Wiedzieć co, kiedy i jak, czyli plan spotkania handlowego

Zastosowanie tej metody pozwala na racjonalne i właściwie formułowanie celów, a to z kolei zdecydowanie zwiększa szanse ich realizacji.

Przykładowe cele zgodne z tą metodą to:

• Wzrost wartości zamówienia klienta A o 5% do końca miesiąca.
• Pozyskanie 10 nowych klientów do końca pierwszego kwartału 2019 roku.

Ważne:

• Wyznaczenie realnego celu zwiększa prawdopodobieństwo jego realizacji.
• Spotkanie bez celu nie przyniesie żadnych korzyści.
• Proces wyznaczania celu daje odpowiedź na pytanie, co naprawdę chce się osiągnąć.

Narzędzia

Kiedy już określiłeś, z kim i w jakim celu się spotykasz, trzeba przygotować narzędzia, które umożliwią sprawne przeprowadzenie spotkania i skuteczną finalizację. A przede wszystkim pozwolą zrealizować cel. Kluczową kwestią jest doskonała znajomość tego, co się sprzedaje. Musisz świetnie znać produkty, procedury, ceny i wszelkie inne elementy, które składają się na twój sprzedażowy warsztat. Powinieneś również przygotować konkretne rozwiązania dla klienta.

Przykład:

Tu można posłużyć się przykładem firmy zajmującej się sprzedażą powierzchni reklamowej. Handlowiec, przygotowując się do każdego spotkania z klientem, tworzył dwie oferty: ofertę marzeń i ofertę racjonalną. Oferta marzeń to mało realny projekt tego, co sprzedawca bardzo chciałby sprzedać. Oferta racjonalna to propozycja przygotowana na podstawie dostępnych informacji o kliencie, rynkowa, zdecydowanie realizowalna i racjonalna. Jako cel sprzedażowy, ustalił sobie ofertę marzeń. To spowodowało, że na spotkaniach dobierał kreatywnie argumenty, szukał potrzeb klienta, starał się wykazać, że jego produkty je zaspokoją. Rezultatem takiego prowadzenia rozmów było zrealizowanie sprzedaży na poziomie oferty marzeń, a zdecydowanie częściej nieco powyżej oferty racjonalnej. Wbrew pozorom takie formułowanie celu wcale nie kłóci się z zasadą S.M.A.R.T, bo finalizacja przebiegała zgodnie z racjonalnie przygotowanym rozwiązaniem. Dawało za to sprzedawcy poczucie wartości, pewności siebie i sprawstwa.

Ważne:

• Kluczowe czynniki sukcesu podczas spotkania sprzedażowego to doskonała znajomość własnych produktów, dobre przygotowanie oraz kreatywne i elastyczne prowadzenie procesu sprzedaży.

Czas i miejsce

Kiedy merytoryczne elementy spotkania zostały zaplanowane, przychodzi moment na to, co związane z techniką. Miejsce spotkania to najczęściej siedziba klienta i masz na to niewielki wpływ. Inaczej wygląda jednak kwestia czasu, którego potrzebujesz na realizację swojego planu. Istotne jest wcześniejsze uprzedzenie klienta i konsekwentne trzymanie się określonych ram czasowych. Pamiętaj, że przedłużanie spotkania może narazić cię na utratę zaufania klienta. Poza tym ścisłe przestrzeganie ustalonego czasu świadczy o twoim profesjonalizmie, a to zawsze buduje dobrą relację z klientem.

Określając, jak długo ma trwać spotkanie, musisz cały czas mieć na uwadze to, co już ustaliłeś, to znaczy wiedzę o kliencie, cel i narzędzia, za pomocą których chcesz go osiągnąć. Nie powinieneś również zapominać, że spotkanie handlowe składa się z kilku elementów.

Można przyjąć następujący podział czasu na poszczególne elementy spotkania:

• Początek, prezentacja firmy – 10%
• Diagnoza potrzeb – 30%
• Prezentacja oferty – 15%
• Pokonywanie obiekcji – 40%
• Finalizacja – 5%

Biorąc pod uwagę wszystkie te elementy, zwłaszcza diagnozę potrzeb, prezentację oferty czy wyjaśnianie obiekcji, spotkanie powinno trwać między 45 a 60 minut. Należy jednak być przygotowanym na pewien margines, który może wynikać ze specyfiki branży czy też formuły spotkania, bo jeśli głównym celem będzie np. wyjaśnienie poszczególnych zapisów rozbudowanej umowy, to czas spotkania może przekroczyć godzinę. Są to jednak czynniki, które powinieneś brać pod uwagę już na etapie planowania spotkania.

Ważne:

• Pamiętaj o potwierdzeniu miejsca spotkania.
• Precyzyjnie określ czas trwania spotkania i poinformuj o tym klienta.
• Przestrzegaj określonych czasowych ram spotkania.

Plan spotkania

Kiedy już wszystkie elementy związane z przebiegiem spotkania zostały ustalone, trzeba zająć się formą. Doświadczeni handlowcy przed każdym spotkaniem tworzą plan, który zapisują na komputerze czy w notatniku, a podczas spotkania uzupełniają o poczynione ustalenia. Mimo że nasza praca zawsze w pewnym momencie się rutynizuje i spotkania są do siebie podobne, warto taki formalny plan stworzyć. Choćby po to, by nie zapomnieć o podstawowych elementach spotkania i zmieścić się w określonych ramach czasowych. Wszystko może się zdarzyć, jeśli na przykład odbywamy piąte spotkanie danego dnia. Sformalizowany plan spotkania służy temu, żeby w pełni go zrealizować, a następnie, uzupełniając o wnioski po spotkaniu, zapisać na karcie klienta w CRM i korzystać z niego w przyszłości. W taki sposób budujesz swoją wiedzę o kliencie, która odpowiednio wykorzystana może skutkować długotrwałą i owocną współpracą.

Ważne:

• Sporządź plan spotkania.
• Trzymaj się jego ram.
• Uzupełnij plan o wnioski po spotkaniu.

Planowanie...

„Plan jest niczym, planowanie jest wszystkim” – ten znany cytat Dwighta Eisenhovera najlepiej pokazuje, czym jest proces planowania. Choć dotyczył działań wojennych, pozostaje aktualny także w kontekście codziennej pracy handlowca. Plan jako taki jest tylko efektem planowania, wskazuje drogę. Buduje pewność siebie, nie pozwala pominąć istotnych elementów. Czasem daje poczucie sprawczości. Jest niezwykle pomocnym narzędziem na spotkaniu. Planowanie to działanie, które ma umożliwić osiągnięcie sukcesu. I jest o wiele istotniejsze od planu. Pozwala dostrzec kreatywne rozwiązania, daje szansę poznania klienta, przygotowania się na niespodziewane pytania czy wątpliwości. Pokazuje mocne strony oferty (tym samym niwelując te słabe) i nasze. Daje wiedzę, co zrobić w konkretnej sytuacji.

Planowanie to proces, który pozwala wyeliminować zagrożenia, narzuca rygor, wskazuje istotne momenty. Bez planowania nie będzie satysfakcjonującej sprzedaży i doświadczeni sprzedawcy to wiedzą. Zawsze przygotowany do spotkania, będziesz odbierany jako osoba wiedząca do czego dąży, profesjonalna, a to wzmocni twoją relację z klientem i spowoduje wzrost jego zaufania.