Jak przygotować szkolenie wewnętrzne dla zespołu sprzedażowego?
- Dlaczego warto prowadzić szkolenia wewnętrzne w firmie, zamiast inwestować tylko w trenerów zewnętrznych?
- Co może stać się przedmiotem szkoleń wewnętrznych?
- Jak przygotować pracowników do szkolenia innych?
Dobre szkolenie to takie, które nie tylko przekazuje wiedzę, lecz także wzmacnia umiejętności i motywację uczestników do jej zastosowania w praktyce. Co zrobić, by nasze wewnętrzne szkolenia były naprawdę dobre?
Na rynku dostępnych jest wiele ciekawych, profesjonalnych szkoleń. W tym artykule chciałabym jednak skupić się na takich, które możemy realizować sami, wewnątrz naszych zespołów sprzedażowych.
Dlaczego warto szkolić się nawzajem?
Są takie sytuacje, kiedy zaangażowanie pracowników w przeszkolenie pozostałych członków zespołu jest najlepszym rozwiązaniem.
Jedną z nich jest dystrybucja wiedzy, z którą pracownik przyjeżdża z konferencji czy szkoleń branżowych. Zazwyczaj na tego typu wydarzenia deleguje się pojedyncze osoby, a nie cały zespół. Wracają one z głowami pełnymi nowej wiedzy, pomysłów czy modeli, ale wiedza ta często nie jest przekazywana pozostałym członkom zespołu. Szkoda, bo byłoby nie tylko taniej, ale przede wszystkim efektywniej, gdyby wszyscy mogli poznać te nowości, a następnie wspólnie zdecydować, jak je zaimplementować. Bez takiego mechanizmu po kilku tygodniach entuzjazm wyparowuje, a organizacja nie korzysta z możliwości poprawienia swojego funkcjonowania.
Nie tylko refleksje z konferencji mogą być przedmiotem szkolenia wewnętrznego. Wielu pracowników ma też unikalne umiejętności i wiedzę z obszarów wyjątkowo ważnych dla zespołu. Mowa tu szczególnie o doświadczonych pracownikach, którzy skonfrontowali się już przez lata z wieloma typami klientów i ich oczekiwaniami. Mogliby śmiało nauczyć młodszych kolegów, jak skutecznie radzić sobie w podobnych sytuacjach.
Angażowanie zespołu do prowadzenia szkoleń to także dodatkowa lekcja z zakresu wystąpień publicznych, umiejętności ciekawego przedstawiania treści, podtrzymywania uwagi i mieszczenia się w czasie, a są to cechy pożądane w codziennych działaniach sprzedażowych. Co więcej, tak przygotowana załoga będzie też lepiej reprezentować firmę na spotkaniach branżowych, targach i konferencjach.
Co może stać się przedmiotem szkoleń wewnętrznych?
Wspomnieliśmy już o wiedzy przywiezionej ze szkoleń czy spotkań branżowych. Podobnie, pracownicy mogą dzielić się refleksjami płynącymi z przeczytanych książek czy prasy tematycznej. Zamiast prosić każdego członka zespołu o przeczytanie tych samych pozycji, można je rozdzielić i następnie poprosić o przeprowadzenie miniszkolenia dla pozostałych. Tym samym, w krótkim czasie, poziom wiedzy zespołu wzrośnie, a dodatkowo omawiane treści staną się doskonałym przyczynkiem do dyskusji nad ich zastosowaniem.
Inną, świetną bazą do wspólnego uczenia się są case studies. W każdym dziale sprzedaży są takie przypadki, nad którymi warto szczególnie mocno się pochylić. Mogą one np. dotyczyć utraty ważnego klienta. Analiza tego, jak wyglądała praca z tym klientem, co poszło nie tak, czego nie dopilnowaliśmy, to niesamowicie ważna lekcja na przyszłość, a także bodziec do wprowadzenia istotnych zmian w funkcjonowaniu zespołu czy całego przedsiębiorstwa. Ważną lekcją może być też dzielenie się najlepszymi praktykami i budowanie na ich podstawie nowych standardów działania.
Kultura i języki – w tym obszarze także widzę olbrzymi potencjał do szkoleń wewnętrznych. Coraz częściej w naszych zespołach pojawiają się pracownicy innych narodowości lub tacy, którzy spędzili za granicą wiele lat. Mogą oni być wspaniałym źródłem wiedzy o języku, kulturze, specyfice biznesowej innych krajów.
Jak przygotować pracowników do szkolenia innych?
Zaangażowanie pracownika do przeprowadzenia szkolenia dla kolegów, bez odpowiedniego przygotowania go do nowej roli, będzie źródłem dodatkowego stresu i frustracji nie tylko dla niego, ale i dla odbiorców szkolenia.
Najlepiej byłoby, oczywiście, ufundować wszystkim pracownikom odpowiednie warsztaty trenerskie. Jeśli jednak nie można sobie na to pozwolić, warto samodzielnie zorganizować takie szkolenie dla zespołu. Co powinniśmy na nim poruszyć?
