Jak dobrze przygotować spotkanie wewnętrzne

Dwie, pięć a może więcej godzin tygodniowo zabierają wam nieefektywne spotkania wewnątrz działu sprzedaży? Odliczacie minuty, potajemnie odpowiadacie na nadchodzące SMS-y albo popadacie w katatonię, by jakoś przetrwać tę nudę? To rzeczywistość wielu firm. A przecież łatwo to zmienić i sprawić, że takie spotkania będą wartościowym narzędziem w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Mało kto równie mocno jak sprzedawca wie, że czas to naprawdę pieniądz. W ciągu godziny można zrealizować kilkanaście mocnych telefonów, przejrzeć bazy danych, zaktualizować wiedzę o klientach, sprawdzić wyniki ankiet satysfakcji czy przygotować prezentację na wizytę u prospekta. Dlatego, gdy taką godzinę ktoś nam zabierze, by omawiać nudne, nic nie wnoszące do naszego życia słupki i wykresy, ciśnienie skacze nam bardziej niż po espresso. Niestety w wielu firmach przyjęła się tradycja cotygodniowych spotkań, które – słabo przygotowane – wnoszą w życie pracownika irytację zamiast wartości.

Jest wiele drobnych elementów, które składają się na udane spotkanie wewnętrzne. Warto stworzyć sobie ich listę i pilnować, by przygotowując się do niego, postępować z nimi równie profesjonalnie, jak gdyby było to spotkanie z najważniejszym klientem.

Określenie celu i harmonogramu

Spotkanie przebiegnie sprawniej, jeśli będzie wiadomo, po co je organizujemy. Bo przecież nie po to, żeby sobie posiedzieć w jednym pomieszczeniu. Celem może być przegląd wyników i porównanie ich do planów, omówienie nowych przepisów, przygotowanie do obsługi nowej grupy klientów. Kiedy cel jest znany, łatwiej przygotować harmonogram. Uważam, że powinien on się pojawić zawsze, nawet jeśli w spotkaniu mają wziąć udział trzy osoby. Pomaga on ocenić, czy mamy pomysł, jak zrealizować cele spotkania. Jeśli to zmiany w przepisach, trzeba przedstawić nowe rozporządzenia i porównać ze starymi, pokazać wpływ przepisów na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, omówić case, dać czas na pytania. Być może na takim spotkaniu powinien pojawić się (choćby w formie wideokonferencji) prawnik, który odpowie na trudniejsze wątpliwości. Harmonogram to też zobowiązanie dla obydwu stron. Jeśli dla poszczególnych tematów zaplanujemy po piętnaście minut, prelegenci muszą się zmieścić w tym czasie i mówić na temat. Także uczestnicy będą wiedzieć, jak zorganizować sobie kalendarz, by uwzględnić zaplanowany czas. Będą czuli się usprawiedliwieni, opuszczając spotkanie, jeśli to przedłuży się ponad plan.

Dobranie uczestników

Niekoniecznie każde spotkanie musi być realizowane dla całego działu czy zespołu. Są takie tematy, jak choćby omówienie sytuacji u poszczególnych klientów, które dotyczą tylko kilku osób. Można zaplanować, że po ogólnej części, gdzie porusza się ważne dla wszystkich tematy, na drugiej części zostaną tylko wyselekcjonowane osoby. Nie ma nic gorszego, niż gdy kilkanaście osób śledzi dyskusję trójki, która rozumie jej przedmiot. Nie pozwalajmy też, żeby na spotkaniu dotyczącym określonych spraw, pojawiły się nagle nowe, nieprzewidziane wcześniej, a wcale niepilne tematy, które zabiorą cenny czas. W każdym zespole są takie osoby, które lubią „gwiazdorzyć” i ściągać na siebie uwagę innych. W takim wypadku trzeba szybko uciąć próbę zdominowania dyskusji i wrócić do tematu.

Organizacja spotkań zdalnych

Czas przymusowej pracy w domu pokazał nam, że spotkania mogą być równie efektywne, gdy realizuje się je w wersji zdalnej. O ile, oczywiście, zachowujemy wszystkie wcześniej wymienione zasady. Mają one tę zaletę, że można szybko dołączyć do nich osoby, które nie zostały wcześniej zaproszone, a ich udział okazałby się wartościowy. Jest to też jednocześnie wada, gdyż kalendarze elektroniczne niemiłosiernie zapychają się nam spotkaniami niekoniecznymi. Często nie ma nawet przerwy na zjedzenie kanapki, już nie wspominając o czasie na przeanalizowanie wcześniejszego spotkania, sporządzenie notatek, zrealizowanie zadań, które tam padły. Przeciętny menedżer ponad 80% swojego czasu spędza na rozmowach i spotkaniach.