Otwarte czy zamknięte drzwi?

Otworzyć czy zamknąć drzwi – ten dylemat prędzej lub później dotyka każdego menedżera. Co będzie bardziej efektywne: sztywne procedury czy swobodna komunikacja? Rzecz jasna, nie ma jedynej słusznej odpowiedzi. Składają się na nią bowiem liczne warunki i czynniki. Postaram się pokazać na przykładach, kiedy polityka otwartych drzwi będzie dla firmy korzystna, a w jakiej sytuacji lepiej, żeby drzwi pozostał zamknięte.

Polityka otwartych czy zamkniętych drzwi, czyli jaka?

Otwarte drzwi w firmie oznaczają, najprościej ujmując, redukowanie wszelkich, zarówno fizycznych, jak i mentalnych barier komunikacyjnych. Taka polityka może realizować się zarówno poprzez organizację przestrzeni pracy, jak i zmianę nastawienia oraz szkolenie pracowników z zakresu szeroko rozumianej komunikacji. Sprzyja powstawaniu swobodnej, nieformalnej atmosfery w firmie, niejako prowokuje pracowników do odważniejszego formułowania myśli i wniosków. Podstawowymi zaletami stosowania polityki otwartych drzwi są: dobra atmosfera w firmie, stosunkowo mało sytuacji konfliktowych i – często – wyższa efektywność pracowników. Poprzez sprawną komunikację, zarówno poziomą, jak i pionową, problemy rozwiązywane są dosyć szybko. Tym, co często hamuje szefów w jej wprowadzaniu, są: ryzyko zmniejszenia się dyscypliny, czasochłonność planowania, a niekiedy strach przełożonego przed oddaniem części swej władzy. W takiej strukturze pracownicy mogą też mieć problemy z planowaniem i efektywnym wykorzystaniem czasu pracy, ponieważ brak barier komunikacyjnych oznacza, że wszyscy są dostępni dla wszystkich, a nie każdy sprawdzi się w takich warunkach.

Diametralnie inna jest polityka zamkniętych drzwi. Cechuje się ona silnym sformalizowaniem przedsiębiorstwa, hierarchicznością struktury i formalnymi środkami komunikacji. Dla przykładu: aby pracownik mógł spotkać się z przełożonym, musi zapisać się u jego asystentki na określony dzień i godzinę, podając temat spotkania. Zamknięte drzwi to także inna organizacja przestrzeni – często boksy lub osobne pokoje, gdzie pracownicy na co dzień są niejako odgrodzeni od siebie. Zaletami takiego rozwiązania są np. jasność procedur i sposobów postępowania, wysoka dyscyplina pracy i nastawienie na realizację celów. Do wad należą napięta atmosfera w pracy, która sprzyja powstawaniu konfliktów, nierównomierność w dostępie do informacji i brak kreatywności.

Już tylko na podstawie takich definicyjnych informacji widać, od jak wielu czynników zależy to, jaki typ organizacji firmy będzie dla niej najefektywniejszy. Bardzo ważne są formalne lub też prawne uregulowania organizacji oraz branża. Trudno bowiem wyobrazić sobie politykę całkowicie otwartych drzwi w przedsiębiorstwie realizującym zlecenia na potrzeby wojska i – odwrotnie – całkowite sformalizowanie, a także brak komunikacji między pracownikami w agencji reklamowej. Istotne są również struktura zatrudnienia oraz poziom świadomości i kompetencji pracowników. W zespole o niskich kompetencjach otwarte drzwi mogą spowodować wręcz paraliż działań. Tak samo będzie w przypadku zamkniętych drzwi w zespole o bardzo wysokich kwalifikacjach.