Savoir-vivre w sprzedaży: „Oto moja wizytówka”

Zastanawiając się, jaka jest geneza wizytówki, trafiłam na dane dotyczące pierwszych drukowanych wersji, które swe początki miały w XVIII wieku w Niemczech. Na pierwszych biznesowych kartonikach znalazły się dane kontaktowe oraz mapka lokalizacyjna.

O wręczaniu wizytówek możesz wiele dobrego nauczyć się od Azjatów, którzy z nabożnością wręcz ofiarowują swoją wizytówkę. Wizytówkę, która jest częścią nas samych, naszego wizerunku.

Ten mały kartonik to wielki oręż, który odpowiednio wykorzystany, może przysporzyć biznesowych efektów. Nieumiejętnie zaś używany, w sposób niezgodny z zasadami ogólnie przyjętymi czy przechowywany w sposób niewłaściwy, może spowodować utratę klienta, zniweczyć dopięcie transakcji, czy w ogóle pogrzebać szanse na rozmowę. Poniżej kilka zasad savoir-vivre'u w zakresie wręczania i przyjmowania wizytówek, które składają się na profesjonalny wizerunek twój i firmy, którą reprezentujesz.

Rozmiar ma znaczenie

Projektując wizytówkę należy zwrócić uwagę na jej kształt i rozmiar. W tej kwestii są ogólnodostępne wytyczne, są też trendy i odstępstwa od reguł, powszechne choćby w zawodach artystycznych. Najbardziej rozpowszechnionym rozmiarem wizytówki w Polsce jest 90 mm na 50 mm (w dalszej kolejności 85 mm na 45 mm). To uniwersalny rozmiar, który odpowiada przegródkom w portfelu do kart kredytowych oraz w tradycyjnych wizytownikach. Dostosowując wymiary wizytówki do obowiązujących standardów, unikniesz niezręcznych sytuacji, gdy twój rozmówca będzie miał problem z jej schowaniem z powodu nietypowego formatu. Ułatwi to również tobie logistykę wizytówek.

Widzimy nie tylko oczami

Gdy słyszysz słowo „wizytówka” podświadomość podpowiada ci biały prostokątny kartonik z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem i danymi teleadresowymi. Jak powinna wyglądać i co zawierać profesjonalnie przygotowana wizytówka?

Papier, na którym została wydrukowana, powinien być grubszy, trwały i odporny na zagniecenia. Dopuszczalny jest biały i jego odcienie oraz beżowy. Unikaj jaskrawych barw i wzorzystych motywów, gdyż na nich trudno dojrzeć litery.

W przypadku czcionki i jej koloru również wskazana jest klasyka. Czarny font i jego pochodne sprawdzają się najlepiej. Niewymyślny krój liter sprzyja czytelności. Do tego czcionki szeryfowe są najlepsze. Dopuszczalne jest użycie dwóch rozmiarów, rodzajów i krojów. Służyć to powinno wyróżnieniu imienia i nazwiska, bo to przecież twoja osoba ma być na wizytówce najważniejsza.

Efekty specjalne – pod tym pojęciem rozumiem wypukły druk, na przykład imienia i nazwiska, czy logo. Takie zabiegi mają podkreślić daną informację. Zastanów się, czym wobec tego chcesz się wyróżnić i na co zwrócić największą uwagę: budujesz swoją markę osobistą – uwypuklasz imię. Stawiasz na budowanie marki firmy – wtedy dodatkowym kolorowym i odróżniającym się elementem może być logo firmy.

Treść jest kluczowa

Gdy wiesz już, jak technicznie powinna wyglądać wizytówka, skup się na wartości merytorycznej, jaką rozdajesz wraz z nią. Tu rekomenduję minimalizm, gdyż jest to obszar do wielu błędów.

Umieszczenie na wizytówce starych, nieaktualnych danych, takich jak telefon, adres e-mail czy nazwisko panieńskie, gdy zdążyłaś już wyjść za mąż jest nieakceptowalne. Wyjątkiem może być duże spotkanie (konferencja), na którym przy wręczaniu wizytówki ręcznie uaktualnisz numer telefonu.

Drugim elementem, który często sprzyja błędom jest tytuł naukowy: w dzisiejszych czasach chwalenie się tytułem magistra nie przystoi. Jeśli wspiąłeś się szczebel wyżej – tytuł doktora czy profesora jest dopuszczalny.

Nietaktem jest, gdy dopytujesz o adres e-mailowy lub numer telefonu, gdy takowych nie ma na wizytówce. Nie ma ich z wiadomych względów – jej właściciel nie chce się dzielić z tobą tymi danymi.

Reguły gry

Kto pierwszy wyciąga rękę z wizytówką? Jak przeprowadzić idealną wymianę? Jest kilka prostych reguł tej gry. Przychodząc na umówione spotkanie do firmy, w pierwszej kolejności trafiamy do recepcji lub sekretariatu. Jest to pierwsze miejsce, w którym należy zostawić swój wizytówkowy ślad – wręczając wizytówkę sekretarce, ułatwisz jej zapowiedzenie swojego przybycia.

A jak zachować się na samym spotkaniu? Powinna przyświecać ci jedna, bardzo ważna zasada: „wyższy rangą, starszy wiekiem”. Takie podejście do partnera jest okazaniem szacunku dla jego dorobku biznesowego lub życiowego. To on decyduje, kiedy ma nastąpić owa wymiana i czy nastąpi w ogóle.