Szkolenie powinno mieć cel. Przystępując do szkolenia innych, zawsze trzeba wiedzieć, jakim rezultatem ma się ono skończyć. Pomoże nam to ukierunkować swoją wypowiedź i dobrać takie działania, które pomogą cel osiągnąć. Jeśli np. wróciliśmy z konferencji, która dotyczyła nowych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, mamy dwa cele: uświadomić kolegów, że przepisy się zmieniły oraz zmienić dotychczasowy model działania.
Szkolenie powinno być dopasowane do słuchaczy. To wskazówka, że poziom wiedzy oraz język, którym chcemy się posługiwać, zawsze powinny zależeć od tego, kto nas słucha. Wyobraźmy sobie, że w naszym zespole sprzedażowym jest osoba z wykształceniem prawniczym, która chce nas przeszkolić z RODO. Może się okazać, że to, jak przekazuje wiedzę kolegom nie-prawnikom, jest kompletnie niezrozumiałe, a co za tym idzie nieskuteczne.
Szkolenie powinno wzmacniać umiejętności. Nie wystarczy powiedzieć, żeby coś się zmieniło. Słuchacze potrzebują konkretnych wskazówek i narzędzi. Dobrze, by osoba, która ich szkoli, podała na przykładach, jak zastosować nową wiedzę. W przypadku omawianego szkolenia mogłoby to być nie tylko pokazanie brzmienia nowego przepisu, ale także wskazanie jak zastosować go w pracy działu i czym powinny różnić się nasze zachowania od wcześniejszych modeli, np. „Kiedyś po rozmowie z potencjalnym klientem wysyłaliśmy mu ofertę e-mailem. Teraz jeszcze musimy dołączyć regulamin w PDF”.
Szkolenie powinno być skuteczne. Osoba realizująca szkolenie powinna upewnić się, czy status wiedzy i umiejętności słuchaczy zmienił się zgodnie z oczekiwaniem. Można to zrobić, sięgając po test, quiz wiedzy czy nawet pytanie podsumowujące typu „Co teraz musimy zrobić, gdy jesteśmy po rozmowie telefonicznej z klientem?”. Form jest wiele, najważniejsze jednak, by mieć pewność, że dobrze się zrozumieliśmy.
Byłoby wspaniale, gdyby szkolenie było także ciekawe. Umiejętność prowadzenia takich szkoleń przychodzi wraz z doświadczeniem. Jako szefowie zespołu możemy ułatwić pracownikom realizację ciekawych szkoleń, dając im narzędzia, takie jak programy graficzne do realizacji prezentacji, materiały i pomoce dydaktyczne. Możemy zadbać także o wyposażenie sali konferencyjnej w sprzęty i meble, które sprzyjać będą pracom kreatywnym czy dyskusjom w grupach.
Szkolimy się po to, by poprawić swój sposób działania. Warto zatem, przystępując do szkolenia, określić, z jakiego poziomu startujemy oraz do jakiego aspirujemy. Potem natomiast, po kilku tygodniach od szkolenia, zbadać, czy sposób działania faktycznie się zmienił. Dobrze jest pochylić się nad tym zagadnieniem wspólnie z osobą, która będzie prowadzić szkolenie. Ustalić razem, jak można by sparametryzować zmianę.
Jak wzmacniać kulturę wzajemnego szkolenia się?
Zacznijmy od inspirowania się dobrymi przykładami. Możemy założyć sobie wspólny folder, w którym będziemy gromadzić wiedzę na temat tego, jak szkolić oraz przykłady osób, które robią to dobrze (np. z TED).
Znajdujmy czas na informację zwrotną. Czy wiedza była podana umiejętnie? Czy prezentacja była ciekawa? Czy coś mogło być zrobione lepiej? Uczmy się na każdym szkoleniu zrealizowanym osobiście lub przez kolegów z działu.
Promujmy, chwalmy tych, którzy podejmują się szkolenia innych. To w końcu dodatkowy wysiłek i stres. Warto ich wynagrodzić za podejmowanie tego trudu. Może np. najbardziej aktywne osoby mogłoby w ramach nagrody zostać wysłane na kurs trenerów biznesu?
Zainwestujmy w narzędzia. Kiedy zobaczymy, że nasza „wewnętrzna szkoła” dobrze działa, rozwija się, integruje zespół i przynosi dobre rezultaty, wzmocnijmy ją narzędziowo. Zakup nietypowych sprzętów czy wspólnych szkoleń (np. z emisji głosu) może stanowić dodatkową motywację dla pracowników.
Uczenie innych to odpowiedzialność i frajda. Odpowiedzialność, bo trzeba zrewidować swoją wiedzę, uporządkować ją i podać innym w najbardziej przyjazny i skuteczny sposób. Frajda, bo przy okazji musimy znaleźć odpowiednie przykłady, zdjęcia czy filmy, które pozwolą nam tę wiedzę zilustrować. Musimy też wcielić się w zupełnie nową rolę i zmierzyć z dyskomfortem, jakim są wystąpienia publiczne. Podejmowanie takiego wyzwania w zespole będzie stanowić dodatkową szansę na jego integrację, budowanie wzajemnego zaufania, szacunku i poczucia grania do jednej bramki.
