Excel jako system CRM, cz. II - Tabele i filtrowanie
Excel w małych i średnich firmach jest czasem wykorzystywany jako system CRM. Nie dziwi to, ponieważ pozwala łatwo zapisać informacje o klientach, transakcjach sprzedaży itp., a także ułatwia analizę tych danych, np.: pomaga w obliczeniu, ile przychodu uzyskała firma w poszczególnych miesiącach. Prezentujemy cykl artykułów, w których pokażemy, jak sprawnie poruszać się w Excelu, żeby stał się pomocą w codziennej pracy.
Nie każdy zbiór danych w Excelu jest tabelą Excela. Może wyglądać jak tabela, mieć wyróżnione nagłówki danych dla każdej kolumny i wpisane informacje w komórki poniżej (rys. 1), ale żeby faktycznie zbiór danych był traktowany przez Excela jako tabela, musimy mu o tym powiedzieć.
Aby to zrobić, zaznacz pojedynczą komórkę w zbiorze danych, a następnie wybierz polecenie Tabela z karty Wstawianie (rys. 2).
Filtrowanie tabel
Co zyskamy, gdy Excel będzie traktować nasz zbiór danych jako tabelę? Pierwsza funkcjonalność to styl formatowania i prywatny zestaw filtrów podpięty pod konkretną tabelę, a nie arkusz, dzięki czemu można filtrować różne zestawy danych w tym samym arkuszu.
Filtry są przydatne, gdyż możemy wyświetlać tylko te wiersze, które zawierają interesujące nas informacje. Przykładowo, jeśli rozwiniemy filtr dla kolumny Sprzedawca (kliknij na mały kwadracik w komórce nagłówka tej kolumny), to zobaczymy listę unikatowych elementów z kolumny (w tym przykładzie sprzedawców – rys. 3).
Wystarczy, że klikniesz na polach wyboru, by zaznaczyć lub odznaczyć te elementy, które chcesz, żeby się pokazywały lub nie. Wersja Excela 2010 i nowsze umożliwiają korzystanie przy filtrowaniu z pola wyszukiwania, w które wystarczy wpisać frazę (krótki tekst), a Excel ograniczy listę tylko do tych elementów, które zawierają wpisaną frazę (rys. 4).
Analogicznie do filtrowania kolumn zawierających tekst, możemy filtrować kolumny zawierające liczby. Excel przy liczbach również tworzy listę unikatowych elementów, w których można wyszukiwać wspólne frazy, ale w tym przypadku ta funkcjonalność jest znacznie mniej przydatna (chyba że mówimy o liczbach stanowiących numer seryjny etc.).
Dużo bardziej przydatną funkcjonalnością są filtry liczb (rys. 5).
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 79% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
