniejszy cel, tym wielozadaniowość jest bardziej niewskazana. Grozi bowiem spadkiem wydajności i jakości pracy, a także poważnymi błędami. Planując zadania o najwyższym priorytecie, warto zaplanować maksymalnie dwa do czterech, stawiając na jakość, i zgodnie z zasadą, że mniej znaczy więcej.