Jak bronić ceny, czyli negocjacje cenowe w praktyce

Na początek warto zastanowić się nad tym, czym w ogóle są negocjacje i jak prowadzić je w profesjonalny sposób zwiększający prawdopodobieństwo uzyskania satysfakcjonujących warunków handlowych. Istnieje wiele różnych definicji negocjacji. Jedna z najczęściej stosowanych zakłada, że negocjacje to każda forma komunikacji między dwiema stronami, w której celem jest uzgodnienie wspólnego stanowiska w danej sprawie. W biznesie negocjacje stosujemy wówczas, gdy interesy obu stron są częściowo zbieżne, ale i częściowo różne oraz gdy chcą one zawrzeć porozumienie, aby zlikwidować istniejące rozbieżności.

Biorąc pod uwagę powyższe, nie powinno dziwić, że negocjacje są jednym z najlepszych sposobów rozwiązywania trudnych sytuacji handlowych. Uważa się je za najlepszy sposób rozładowywania napięć w kontaktach tak B2B, jak i B2C.

Powyższa definicja powinna narzucać nam pewien sposób myślenia, w którym traktujemy negocjacje jako stały element naszego warsztatu pracy, ale też staramy się być do negocjacji zawsze przygotowani. Im większa stawka i możliwość uzyskania bardziej intratnego kontraktu, tym większe prawdopodobieństwo, że nasz partner biznesowy będzie bardziej zdeterminowany do tego, aby maksymalizować swoje korzyści, a więc i negocjować z nami cenę zakupu.

Zanim podejdziesz do negocjacji

Zanim jednak zaczniemy przygotowywać naszą strategię na tego typu sytuacje, warto najpierw upewnić się, że w relacji z naszym kontrahentem będziemy w ogóle mieli przestrzeń do negocjowania czegokolwiek. Istnieją bowiem sytuacje, w których podejmowanie negocjacji nie ma większego sensu lub też jest dla nas niekorzystne. Na ogół przyjmuje się, że podstawowymi kryteriami podejmowania tego typu rozmów negocjacyjnych są: zdrowy rozsądek, sprawczość oraz możliwość konstruktywnego ich zakończenia. O ile dwa ostatnie kryteria wydają się stosunkowo jasne, o tyle „zdrowy rozsądek” może być kryterium niejednoznacznym. Stąd też, jeżeli żądania jednej ze stron są życzeniowe, uwarunkowane emocjami, a nie racjonalnymi przesłankami, powinieneś bardzo dokładnie przemyśleć, czy w ogóle podejmować się rozmów.

Negocjacje należy podejmować, gdy zachodzą następujące warunki:

1. Obie strony mają szczerą intencję zawarcia umowy, choć nie jest jasne, jaki obszar zagadnień ona obejmie.

   Pewien obszar wspólnych zainteresowań i przychylności wzajemnej jest tu konieczny. Jeżeli tylko jedna strona dąży do kontraktu, konieczne jest z jej strony zbudowanie dodatkowych czynników wspierających motywację potencjalnego partnera negocjacji.

2. Istnieje nie tylko pewien konflikt, ale i zgodność między stronami.

   Jedność interesów bywa „utajniona” w tym sensie, iż potencjalni partnerzy nie zdają sobie sprawy z wzajemnych możliwości. Negocjacje są znakomitą płaszczyzną do ich uświadomienia. Stąd też dobre przygotowanie do rozmów po stronie handlowca oznacza tutaj dobrze sformułowany pakiet realnych korzyści, które będą miały dla kontrahenta faktyczną wartość.

3. Osoby prowadzące negocjacje dysponują wystarczająco wysokimi kompetencjami decyzyjnymi, by przyjmować proponowane warunki i proponować własne.

   Skuteczny handlowiec to taki, który przed spotkaniem uzyska w tym aspekcie pewność nie tylko co do decyzyjności rozmówcy, ale i będzie miał przygotowany własny zakres możliwości, w ramach których będzie mógł udzielić ewentualnych rabatów.

