Proces zakupowy oczami klienta B2B: Kamila Jakubowska - PANiKB

Jak wygląda proces zakupowy w Pani firmie?

Proces jest kilkuetapowy i jeżeli realizuje go dział zakupów, przebiega według schematu, który jest zapewne podobny w większości firm. Najpierw jest potrzeba, którą zgłasza użytkownik – dział utrzymania ruchu, sprzedaży, obsługi klienta, HR itd. Jeżeli jest budżet na taką inwestycję – rzecz trafia do nas, a my organizujemy konkurs ofert na dany produkt lub usługę. Na podstawie konkursu wyłaniane są firmy, z którymi prowadzimy negocjacje i wybieramy zwycięzcę – dostawcę pożądanego rozwiązania lub towaru. W poprzedniej firmie – produkcyjnej – dla której również realizowałam zakupy, zawsze do udziału w negocjacjach zapraszaliśmy użytkownika, aby czuwał nad wartością merytoryczną negocjacji i jakością przedmiotu zakupu. Czasem była to jedna osoba, czasem cała komisja i decyzje podejmowaliśmy wspólnie, na podstawie kluczowych dla firmy kryteriów.

Jakimi kryteriami kieruje się Pani przy wyborze dostawców?

Jestem trenerką negocjacji, więc mam okazję obserwować, jak powszechne na rynku jest przekonanie, że wszystkie działy zakupów kierują się wyłącznie ceną. A tymczasem jest to kryterium najtrudniejsze ze wszystkich innych i pewnie dlatego najbardziej widoczne. W końcu to o pieniądze toczy się cała gra. Tymczasem kryteriów jest całe mnóstwo, począwszy od tego, czy w ogóle jesteś w stanie zrealizować to, o czym traktuje zapytanie ofertowe. W tym punkcie ważne są przede wszystkim zgodność asortymentu z zapytaniem, możliwości produkcyjne i logistyczne, stabilność finansowa oferenta. Co z tego, że produkujesz śruby, jeśli nie produkujesz śrub 5/8, których potrzebuję i na dodatek sama muszę je od ciebie przywieźć oraz mam podejrzenie, że z naszego dwuletniego kontraktu będziesz się wywiązywać jedynie przez siedem miesięcy, bo z powodu braku płynności zawiesisz produkcję? Tak, masz problem, ale ja też mam problem i to kluczowy – nie mogę produkować, co oznacza, że nie zarabiam i tracę klientów, ponieważ nie mam potrzebnego asortymentu.

Moja poprzednia firma kierowała się bardzo restrykcyjnymi kryteriami związanymi ze swoją polityką – przedsiębiorstwa, które nie akceptowały naszych zasad związanych z BHP i ochroną środowiska, nie mogły nawet złożyć oferty. Mile widziana była działalność CSR oferentów – coś, czym koncern mógł się pochwalić także we własnych raportach zrównoważonego rozwoju.

Inne kryterium, które nie było kluczowe, ale na które zwracaliśmy uwagę, to doświadczenie w branży. Oferenci, którzy mogli się pochwalić rekomendacjami z innych zakładów z tej samej branży co nasza, mieli znacznie większą szansę na zlecenie lub zamówienie.

Kolejnym kryterium był termin płatności – trudnych do zaspokojenia, jeżeli nie ma się wielkiego kapitału obrotowego. To ważny czynnik, ponieważ na jego podstawie była rozliczana praca negocjatorów. W konsekwencji najprzychylniej patrzyliśmy na oferty z terminem jak najbliższym temu, który był naszym celem.

To, czego handlowcy często nie wiedzą, a na etapie negocjacji jest istotne, to postawa w ich trakcie. Osoba prezentująca ofertę powinna być otwarta na nasze potrzeby. Nie oznacza to wszechwiedzy na temat swojej oferty, lecz gotowość do zaspokojenia naszych potrzeb, które są specyficzne zarówno dla każdej branży, jak i dla każdego klienta. Jeżeli na spotkaniu rozmówca jest zbyt pewny siebie, bezczelny, nieelastyczny i niezainteresowany potrzebami sygnalizowanymi przez klienta, albo, nie daj Boże, rozmawiając z kobietą, zagląda jej w dekolt – może wygrać, jeżeli jego propozycja od początku jest idealnie dopasowana do potrzeb i świetna cenowo. Ale jeżeli taka nie jest – nikt z zespołu zakupowego nie będzie skłonny wspierać jego oferty na dalszych etapach.