4. Strony są dostatecznie przygotowane do prowadzenia negocjacji.

   Złe przygotowanie do negocjacji może spowodować nie tylko brak możliwości znalezienia wspólnego rozwiązania, ale też zniechęcić do dalszych rozmów.

Negocjacji nie należy podejmować, jeżeli:

1. Nasze szanse są znikome, a oferta niewystarczająca do zbudowania relacji wzajemnych ustępstw.

   Trzeba umieć wtedy zrezygnować, powiedzieć sobie szczerze: „Nie mogę”. Gdy nie masz nic, co może zainteresować drugą stronę, jedyne, co można zrobić, to nawiązać znajomość, nić sympatii, która w przyszłości ułatwi powtórny kontakt. Z taką sytuacją mamy często do czynienia na rynkach, na których trwa intensywna wojna cenowa, a klienci nastawieni są na poszukiwanie nie tyle jakości, co na twarde budowanie własnej marży. W takich okolicznościach już na wyjściu dobrze mieć przygotowany świadomy plan ustępstw handlowych, które mimo utraty marży (konieczność rabatowania) umożliwią jakąkolwiek relację biznesową. Taki desperacki zabieg może mieć sens, jeżeli istnieje realna szansa na rozwój współpracy w przyszłości (a tym samym długoterminowy wzrost rentowności na kliencie) lub też może to być skuteczny zabieg blokujący na jakiś czas ekspansję naszej konkurencji.

2. Nasz stan emocjonalny jest niekorzystny, a więc opanowało nas nadmierne podniecenie lub przeciwnie – niepokój lub obawa.

   Człowiek nieświadomie jest w dużym stopniu podatny na swe emocje, nastroje i odczucia. W trakcie prowadzenia interesów okazji do intensywnych doznań jest wiele, przeważnie są to doświadczenia pozytywne, przyjazne. Jednak bywają i spięcia, kłótnie i nieporozumienia. Zakłócenie spokoju jest czynnikiem chwilowym, ale ważnym. Lepiej więc „wyrównać” najpierw stan swego ducha, a potem zająć się biznesem. Jeżeli ranga kontraktu lub osobowość kontrahenta w sposób istotny onieśmiela cię lub sprawia, że czujesz się niekompetentny, to warto zrezygnować z nadmiernej ambicji i poprosić o pomoc innego członka zespołu lub przełożonego. Praktyka wielu zespołów sprzedażowych pokazuje, że takie dodatkowe (interwencyjne) wsparcie dodatkową wiedzą, jak i decyzyjnością nie tylko zwiększa nasze szanse, ale jest też przy okazji sposobem wymiany doświadczeń i nauki nowych technik negocjacyjnych. Ucząc się od innych w czasie realnych rozmów handlowych nabywamy kompetencji ułatwiających nam przejście w przyszłości przez podobne sytuacje samodzielnie.

3. Istnieje inna możliwość załatwienia sprawy niż prowadzenie negocjacji.

   Trzeba pamiętać, że negocjowanie nie jest zadaniem trywialnym. Należy ono do najtrudniejszych sposobów osiągania celów handlowych, a więc zawsze należy rozważyć możliwość innych działań. Wielu handlowców ma w swoim portfelu masę narzędzi zastępczych, które w skuteczny sposób odwracają uwagę od cen, pozwalając utrzymać odpowiedni poziom rentowności relacji handlowych. Wśród nich znajdują się m.in. konkursy z nagrodami, upominki, dodatkowe udogodnienia logistyczne czy wydłużone terminy płatności. Co, jeżeli to nie wystarcza? Czasami nie ma innego wyjścia niż zrezygnowanie z trudnej relacji handlowej. W przypadku nadmiernego mnożenia się trudności i wyjątkowego oporu z drugiej strony warto poszukać mniej wymagającego kontrahenta. Może się bowiem okazać, że nakład czasu i środków, który przeznaczamy na taką trudną relację wystarczyłby do zbudowania kilku innych, dających nam dodatkowe perspektywy rozwoju współpracy.